Dit artikel legt uit hoe de mutatieformulieren kunnen worden ingesteld. Zodat werknemers (met een werknemerlogin) mutatieformulieren kunnen indienen.

Mutatieformuliermodel aanmaken op masterniveau

Om de werknemers gebruik te kunnen laten maken van de mutatieformulieren, moet eerst een 'Mutatieformuliermodel' worden gemaakt op het hoogste niveau (debiteurenniveau). Het model kan worden gemaakt via Instellingen & Algemene instellingen & Mutatie formulieren. De onderstaande afbeelding laat zien waar u deze instellingen kunt vinden:

Je ziet hier een standaardmodel genaamd Mutatie Formulier Model (standaard). In dit model is alles gerangschikt en kunnen de instellingen naar wens worden aangepast (zie het volgende gedeelte voor meer uitleg). Het is ook mogelijk om een volledig nieuw model te maken. Dit doe je door op 'Nieuw model' te klikken, zie onderstaande afbeelding:



Hier hoef je alleen maar een naam voor het model te kiezen en vervolgens op 'Opslaan' te klikken. Wanneer dit nieuwe model wordt gemaakt, kun je de beoordelingsketen aanpassen op het tabblad 'Model onderhouden' en mutatievormen toevoegen of verwijderen.

Mutatieformulier model onderhouden

Wanneer je voor 'Model onderhouden' kiest, kun je selecteren voor welk model je aanpassingen wilt aanbrengen:




Medewerker mutatieformulieren (beoordelingsketen)
In het bovenste deel van het model kun je de beoordelingsketen van de werknemer instellen voor mutatieformulieren. Elk door een medewerker ingediend mutatie-verzoek komt terecht in de beoordelingsketen. De onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van een beoordelingsketen voor het mutatieformulier voor werknemers, dat is onderverdeeld in vier verschillende stappen:




In dit voorbeeld kun je het volgende zien:

Stap 1 - Werknemer vraagt een wijziging aan via een mutatieformulier

Stap 2 - Het formulier eindigt bij de manager. In dit geval, de afdelingsmanager, als de werknemer geen afdelingsmanager heeft, wordt het formulier naar de medewerkerbeheerder gestuurd. Als deze er niet is, wordt het formulier in het vak 'Niet-toegewezen verzoeken' geplaatst.

Stap 3 - Als de manager het formulier heeft goedgekeurd, gaat het formulier naar een specifieke gebruiker (met een bedrijfslogin), die het formulier definitief kan goedkeuren, zodat de wijzigingen in het systeem worden doorgevoerd. De specifieke gebruiker kan op bedrijfsniveau worden ingesteld. Als er geen specifieke gebruiker op bedrijfsniveau is ingesteld, wordt het formulier verzonden naar de klant login die actief is in het bedrijf.


Het is mogelijk om gebruikers uit deze keten te verwijderen. Je doet dit door op het betreffende blok te klikken en het selectievakje uit te schakelen. Natuurlijk moet een gebruiker (manager of klant) altijd actief zijn om het mutatieformulier van de werknemer goed te keuren. Deze stap wordt vervolgens overgeslagen in de beoordelingsketen. De afbeelding hieronder laat zien welk vinkje moet worden uitgeschakeld: <

Het is ook mogelijk om de gebruikers in de keten te veranderen. Wanneer je - zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding - de werknemersmanager boven en vervolgens de afdelingsmanager wilt hebben. Je kunt dit doen door op de gebruiker te klikken en omhoog of omlaag te slepen:

Medewerker mutatieformulieren (formulieren)
Naast de beoordelingsketen kunnen de formulieren hier ook worden geselecteerd. Je doet dit door 'Selecteer nieuw werknemersformulier' te kiezen:



Je kunt vervolgens formulieren aan het model toevoegen of verwijderen door het vinkje in of uit te schakelen:

Beoordelingsketen toevoegen aan werknemersmutatieformulieren:
In de modellen voor werknemersmutatieformulieren bieden we de mogelijkheid om meerdere beoordelingsketens te maken. Dit maakt het mogelijk om bepaalde werknemersmutatieformulieren via een specifieke beoordelingsketen te laten lopen.

1. Selecteer het gewenste model mutatieformulier.

2. Voeg een nieuwe beoordelingsketen toe.

3. Pas de keten naar voorkeur aan door op het blok te klikken.

4. Selecteer de gewenste werknemersmutatieformulieren voor deze beoordelingsketen.

Let op!
Het is niet mogelijk om dezelfde werknemersmutatieformulieren te kiezen voor meerdere beoordelingsketens. Wanneer een bepaalde vorm is toegewezen aan een ketting en vervolgens wordt geselecteerd binnen een andere ketting, wordt het formulier verplaatst van de keten waar het voor het eerst werd opgenomen in de ketting waar het formulier voor het laatst werd geselecteerd.

Let op!(2)
Voor het mutatieformulier 'Contact' & 'Contract', kan de manager worden ingesteld als definitieve goedkeuring. Kort gezegd: als de beoordelingsketen correct is opgezet (bedrijfsgoedkeuring deactiveren), kan de manager deze formulieren goedkeuren en toepassen.

Stel een mutatieformuliermodel op bedrijfsniveau in

Een mutatieformuliermodel kan op bedrijfsniveau worden geselecteerd; je geeft aan dat de instellingen in dit model van toepassing zijn op dit bedrijf. Je doet dit op bedrijfsniveau in Instellingen & HR-instellingen & Mutatie formulieren instellingen. Kies vervolgens 'Bewerken' en hier kun je het gewenste model kiezen. De onderstaande afbeelding toont dit:




Je kunt de specifieke gebruikers ook op bedrijfsniveau instellen. Je kunt dit doen door op het betreffende blok te klikken en de gebruiker te selecteren in het vervolgkeuzemenu:

Stel het loonmodel in voor het declaratieformulier

Als je op het werknemer- of bedrijfsformulier hebt aangegeven dat het 'declaratieformulier' beschikbaar is, kun je een loonmodel selecteren op bedrijfsniveau dat de looncodes bevat die door de werknemers of de werkgever kunnen worden gekozen in het declaratieformulier. Onderstaande bijlage laat zien dat het standaard declaratiemodel wordt gebruikt:

Als je je eigen loonmodel voor de mutatieformulieren wilt maken, lees dan het volgende artikel over het maken van loonmodellen:

• Loonmodel aanmaken

Let op: Indien je een code hebt toegevoegd aan het loonmodel voor het declaratieformulier, dient de looncode ook te zijn toegevoegd aan je bedrijfsloonmodel.