AFAS Profit integratie

Over de integratie

De koppeling tussen AFAS Profit en Nmbrs® maakt het mogelijk om de journaalposten automatisch vanuit Nmbrs® naar AFAS te verzenden. De AFAS Profit integratie is kosteloos in Nmbrs® beschikbaar. Dit artikel beschrijft de integratie met AFAS Profit. De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld:

  1. Instellingen in AFAS Profit
  2. AFAS Profit instellen in Nmbrs
  3. Verzending naar AFAS Profit
  4. Foutmeldingen: AFAS Profit

LET OP! De journaalposten kunnen niet verzonden worden als het bedrijf is gemarkeerd als 'testbedrijf' of als de debiteur geblokkeerd is. 

Instellingen in AFAS Profit

Aanmaken App Connector

Ga in AFAS Profit naar de App Connector via General --> Management --> App Connector.
Na het toevoegen van een nieuw App Connector kan je onder Tabblad 'General' de API key en Environment key vinden, deze heb je later nodig bij AFAS Profit instellen in Nmbrs.

1.png

De volgende API's zijn in ieder geval nodig:

  • Onder tabblad 'GetConnectors' --> 'Precal_Administraties'

2.png

  • Onder tabblad 'UpdateConnectors' --> 'FiEntries'

3.png

Onder tabblad 'User tokens' moeten de gebruikers toegevoegd worden die gebruiken zullen maken van deze koppeling.

Authorisation Tool

Controleer onder General --> Management --> Authorisation Tool of de gebruiker een e-mailadres heeft.
De gebruiker zal een e-mailadres moeten hebben waar later de autorisatie mail naar toegezonden kan worden:

4.png
LET OP! Als er geen e-mailadres ingevuld is, kan het AFAS account niet geautoriseerd worden in Nmbrs.

Zorg ervoor dat de gebruiker toegevoegd is aan de groep die is ingesteld in de App Connector:

5.png

In dit voorbeeld zal onze gebruiker ****.admin toegevoegd moeten zijn aan de User Group ADM.

LET OP! Als de gebruiker NIET is toegevoegd aan de groep, die is ingesteld in de App Connector, dan kan het account niet geautoriseerd worden in Nmbrs.

 

Let op: Om de email met de activatie code te ontvangen, dient er een mailserver te worden geïnstalleerd in AFAS.

Let op: het opgegeven account mag geen meewerk account zijn

Let op: het opgegeven e-mail adres, moet bij het betreffende abonneenummer horen.

 

AFAS Profit instellen in Nmbrs

Template instellingen controleren

In het template moeten de rechten om instellingen aan te maken voor AFAS eerst op 'Schrijven' worden gezet:

6.png

 Zie dit artikel waar en hoe je de template kan aanpassen:
Template aanpassen


Account aanmaken

Op masterniveau kan de integratie met AFAS worden aangemaakt. Klik op de tab Instellingen -> Integratie -> AFAS Profit instellingen:

7.png

Klik op 'Nieuw account' om een account toe te voegen.
Vervolgens vul je het 'Abonneenummer' en 'Gebruiker' in:

8.png

Deze gegevens kan je terugvinden in AFAS (General --> Management --> Authorisation Tool):

9.png



Account autoriseren

Na het aanmaken van het account, klik je op het AFAS logo:

10.png

In de volgende pop-up vul je de API Key (API Sleutel) en de Environment Key (Omgeving sleutel) in die je in AFAS kan terugvinden, zie hier: Aanmaken App Connector.
 
11.png
 
Na het invullen van de API Sleutel en de Environment Sleutel, klik je op 'Genereer Activatiecode'. Er wordt een e-mail met activatiecode gestuurd naar het e-mailadres zoals ingesteld bij de gebruiker in de Authorisation Tool. In Nmbrs wordt achter het logo getoond dat het wachtwoord aangevraagd is:
12.png
 
 
Klik nogmaals op het AFAS logo en in de volgende pop-up vul je nogmaals de API Key, de Environment Key en de activatiecode die je via de mail hebt ontvangen:
13.png
Klik op 'Authenticatie' (Authentication) om het account te autoriseren. Mocht je geen e-mail ontvangen hebben controleer dan de instellingen in de Authorisation Tool in AFAS en klik op 'Authenticatie opnieuw instellen' (Reset Authentication) om opnieuw een e-mail te sturen naar het e-mailadres.
 
Indien de koppeling correct is geautoriseerd dan wordt het logo van AFAS blauw-rood gekleurd en staat er 'Authenticatie afgerond' (Authentication completed)
14.png



Koppelen van bedrijven

Na het autoriseren van het account ga je naar het tabblad 'Administraties'. Hier selecteer je in het dropdown menu het juiste account waaraan je de mapping wil toevoegen:

15.png

Vervolgens klik je op 'Nieuwe Mapping' om een bedrijf in Nmbrs te koppelen aan een bedrijf in AFAS. Selecteer de juiste bedrijven en vul een dagboek code in.

16.png

Verzending naar AFAS Profit

Als de integratie volledig is opgezet, kan via het dashlet Journaalposten Export op bedrijfsniveau de journaalposten worden ingeschoten naar AFAS. Zie dit artikel voor meer informatie: Journaalposten Export.

17.png

Als de journaalposten naar AFAS verzonden zijn, kleurt het logo blauw-rood.


Kostenplaatsen en kostendragers

Als je kostenplaatsen en/of kostendragers wilt importeren in AFAS zal je de instellingen in AFAS onder 'Verbijzondering' (Allocation) juist moeten hebben staan om kostenplaatsen/dragers in te kunnen lezen.
Hoe de 'Verbijzonderingsassen, -codes en -toewijzingen' (Allocation axis, codes and assignments) ingericht moeten worden kan je terug vinden in het Support Center van AFAS.

Zie dit artikel over het instellen van kostenplaatsen en kostendragers in Nmbrs:
Kostenplaatsen en kostendrager instellen of verwijderen

LET OP! Het kostenplaats en -dragernummer in Nmbrs moet gelijk zijn aan de 'Verbijzonderingscode' (Allocation code) in AFAS. Anders kunnen de kostenplaatsen en -dragers niet ingeschoten worden in Nmbrs.

 

In onderstaand artikel staan verschillende foutmeldingen (met oorzaak en oplossing) beschreven die kunnen verschijnen wanneer de journaalpost naar AFAS wordt verstuurd. 

Foutmeldingen: AFAS Profit

Melding (AfasFiEntry) Vat is mandatory for account XXXX
Oorzaak Binnen AFAS is een instellingsfout in het tabblad ' Voorkeuren' bij het veld BTW "toegestaan'.
Oplossing In AFAS dient er op grootboekrekening niveau onder het tabblad ' Voorkeuren', het veld BTW "toegestaan" uitgevinkt te worden. Dit tabblad is terug te vinden via Financieel\Beheer\Instellingen admin.

Opmerkingen