Exact Boekhoud gemak (Voorheen Unit4)

In Nmbrs kan er een koppeling met Exact Boekhoud gemak (Multivers online) worden gemaakt, zodat de journaalposten automatisch of handmatig kunnen worden ingelezen in het boekhoudprogramma van Exact Boekhoud gemak. Dit artikel behandeld de volgende onderwerpen:

Exact Boekhoud gemak autorisatie
Verzending naar Exact Boekhoud gemak
Foutmeldingen Exact Boekhoud gemak

Exact Boekhoud gemak autorisatie

Op masterniveau kan de integratie met Exact Boekhoud gemak worden aangemaakt. Klik op de tab Instellingen → Integratie →Exact Boekhoud gemak instellingen:

Vervolgens kan er een nieuw account worden aangemaakt, met een zelf gekozen gebruikersnaam:

Wanneer het account is aangemaakt kan de autorisatie worden gedaan door op het Exact Boekhoud gemak logo te klikken:

Door op het logo te klikken wordt een nieuw scherm geopend waarin de inloggegevens van Exact Boekhoud gemak ingevoerd moeten worden:

Portal gebruikersnaam: vul hier de gebruikersnaam van Exact Boekhoud gemak in
Portal wachtwoord: vul hier het wachtwoord van Exact Boekhoud gemak in
Multivers gebruikersnaam: dit is een gebruikersnaam die bij de contactpersoon van Exact Boekhoud gemak kan worden opgevraagd, of bij de eigen IT afdeling
Multivers wachtwoord: dit is het wachtwoord die bij de contactpersoon van Exact Boekhoud gemak kan worden opgevraagd, of bij de eigen IT afdeling

Vervolgens kan je op de knop Inloggen klikken en het volgende scherm zal verschijnen:

Verversen

Het scherm waarop te zien is dat de autorisatie succesvol is verlopen kan worden afgesloten. Vervolgens kan je terug naar de omgeving en moet het scherm worden ververst (F5) zodat het grijze Exact Boekhoud gemak icoontje donkerblauw kleurt.

Koppelen van bedrijven

Op het tabblad 'Administraties' kunnen de bedrijven gekoppeld worden:

Kies het betreffende bedrijf in Nmbrs en vervolgens het bijbehorende bedrijf in de Exact Boekhoud gemak administratie. Vervolgens kan de dagboek code worden ingevoerd, dit moet overeenkomen met de code in Exact Boekhoud gemak.

Verzending naar Exact Boekhoud gemak

Nadat de run is gedraaid wordt er een journaalpost aangemaakt. Door in de journaalpost export de journaalpost aan te maken en op het Exact Boekhoud gemak logo te klikken zal de journaalpost naar Exact Boekhoud gemak worden verzonden:

Zodra het logo donkerblauw kleurt is de journaalpost correct verzonden. Wanneer deze niet correct verzonden kan worden dan zullen er rode foutmeldingen verschijnen.

Kostenplaats en kostendragers

Het is mogelijk om kostenplaatsen en kostendragers te importeren in Exact Boekhoud gemak. In Nmbrs kan op medewerkersniveau een kostenplaats en kostendrager ingesteld worden. Een kostendrager heet in Exact Boekhoud gemak een 'Dossier'. Ook moet in Exact Boekhoud gemak worden aangegeven welke grootboeknummers een splitsing per kostenplaats en dossier hebben.

Let op:

voor Exact Boekhoud gemak is het een vereiste om ALLE medewerkers aan een kostenplaats te koppelen, anders zal de journaalpost niet worden geaccepteerd
de grootboeknummers die in Nmbrs worden gebruikt moeten overeenkomen met de grootboeknummers in Exact Boekhoud gemak, anders zal de journaalpost niet worden geaccepteerd

Foutmeldingen

Onderstaand tref je verschillende foutmeldingen (met oorzaak en oplossing) die kunnen verschijnen wanneer de journaalpost naar Exact Boekhoud gemak verstuurd.

Let op: in Unit4 wordt een kostendrager een 'dossier' genoemd.

Melding	Broken rule: Type: Error message: De kostenplaats is verplicht.
Oorzaak	In Exact Boekhoud gemak is bij een (of meerdere) grootboeknummers aangegeven dat deze gesplitst moeten worden per kostenplaats(en). In Nmbrs zijn niet alle medewerkers aan een kostenplaats gekoppeld, daarom ontstaat deze foutmelding.
Oplossing	Zorg ervoor dat in Nmbrs alle medewerkers aan een kostenplaats zijn gekoppeld, of geef in Exact Boekhoud gemak bij het betreffende grootboeknummer aan dat deze niet gesplitst hoeft te worden per kostenplaats.

Melding	Broken rule: Type: Error message: Het dossier is verplicht.
Oorzaak	In Exact Boekhoud gemak is bij een (of meerdere) grootboeknummers aangegeven dat deze gesplitst moeten worden per dossier (= kostendrager in Nmbrs). In Nmbrs zijn niet alle medewerkers aan een kostendrager gekoppeld, daarom ontstaat deze foutmelding.
Oplossing	Zorg ervoor dat in Nmbrs alle medewerkers aan een kostendrager zijn gekoppeld, of geef in Exact Boekhoud gemak bij het betreffende grootboeknummer aan dat deze niet gesplitst hoeft te worden per kostendrager (= dossier).

Melding	Broken rule: Type: Error message: Kostenplaats '15' komt niet voor.
Oorzaak	In Nmbrs is er een kostenplaats met het nummer '15', deze kostenplaats is in Exact Boekhoud gemak niet aangemaakt.
Oplossing	Zorg ervoor dat in Exact Boekhoud gemak ook een kostenplaats met nummer '15' wordt aangemaakt, of maak in Nmbrs een kostenplaats aan met een nummer dat correspondeert met de nummers in Unit4 en ontkoppel kostenplaats '15' bij alle medewerkers.

Melding	Broken rule: Type: Error message: Het dossier '3' komt niet voor.
Oorzaak	In Nmbrs is er een kostendrager (= dossier in Exact Boekhoud gemak) met het nummer '3', dit nummer is als dossier niet aangemaakt in Unit4.
Oplossing	Zorg ervoor dat in Exact Boekhoud gemak ook een dossier/kostendrager met het nummer '3' wordt aangemaakt, of maak in Nmbrs een kostendrager aan met een nummer dat correspondeert met de nummers in Unit en ontkoppel kostendrager '3' bij alle medewerkers.

Melding	Broken rule: Type: Error message: Grootboekrekening '1234' bestaat niet.
Oorzaak	In Nmbrs is er een grootboeknummer '1234' ingesteld in het grootboekrekeningschema, deze is zichtbaar in de journaalpost. In Exact Boekhoud gemak is er geen grootboeknummer '1234'.
Oplossing	Zorg ervoor dat de grootboeknummers in Nmbrs en Exact Boekhoud gemak met elkaar corresponderen. In dit geval kan het grootboeknummer '1234' worden aangemaakt in Exact Boekhoud gemak, of in Nmbrs kan het nummer worden veranderd naar een nummer dat ook in Exact Boekhoud gemak is aangemaakt.

Melding	Broken rule: Type: Error Message: De kostenplaats mag bij de opgegeven rekening niet gevuld zijn
Oorzaak	In Exact Boekhoud gemak is bij een (of meerdere) grootboeknummers aangegeven dat deze niet gesplitst mogen worden per kostenplaats(en). Vanuit Nmbrs wordt voor deze grootboeknummers een kostenplaats meegezonden, waardoor de foutmelding ontstaat.
Oplossing	Controleer in Exact Boekhoud gemak of de instelling voor dit grootboeknummer aangepast kan worden, zodat de kostenplaats wel geboekt mag worden op het grootboekrekeningnummer.