Tijdregistratie snapshot maken en uren importeren

Wanneer de uren voor een periode zijn ingevoerd kun je een snapshot maken om de gewerkte uren uit te betalen. LET OP: een project aanmaken en de tijdsloten vullen is verplicht om een snapshot te kunnen genereren. Lees hier hoe je projecten kunt inrichten.

Tijdregistratie

1. Ga naar tabblad Explorer.

2. Ga naar bedrijfsniveau.

3. Klik op Tijdregistratie.

(Je kan via instellingen -> salaris instellingen -> tijdregistratie hier ook komen wanneer je dit dashlet niet standaard op je start scherm hebt staan)

Uren toevoegen

Je ziet hier een overzicht van de medewerkers in het bedrijf. Je kunt hier uren toevoegen (1), de status van de uren wijzigen (2) en in één keer de gehele periode goedkeuren (3). Deze opties worden hieronder uitgelegd.

Voor het toevoegen van een nieuwe tijdregistratie ga je met je muis over de dag en de medewerker en klik je op het plusje dat verschijnt.

Tijdregistratiegegevens invoeren

Voer alle gegevens in: de start- en eindtijd, eventueel een project en de status. Klik daarna op Opslaan.

Deze medewerker heeft op 01-08-2013 gewerkt (want de status is geregistreerd) van 08.00 tot 17.00.

Klik om een status te wijzigen

Je ziet de zojuist ingevoerde registratie terug in het overzicht, deze is paars gekleurd.

Je kunt op een registratie klikken om de status ervan te wijzigen.

Het wijzigen van een status is ook mogelijk via de managerlogin.

Selecteer de juiste status

Selecteer hier de juiste status van de registratie. Klik op Opslaan.

Er zijn 5 statussen: Gepland (de uren zijn vooruit gepland), Geregistreerd (de uren zijn gewerkt), Goedgekeurd (de uren zijn goedgekeurd en bevestigd), Geweigerd (de uren zijn geweigerd) en Afgesloten (de uren zijn goedgekeurd en afgesloten; de uren zijn dus niet meer te wijzigen).

De status Afgesloten kan niet geselecteerd worden in deze pop-up. Verderop in dit artikel komt het afsluiten van de uren aan bod.

Periode goedkeuren

Vink Periode goedkeuren aan en klik op Periode goedkeuren om alle registraties in één keer goed te keuren.

Snapshot maken

Je ziet hier alle goedgekeurde registraties in het groen. Klik op Nieuwe snapshot om de goedgekeurde uren en dagen te importeren.

Datum snapshot

Kies de datum tot en met wanneer je de gegevens wilt vastleggen in het snapshot. Klik op Opslaan.

Excelsheets controleren

Rechtsboven staan nu vijf icoontjes. Controleer eerst de projecten (het linker icoontje) en de uurcodes (het rechter icoontje) die automatisch naar een Excelbestand zijn geëxporteerd.

Export projecten

De sheet Projecten Exporteren geeft een overzicht van de medewerkers en het totaal aantal gewerkte uren voor die maand tot de ingevoerde datum bij het aanmaken van de snapshot per project.

Uurcodes exporteren

De sheet Uurcodes exporteren geeft een overzicht van de medewerkers en het totaal aantal dagen en uren van een bepaalde uurcomponent voor die maand tot de ingevoerde datum bij het aanmaken van de snapshot per component.

Let op: minuten worden omgezet naar uren, bijvoorbeeld 30 minuten wordt 0,50 uur.

 

Uren invoeren met terugwerkende kracht

LET OP: wanneer er nog uren ingevoerd zijn in een periode die reeds verloond is worden deze uren meegenomen in de periode waarin je de snapshot maakt en dus importeert! Dit activeert geen TWK-run.

Voorbeeld:

Stel dat er een snapshot is gemaakt van de periode oktober en deze uren zijn geïmporteerd dan is dit snapshot verwerkt. Mochten er achteraf nog uren ingevoerd worden in oktober, dan worden deze met de volgende snapshot meegenomen en geïmporteerd in de 'nieuwe' periode (dit zal dan waarschijnlijk november zijn). Omdat ze niet in oktober worden gecorrigeerd blijft de TWK-run uit. Je kan ervoor kiezen om deze uren handmatig te verwerken, zodat deze in de periode oktober worden ingeboekt; dan zal er wel een TWK-run moeten worden gedaan.

 

Pijltje

Importeer na het controleren de data door te klikken op het pijltje.

Wanneer het slotje nog open staat kun je een snapshot nog verwijderen door op het rode kruisje te klikken.

Nieuwe snapshot

Je kunt in dezelfde periode meerdere snapshots maken; eerder aangemaakte snapshots worden dan aangevuld. De uren die al waren geregistreerd in een eerdere snapshot worden dus niet meegenomen in de nieuwe snapshot. Ook deze nieuwe snapshot dien je te importeren via de blauwe pijl.

LET OP: de dagen worden overschreven door de nieuwste snapshot, deze worden NIET aangevuld!

Afsluiten

Klik op het slotje om de uren af te sluiten.

Je kunt de snapshot hierna niet meer verwijderen en de geregistreerde uren niet meer wijzigen.

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk