Dit artikel beschrijft de integratie met Exact Online. De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld:
Exact Online Autorisatie
Het is mogelijk om een koppeling te realiseren met Exact Online, zodat journaalposten automatisch naar Exact verzonden kunnen worden.
Wanneer gebruik gemaakt wordt van deze koppeling worden de journaalposten, in geval van een correctie, automatisch gesplitst per periode. Ook worden de journaalposten automatisch gesplitst per kostenplaats en kostensoort, indien hier gebruik van wordt gemaakt.
Wanneer journaalposten via de automatische koppeling naar Exact worden gezonden, worden correcties over voorgaande periodes altijd geboekt in de periode die zij betreffen en niet in de huidige periode.
Gebroken boekjaar
In Exact is het mogelijk om in te stellen dat er naar de datum in plaats van een periode wordt gekeken. Dit heet "Periode-datumcontrole". Deze instelling kun je in Exact aanpassen onder <Administratienaam> / Instellingen. Wanneer je de periodedatum controle op 'Verplicht' zet, worden de journaalposten in de juiste periode geboekt.
Let op: Wanneer in Nmbrs grootboekrekeningnummers zijn aangemaakt die niet in Exact Online staan dan zullen deze worden aangemaakt in de Exact Online administratie.
Ga naar tabblad Instellingen en klik op Exact Online Instellingen onder Integratie. Let op: dit is op het masterniveau. Als jij je klanten toegang wilt geven tot deze instelling om de koppeling zelf op te zetten, zullen zij een login met type accountant nodig hebben. Je kan hun rechten dan weer beperken met een debiteurentag, zodat zij nog maar tot 1 debiteur toegang hebben.
Autorisatie instellen
Ten behoeve van de veiligheid van de integratie tussen Exact en Nmbrs moet er autorisatie worden toegekend aan het account dat is aangemaakt. Dit doe je door op het Exact-logo achter het account te klikken.
Vanaf 1-8-2015 heeft Exact Online de beveiliging voor integraties verbeterd. Voor de bestaande Exact Online accounts in Nmbrs betekent dit dat autorisatie moet worden toegekend aan het account; anders kunnen de journaalposten niet worden verzonden.
Wanneer de autorisatie nog niet geactiveerd is zal het logo grijs gekleurd zijn:
Eerst dient de gebruikersnaam bekend binnen Exact ingevoerd te worden:
Daarna inloggen met e-mail en wachtwoord van Exact Online:
Eenmaal ingelogd zal de koppeling automatisch gelegd zijn:
Na de autorisatie zal het logo rood kleuren (eventueel dient de Nmbrs pagina ververst te worden). Vervolgens wordt de administratie in Exact geopend en hier moet nogmaals ingelogd worden:
Na deze stappen is de autorisatie succesvol geactiveerd.
Nmbrs
Wanneer je inlogcodes zijn goedgekeurd, ga naar het tweede tabblad (Administrations).
Klik vervolgens op Nieuwe Mapping om een administratie in Nmbrs aan een administratie in Exact Online te koppelen.
Koppel de bedrijven en geef een dagboekcode in.
Verzending naar Exact Online
In de workflow van het bedrijf dien je de actie "Genereer en verstuur journaalposten" aan te vinken. Je kunt dit uiteraard desgewenst als een automatische actie instellen.
Je kunt nu via de workflow en via het dashlet Journaalposten Export de journaalposten verzenden.
Verstuur de Journaalposten naar Exact Online.
Foutmeldingen
Onderstaand tref je verschillende foutmeldingen (met oorzaak en oplossing) betreffende Exact Online.
| Melding | Autorisatie mislukt! De autorisatie voor de toegang van Nmbrs in ExactOnline is verlopen. Controleer uw instellingen |
|---|---|
| Oorzaak | Aan het Exact Online account dat in Nmbrs is ingegeven is nog geen autorisatie toegekend. |
| Oplossing | Het Exact Online account kan geactiveerd worden door op het Exact-logo achter het account te klikken in het dashlet 'Exact Online Instellingen' op masterniveau. . Wanneer de autorisatie nog niet geactiveerd is zal het logo grijs gekleurd zijn. Na de autorisatie zal het logo rood kleuren. Vervolgens wordt de administratie in Exact geopend en hier moet nogmaals ingelogd worden. . Na deze stappen is de autorisatie succesvol geactiveerd. |
| Melding | Error: GLTransaction FinancialTransaction Onbekend: Periode (Periode-datumtabel) |
|---|---|
| Oorzaak | De periode-indeling in Nmbrs komt niet overeen met de periode-indeling in Exact Online. Het gaat fout bij een boekhouding met indeling kwartaal en verloning per maand, of als Nmbrs een 4-wekelijkse periode hanteert. |
| Oplossing | In het geval van een kwartaalboekhouding doe je het volgende. (De boeking vanuit Nmbrs lijkt de eerste 4 perioden goed te gaan maar daarna niet meer.) Dit kan opgelost worden door bij Instellingen in Exact Online de "Periode-datumcontrole" op verplicht te zetten. Dit menu is te vinden door op de naam van klant rechtsboven te klikken en dan te kiezen voor instellingen. De boekingen die reeds binnengehaald zijn van bijv. periode 3 (maart) of 4 (april) staan dan in periode 3 of 4 van de kwartaalboekhouding. Deze moeten worden omgezet naar periode 2. Dit kan in Exact Online via Financieel => Grootboekrekeningen => Alle opties => Periode-datumcontrole. Je ziet vervolgens onder kolom Aantal – afwijkend een aantal staan. Als je daarop klikt wordt dit bijgewerkt: de boekingen worden dan alsnog in de juiste periode gezet. Een gevolg van de instelling "Periode-datumcontrole: verplicht" is dat de boekingen door Exact voortaan aan de hand van de boekingsdatum in de juiste periode worden gezet. Indien je bijv. een correctie boekt in juni met een datum van februari dan komt deze in het geval van een kwartaalpost in periode 2. Als je dit niet wilt dan zul je de datum moeten gebruiken van de huidige periode. In dat geval zul je bijv. de overboekingslijst op datum 31-12 moeten boeken om deze in periode 12 / 4 te krijgen. |
| Melding | GL transaction niet gevonden |
|---|---|
| Oorzaak | Er is een lege journaalpost naar Exact Online verstuurd. Dit is niet mogelijk, aangezien Exact via de koppeling geen lege journaalpost accepteert. |
| Oplossing |
Er zijn twee mogelijke oplossingen:
|
| Melding | GLTransaction Onderwerp [GLTransactions] Verplicht: dagboek |
|---|---|
| Oorzaak | De dagboekcode die op master level is ingevuld bij de Exact Online Instellingen: Administraties is incorrect |
| Oplossing | Check welke dagboekcode de betreffende administratie en het bijbehorende bedrijf in Exact Online heeft, en vul deze ook in bij de Exact Online instellingen in Nmbrs. |
| Melding | GLTransaction FinancialTransaction Verplicht: Relatie |
|---|---|
| Oorzaak | In Exact Online is aangegeven dat sommige grootboeknummers zijn gekoppeld aan een bepaald persoon/relatie. |
| Oplossing | Check in Exact Online bij welke grootboeknummer er verplicht is gesteld om een relatie in te geven. Dit kan worden uitgevinkt, en vervolgens kan de journaalpost worden ingelezen. |
| Melding | ExactOnline Integration Error Message: One or more errors occurred. Error: U heeft onvoldoende rechten om deze actie uit te voeren. |
|---|---|
| Oorzaak | De rechten in Exact Online zijn onvoldoende, en daarom kunnen de journaalposten niet vanuit Nmbrs naar Exact Online verzonden worden. |
| Oplossing | Controleer of de gebruiker die is ingevoerd bij de Exact Online instellingen in Nmbrs genoeg rechten heeft om de journaalposten te verwerken. En of in Exact Online bij deze administratie is aangegeven dat er journaalposten middels de automatische koppeling ontvangen kunnen worden. |
| Melding | ExactOnline Integration Error Message: Ongeldig indeling: de Exact Online administratie die je zoekt bestaat niet. Controleer de instellingen. |
|---|---|
| Oorzaak | De administratie (het bedrijf) is niet correct gekoppeld in de Exact Online Instellingen op master level. |
| Oplossing | Verwijder de administratie onder het account in de Exact Online Instellingen en voeg de administratie opnieuw toe aan het juiste account door middel van '+ Nieuwe Mapping'. |
| Melding | Onbekende fout |
|---|---|
| Oorzaak | In veel gevallen heeft de melding 'Onbekende fout' betrekking op de autorisatie. Het wachtwoord binnen Exact is verlopen of komt niet meer overeen met het wachtwoord welke binnen Nmbrs is ingegeven. |
| Oplossing | Controleer of het wachtwoord binnen Exact verlopen is en pas dit indien nodig aan. Pas het nieuwe wachtwoord vervolgens binnen Nmbrs aan. |
| Melding | The remote server returned an error: (403) forbidden |
|---|---|
| Oorzaak | In veel gevallen heeft deze melding betrekking op de autorisatie. Het wachtwoord binnen Exact is verlopen of komt niet meer overeen met het wachtwoord welke binnen Nmbrs is ingegeven. |
| Oplossing 1 |
Controleer of het wachtwoord binnen Exact verlopen is en pas dit indien nodig aan. Pas het nieuwe wachtwoord vervolgens binnen Nmbrs aan. |
| Oplossing 2 |
Het bedrijf waar de journaalposten voor worden ingezonden, is nog niet gemachtigd voor de gebruiker die de journaalposten inzendt. Dit kan je nagaan in Exact via: 5. Scroll naar beneden en kies voor 'administraties beheren' 6. Hier kan je alle administraties selecteren naar wens en verplaatsen naar de rechterkant van het scherm. |
| Melding | Error: GLTransaction Component [FinancialTransaction] Periode: Afgesloten: X-X |
|---|---|
| Oorzaak | Deze foutmelding geeft aan dat deze periodes niet meer 'open' zijn in Exact. Om deze reden kan de journaalpost niet worden ingezonden. |
| Oplossing | Wij raden aan de periode weer tijdelijk te openen zodat de journaalpost verzonden kan worden. |
Opmerkingen