Mutatieformulier verwerken

Wanneer er een mutatieformulier wordt ingezonden zal deze de beoordelingsketen doorlopen. Hoe de beoordelingsketen eruit ziet en hoe deze kan worden ingericht staat uitgelegd in onderstaande artikelen:


Op het moment dat een mutatieformulier naar de volgende gebruiker in de beoordelingsketen gaat komt het formulier terecht bij deze gebruiker in het dashlet 'Mutatieformulieren goedkeuren':

  1. Hier kan je kiezen voor formulieren met de status: 'Goed te keuren', 'Te verbeteren' en 'Gesloten'.
  2. Hier kan je filteren op formulieren die zijn toegewezen aan: 'Alle', 'Jou', 'Onbekend' en 'Anderen'.
    Indien je bij de status 'Te verbeteren' of 'Gesloten' kiest, dan is 'Alle' automatisch de enige gekozen optie.
  3. In dit veld kan je een type formulier kiezen. Gebruik het kruisje om een bepaald type formulier te verwijderen uit je zoekopdracht.
    Als je een type formulier wilt toevoegen, klik je met je muis in het veld. Hierbij verschijnen alle opties die nog over zijn, je kan deze selecteren met behulp van je muis of door te beginnen met typen kan je de lijst met opties beperken.
  4. Door hier op te klikken kan je het gehele filterveld leeg maken. Met 'Toon alle' kan je alle mogelijke type formulieren weer selecteren.
  5. Wanneer je je filter naar wens hebt ingesteld, klik je op 'Zoek' en zal de lijst met gevonden resultaten getoond worden.

 

Hieronder vind je een bewegende afbeelding die kort laat zien hoe het gebruik van de filters werkt. Open deze .GIF in een nieuw browser tabblad (Rechtermuisklik --> Afbeelding openen in nieuw tabblad) om dit filmpje groter te weergeven:
Mutation_Forms_-_New_filter.gif

 

Een mutatieformulier toewijzen

Het is mogelijk om een formulier aan jezelf toe te wijzen. Zet de filter op 'Toegewezen aan anderen', kies eventueel nog een specifiek type formulier en klik op zoek. Vervolgens klik je op het formulier wat je aan jezelf wilt toewijzen en klik op 'Aan mij toewijzen':

Indien je een formulier wilt toewijzen aan iemand anders dan klik je op 'Opnieuw toewijzen' en selecteer je de klant login waaraan je dit formulier toe wilt wijzen, klik vervolgens op 'Opnieuw toewijzen':

Indien het formulier op klantniveau staat dan kan je kiezen uit alle klantlogins die rechten hebben tot dit dashlet. Als het formulier op accountantniveau staat dan worden hier alle accountants getoond met deze rechten.


Goedkeuren, afkeuren en ter verbetering terugsturen

Wanneer een mutatieformulier is verstuurd kan deze door de volgende gebruiker in de beoordelingsketen worden goedgekeurd, afgekeurd of ter verbetering worden teruggestuurd. Onderstaande afbeelding laat een ingezonden formulier zien, en onder de afbeelding worden de mogelijkheden uitgelegd:

  1. Afkeuren: wanneer een formulier wordt afgekeurd dan komt het formulier terecht in het bakje 'Gesloten' formulieren. De gegevens in het formulier zullen niet in de applicatie worden doorgevoerd, en het formulier is niet opnieuw te gebruiken.
  2. Vraag om verbetering: er kan om verbetering worden gevraagd wanneer er iets in het formulier ontbreekt of onjuist is. Onderaan het formulier kan een opmerking worden geplaatst om te verduidelijken wat verbeterd moet worden. Het formulier zal terug gaan naar de gebruiker die het formulier heeft ingediend. 
  3. Goedkeuren: wanneer het formulier is goedgekeurd komt het formulier terecht bij de eerstvolgende in de beoordelingsketen. Wanneer de gebruiker al de laatste in de beoordelingsketen is zullen de gegevens die in het formulier zijn ingevuld worden doorgevoerd in het systeem. 

 

Let op: alleen de medewerker zal een (e-mail) signaal ontvangen op het moment dat een mutatieformulier is goedgekeurd, afgekeurd of ter verbetering is teruggestuurd. De andere gebruikers in de beoordelingsketen zullen geen e-mail krijgen. 

Op het moment dat je een medewerkerlogin verwijdert zullen de openstaande formulieren die aan de medewerkerlogin gekoppeld zitten, verwijderd worden:

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk