Verlofsaldo klopt niet – Nmbrs Kennisbank

Als de berekening van het verlof niet klopt kan dit een aantal redenen hebben, hieronder worden de meest voorkomende oorzaken besproken:

Er wordt een andere berekeningsmethode gebruikt dan de Nmbrs berekeningsmethode
Rooster van medewerker of bedrijf is aangepast
Er zijn uren- of looncodes die (ongewenst) invloed hebben op het verlof saldo
Het vinkje bij 'Automatisch berekenen' staat niet aan
Er is een afwijkend verlofsaldo bij de medewerker ingevoerd
Er zijn na het doen van de jaarwissel nog aanpassingen gedaan

1. Er wordt een andere berekeningsmethode gebruikt dan de Nmbrs methode

Oorzaak
Omdat verlof op verschillende manieren kan worden berekend, komt het voor dat er een andere berekeningsmethode wordt gebruikt dan Nmbrs hanteert voor de berekening van het verlof.

Achterhalen
Heb je de juiste methode gebruikt om het verlof te berekenen?

Verlof kan namelijk op twee verschillende manieren worden berekend. Dit kan automatisch op jaarbasis door middel van de verlof instellingen op bedrijfsniveau, of het kan per periode worden opgebouwd/uitbetaald door middel van de urenreservering. In onderstaande artikelen worden beide methoden uitgelegd:

Oplossing
Gebruik de berekeningsmethode die overeenkomt met de instellingen van het bedrijf, en volg de Nmbrs berekeningsmethode om het verlofsaldo te berekenen. Zie bovenstaande artikelen.
Staat het saldo hierna nog steeds niet goed. Neem dan contact op met support en stuur je berekening mee zodat we dit kunnen uitzoeken.

2. Rooster van medewerker of bedrijf is aangepast

Oorzaak
Wanneer het rooster van een medewerker of van het bedrijf is aangepast kan het voorkomen dat de jaaruren van het bedrijf of van de medewerker zijn veranderd, dit kan invloed hebben op het verlofsaldo.

Achterhalen
Op bedrijfsniveau en op medewerkersniveau kan bij het rooster via de knop 'Historie' worden gecontroleerd of het rooster recentelijk is gewijzigd. Voor stapsgewijze uitleg zie het volgende artikel:

Controleren of bedrijfs- of medewerker rooster is gewijzigd

Oplossing
Wanneer je hebt kunnen achterhalen dat er een wijziging is gedaan in het medewerker- of bedrijfsrooster, moeten de nieuwe jaaruren op basis van dit gewijzigde rooster worden meegenomen bij het doen van de berekening van het verlofsaldo. Gebruik hiervoor de juiste methode.

3. Er zijn uren- of looncodes gebruikt die (ongewenst) invloed hebben op het verlof saldo

Oorzaak
Op medewerkersniveau kunnen er loon- en urencodes worden gebruikt die (ongewenst) invloed hebben op het verlofsaldo en de gewerkte uren van de betreffende medewerker.

Achterhalen
Je kan dit achterhalen door op medewerkersniveau ten eerste het 'Extra uren/dagen' dashlet te controleren in elke periode. Ten tweede kan je bij het dashlet 'Looncomponenten' op medewerkersniveau in de historie kijken of er looncodes zijn gebruikt die invloed hebben op het verlof.

Voor de urencodes kan het volgende artikel worden gebruikt om na te gaan of deze effect hebben op het verlof:

Welke urencodes hebben invloed op het verlof

Voor de looncodes geldt dat alleen verlof gerelateerde looncodes invloed hebben op het verlof van de medewerker. Bij de looncodes staat in de omschrijving duidelijk vermeld dat het invloed heeft op het verlof van de verlofgroepen. Zie onderstaande afbeelding:

Oplossing
Zorg ervoor dat bij het maken van de berekening van het verlof ook wordt gecontroleerd of er loon- en/of urencodes zijn gebruikt bij de medewerker die invloed hebben op het verlof. Deze moet worden meegenomen in de berekening van het verlofsaldo. Gebruik hiervoor de juiste methode.

LET OP!
Bij het gebruik van looncodes 9970 t/m 9983 en urencodes 9300 t/m 9950 gaat de berekening en uitbetaling van de resterende verlofuren verkeerd bij het uit dienst melden van de medewerker.
Indien één van de bovengenoemde codes gebruikt wordt in de periode dat een medewerker uit dienst gaat dan wordt eerst het openstaande saldo in het verlofdashlet verrekend en vervolgens pas de code verwerkt in het dashlet.

Voorbeeld:
Een medewerker gaat op 30 november uit dienst. Hij heeft nog 20 openstaande verlofuren in zijn verlofdashlet, maar er wordt in deze periode ook nog 15 uur op urencode 9399 (Opname Verlof Uren Groep 1) ingegeven.

Wat je wilt zien:
5 uur uitbetaald (20 - 15 uur opname) op de laatste loonstrook en verlofsaldo op strook en in verlofdashlet op 0,00.

Wat er gebeurt:
20 uur uitbetaald op de laatste loonstrook en verlofsaldo op strook en in dashlet op -15,00 (0 - 15 uur)

Dit kan je voorkomen door:
1. Handmatig een verlofopname in het verlofdashlet van de medewerker te doen en de loon- of urencode niet te gebruiken. Verlof aanvragen, goedkeuren en signalen
2. De loon- of urencode toevoegen in de periode vóór dat de medewerker uit dienst gaat. Mogelijk forceert dit wel een TWK (afhankelijk van in welke periode je zit).

4. 'Automatisch berekenen' staat niet aan

Oorzaak
Wanneer je wil dat het systeem automatisch het saldo van het verlof berekend, dan moet op medewerkersniveau bij de verlof instellingen het vinkje bij 'Automatisch berekenen' aanstaan.

Achterhalen
Op medewerkersniveau bij Instellingen -> HR -> Verlof instellingen, kan je op de tab 'Beginsaldo' per verlofgroep controleren of het vinkje bij 'Automatisch berekenen' aan- of uitstaat.

Oplossing
Wanneer je wil dat het verlofsaldo automatisch wordt berekend moet je ervoor zorgen dat het vinkje bij 'Automatisch berekenen' aanstaat. Gebruik hiervoor de juiste methode.

5. Er is een afwijkend verlofsaldo bij de medewerker ingegeven

Oorzaak
Op medewerkersniveau is er een afwijkend fulltime verlofsaldo ingegeven dan het fulltime saldo op bedrijfsniveau.

Achterhalen
Op medewerkersniveau bij Instellingen -> HR -> Verlof instellingen, kan je op de tab 'Beginsaldo' per verlofgroep controleren of er een afwijkend fulltime saldo is ingegeven. Onderstaande afbeelding laat zien dat er bij deze medewerker een afwijkend fulltime saldo van 180 uur op jaarbasis is ingevuld, terwijl het fulltime saldo van het bedrijf 200 uur is:

Oplossing
Wanneer je wil dat het verlofsaldo wordt berekend op basis van het fulltime saldo dat op bedrijfsniveau is ingegeven, dan 'Afwijkend fulltime saldo' op medewerkersniveau worden leeg gelaten. Vervolgens kan je op 'Opslaan' klikken. Gebruik de juiste methode om het verlofsaldo na te rekenen.

6. Er zijn na het doen van de jaarwissel nog aanpassingen gedaan

Oorzaak
Nadat de jaarwissel is gedaan, zijn er in het verlofdashlet van de medewerker nog aanpassingen gedaan in het verlof. Denk hierbij aan nieuwe verlofaanvragen (opname/opbouw) en het aanpassen of verwijderen van bestaande verlofaanvragen. Hierdoor komt het eindsaldo van vorig jaar NIET overeen met het meegenomen saldo in het nieuwe jaar.

Achterhalen
Op medewerkersniveau bij Instellingen -> HR -> Verlof instellingen, kan je op de tab 'Beginsaldo' per verlofgroep controleren welk saldo is meegenomen uit het vorig jaar:

Door vervolgens de periode terug te zetten naar het voorgaande jaar kun je zien wat het eind saldo was voor een bepaalde groep in dat jaar. Ook kan je het verlofoverzicht met als peildatum 31-12-vorig jaar gebruiken om te zien wat het eindsaldo was:

Verlofoverzicht

Oplossing
Je kunt dit corrigeren door bij de bedrijfsinstellingen het actief jaar naar vorig jaar terug te zetten en de jaarwissel opnieuw te doen.
LET OP! Hierbij kunnen aangepaste instellingen in het nieuwe jaar weer overschreven worden met de oude instellingen van het vorige jaar.

Ook kan je het meegenomen saldo uit vorig jaar aanpassen in het nieuwe jaar door naar medewerkersniveau bij Instellingen -> HR -> Verlof instellingen te gaan en dan op de tab 'Beginsaldo' te klikken. Als je vervolgens op de verlofgroep klikt die je wilt aanpassen dan kan je het meegenomen saldo aanpassen: