Reiskostenregeling op basis van berekende kilometers instellen in Nmbrs

Hieronder vind je een stappenplan voor het instellen van de reiskostenregeling, inclusief oplossingen voor veelvoorkomende problemen zoals foutieve adresregistraties en Google Maps API-storingen.

Reiskostenregeling instellen op bedrijfsniveau

  1. Ga naar het tabblad Salaris Instellingen
    • Klik op meer... in het dashlet Reiskostenregeling.
  2. Bewerken
    • Klik op Bewerken om de instellingen aan te passen.
    • Selecteer de berekeningsmethode op basis van berekende km:
    • Instellingen invullen:
      • Herbereken reisafstand: herbereken de reisafstand bij een verandering van woon- of werklocatie.
      • Kalenderdagen: Hiervoor zijn 4 berekeningsmethoden.
        1. Gebaseerd op parttime factor: enkele reis km * 2 * prijs/km * afwijkende kalenderdagen ÷ perioden per jaar * pt%.
        2. Gebaseerd op gemiddelde dagen rooster medewerker: enkele reis km * 2 * prijs/km * afwijkende kalenderdagen ÷ perioden per jaar ÷ 21,67 * gemiddelde dagen rooster.
        3. Gebaseerd op werkelijke roosterdagen medewerker: enkele reis km * 2 * prijs/km * afwijkende kalenderdagen ÷ perioden per jaar ÷ 21.67 * werkelijk gewerkte dagen in die periode.
        4. Op basis van kantoordagen: zie Reiskostenvergoeding per dag
      • Maximum bedrag: Geef het maximale bedrag voor reiskosten per periode.
      • Maximum kilometers: Het aantal kilometers (enkele reis) dat maximaal wordt vergoed.
      • Kilometerdrempel: Het minimum aantal kilometers dat niet wordt vergoed. Bijvoorbeeld een 10 km drempel:
        • Woon-werkafstand = 8 km → Geen vergoeding (drempel = 10 km).
        • Woon-werkafstand = 45 km → 35 km vergoed (45 km - 10 km drempel).
      • Prijs per kilometer: Standaard € 0,19, tenzij anders opgegeven.
      • Kalenderdagen: Standaard 214 dagen (Belastingdienst). Pas dit aan indien nodig.
    • Klik op Opslaan.

Het is ook mogelijk om de fiscale ruimte te laten berekenen, ga naar: Reiskostenregeling met fiscale ruimte.

Medewerkersinstellingen voor reiskostenregeling

  1. Ga naar het dashlet Reiskostenvergoeding bij de medewerker.
    • Klik op meer... en vervolgens op Bewerken.
  2. Instellingen aanpassen:
    • Activeren: Vink Actief aan om de regeling te activeren.
    • Berekening controleren: Klik op Bereken reisafstand als dit niet automatisch gebeurt. Indien gewenst kun je de route controleren in het overzicht Kaart op bedrijfsniveau onder overzichten > HR algemeen.
    • Specifieke aanpassingen: Vul indien nodig afwijkende kalenderdagen, kilometerdrempel of berekeningsmethoden in.
  3. Opslaan: Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

Problemen met het berekenen van kilometers

  1. Storing in Google Maps API

    • Nmbrs maakt gebruik van Google Maps voor het berekenen van kilometers. Bij een storing worden geen kilometers berekend.
      Oplossing: Voer de kilometers handmatig in.
  2. Adresregistratie komt niet overeen

    • Dit probleem doet zich voor als een adres is geïmporteerd via een importsheet. Controleer dit door op de 'locatie speld' te klikken. Als de kaart grijs is, is het adres niet correct geregistreerd. locatie_speld.JPG
      Oplossing:
    • Gebruik de functie Zoek adres om het adres opnieuw vast te leggen.
    • Controleer daarna de locatie door opnieuw op de 'locatie speld' te klikken.

Belangrijke aandachtspunten

  • Halverwege stoppen van reiskostenregeling:
    Deze regeling werkt alleen voor volledige periodes. Om de vergoeding te stoppen, moet u het dashlet per de 1e van de periode inactief maken. Gebruik een eenmalig looncomponent om vergoedingen voor een gedeeltelijke periode te verwerken.
  • Loonstrook: De reiskostenvergoeding wordt weergegeven onder looncode 5155.

 

Opmerkingen