Werkgevers die klant zijn van een accountant kunnen wijzigingen eenvoudig indienen via een mutatieformulier. Hiervoor moeten enkele vereisten zijn ingesteld.
Voorwaarden
Om deze functionaliteit te gebruiken, moeten de volgende punten zijn geregeld:
- Mutatieformulieren beschikbaar: De accountant heeft de bedrijfsmutatieformulieren ingericht en de benodigde formulieren geactiveerd.
- Bedrijfslogin gekoppeld: De werkgever beschikt over een bedrijfslogin die gekoppeld is aan het template van minimaal Scenario 1: Documentviewer.
- Dashlet zichtbaar: Het dashlet Mutatieformulieren moet zichtbaar zijn in het dashboard van de werkgever.
Beschikbare mutatieformulieren voor werkgevers
Met de beschikbare mutatieformulieren kunnen werkgevers eenvoudig wijzigingen doorvoeren in het systeem. Hieronder staat een overzicht van de mogelijke formulieren en hun toepassingen:
-
Nieuwe medewerker
Voeg een nieuwe medewerker toe aan het systeem. -
Wijzig adres en contact
Pas het adres en/of de contactgegevens van een medewerker aan. -
Personalia
Werk persoonlijke gegevens van een medewerker bij, zoals naam of geboortedatum. -
Wijzig functie
Geef wijzigingen in de functie of afdeling van een medewerker door. -
Wijzig salaris
Pas het salaris of beloningsstructuur van een medewerker aan. -
Wijzig loonheffing
Voor het activeren of deactiveren van de loonheffingskorting. -
Wijzig rooster
Update het werkrooster of de werktijden van een medewerker. -
Snelinvoer
Voer meerdere wijzigingen tegelijk in voor een snelle verwerking. -
Medewerker uit dienst
Meld een medewerker uit dienst.
Aanpassing maken met een mutatieformulier
Om een wijziging door te voeren, klikt u op het gewenste mutatieformulier. Hoewel elk formulier specifiek is voor een bepaalde wijziging, werken ze volgens hetzelfde principe. In dit artikel gebruiken we het formulier Nieuwe medewerker als voorbeeld
Instructies voor het invullen van een mutatieformulier:
-
Open het mutatieformulier
Klik op het formulier dat u wilt gebruiken, bijvoorbeeld Nieuwe medewerker. -
Navigeren tussen stappen
Het formulier is verdeeld in meerdere stappen. Gebruik de knoppen Volgende of klik op de tabs bovenaan om tussen de verschillende stappen te navigeren. -
Velden invullen
Vul de benodigde informatie in de velden in. Let op: velden met een rode rand zijn verplicht en moeten worden ingevuld voordat u verder kunt.
Bijlagen toevoegen, opmerkingen maken en formulieren afronden
Met uitzondering van het formulier Snelinvoer bieden alle mutatieformulieren extra mogelijkheden, zoals het toevoegen van bijlagen en het plaatsen van opmerkingen ter verduidelijking.
Functionaliteiten tijdens het invullen:
-
Bijlagen toevoegen
Voeg relevante documenten toe aan het formulier (niet beschikbaar bij Snelinvoer). -
Opmerkingen maken
Gebruik het veld Opmerkingen om extra informatie toe te voegen die het proces verduidelijkt. -
Opslaan en later verdergaan
Klik op Opslaan en sluiten om uw voortgang op te slaan. U kunt het formulier op een later moment verder invullen.
Afronding en verzenden:
-
Controle stap
De laatste stap van elk formulier is een controlepagina. Controleer zorgvuldig of alle gegevens correct zijn ingevuld. -
Formulier verzenden
Klik op Verzenden om het formulier naar uw accountant te sturen.
Belangrijk:
- Eenmaal verzonden kan de accountant de gegevens niet meer aanpassen. Controleer daarom alles goed voordat u het formulier verstuurt.
- Eventuele fouten of wijzigingen kunnen later wel rechtstreeks in Nmbrs worden ingevoerd.
Verwerking van mutatieformulieren door de accountant
Nadat een mutatieformulier is verzonden, is het aan de accountant om het formulier verder te verwerken. Dit kan op drie manieren: goedkeuren, terugsturen of afwijzen.
Verwerkingsopties:
-
Formulier goedkeuren
- Een goedgekeurd formulier wordt verwerkt in Nmbrs.
- Bij een correctie wordt dit vermeld en ontvangt de aanvrager een melding.
- De accounteigenaar kan e-mailinstellingen aanpassen via Mijn Account. Let op: alleen de laatste opmerking verschijnt in het e-mailbericht. In Nmbrs staan alle opmerkingen.
-
Formulier terugsturen
- Het formulier wordt teruggestuurd naar de aanvrager en komt onder Te verbeteren te staan.
- De aanvrager ontvangt een melding en kan de benodigde wijzigingen aanbrengen.
-
Formulier afwijzen
- Een afgewezen formulier wordt verwijderd en verdwijnt uit de geschiedenis van beide gebruikers.
- De aanvrager ontvangt een melding van de afwijzing.
Status bekijken en formulier intrekken:
- De status van verzonden mutatieformulieren kan altijd worden ingezien via het dashlet Mutatieformulieren indienen.
- Klik op Meer bij het dashlet om details te bekijken.
- Voorbeelden van statussen: In afwachting van goedkeuring.
- Als de aanvraag nog niet is verwerkt, kan deze worden ingetrokken door op het kruisje te klikken.
Belangrijke informatie over meldingen bij mutatieformulieren
Let op: Alleen de aanvrager van het mutatieformulier (medewerker) ontvangt een melding per e-mail wanneer een formulier is:
- Goedgekeurd,
- Ter verbetering is teruggestuurd, of
- Afgewezen.
Andere gebruikers in de beoordelingsketen ontvangen geen e-mailnotificaties over de statuswijzigingen van het formulier.
Houd hier rekening mee bij het coördineren van mutaties en het informeren van betrokkenen. Eventuele meldingen en opmerkingen zijn altijd terug te vinden in Nmbrs zelf.
Meer informatie:
- Mutatieformulieren inrichten (voor accountants) (voor business klanten)
- Bedrijfslogin
- Een dashlet of (nieuwe) feature is niet zichtbaar
Opmerkingen