In dit artikel en deze video wordt getoond hoe de mutatieformulieren (waaronder de declaraties vallen) kunnen worden ingesteld, zodat medewerkers (met een medewerker login) en werkgevers (met een bedrijfslogin) mutatieformulieren/declaraties kunnen indienen.

Mutatieformuliermodel aanmaken op masterniveau

Om gebruik te kunnen maken van de medewerkers- en bedrijfsmutatieformulieren moet er eerst een 'Mutatieformuliermodel' worden aangemaakt op masterniveau. Het model kan worden aangemaakt bij Instellingen -> Global instellingen -> Mutatieformulieren instellingen. Onderstaande afbeelding laat zien waar je deze instellingen kan vinden:

Vervolgens zie je hier een standaard model met de naam Mutatie Formulieren Model (Default). In dit model is alles ingericht, en kunnen de instellingen naar wens worden aangepast (zie volgende sectie voor meer uitleg). Het is ook mogelijk om een geheel nieuw model aan te maken. Dit doe je door te klikken op 'Nieuw model', zie onderstaande afbeelding:



Hier hoeft alleen een naam te worden gekozen voor het model en vervolgens klik je op 'Opslaan'. Wanneer dit nieuwe model is aangemaakt kan je op de tab 'Model onderhouden' de beoordelingsketen aanpassen en mutatieformulieren toevoegen of verwijderen.

Mutatieformuliermodel onderhouden

Wanneer je kiest voor 'Model onderhouden' kan je selecteren voor welk model je aanpassingen wil doen:


Er worden ook signalen verstuurd op verschillende momenten bij de mutatieformulieren en het declaratieproces, deze zijn niet uit te zetten. Mochten er signalen niet aankomen of worden verzonden naar logins die wel voorkomen in de mutatieketen, kan je de volgende artikel raadplegen: https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/235585428-Er-worden-geen-e-mail-signalen-ontvangen 

Medewerker mutatieformulieren (beoordelingsketen)
In het bovenste gedeelte van het model kan je de beoordelingsketen van de medewerker mutatieformulieren inrichten. Elk mutatieverzoek dat door een medewerker wordt ingediend komt terecht in de beoordelingsketen. Onderstaande afbeelding laat een voorbeeld van een beoordelingsketen voor het medewerker mutatieformulier zien, dit is opgedeeld in vier verschillende stappen:




In dit voorbeeld is het volgende te zien:

Stap 1 - Medewerker vraagt een wijziging aan via een mutatieformulier of dient een declaratie in.

Stap 2 - Het formulier komt terecht bij de manager. In dit geval de afdelingsmanager, mocht de medewerker geen afdelingsmanager hebben dan zal het formulier terecht komen bij de medewerker manager. Als deze er ook niet is komt het formulier terecht in het bakje 'Niet toegewezen verzoeken'.

Stap 3 - Als de manager het formulier heeft goedgekeurd komt het formulier terecht bij een specifieke gebruiker (met een bedrijfslogin). De specifieke gebruiker kan ingesteld worden op bedrijfsniveau, als er geen specifieke gebruiker is ingesteld op bedrijfsniveau komt het formulier terecht bij de bedrijfslogin die actief is bij het bedrijf.
Let op! Wanneer een specifieke gebruiker wordt ingesteld, maar het account van deze gebruiker komt te vervallen of wordt opnieuw aangemaakt, zullen de formulieren automatisch naar de eerst aangemaakte bedrijfslogin worden toegewezen. Je zal dan opnieuw de instellingen met een specifieke gebruiker moeten opslaan.

Stap 4 - Wanneer de specifieke gebruiker het formulier heeft goedgekeurd komt deze terecht bij de accountant. Hier kan wederom een specifieke gebruiker worden ingesteld, of het komt terecht bij een accountant login. 

Het is mogelijk om gebruikers uit deze keten te verwijderen. Dit doe je door op het betreffende blok te klikken, en het vinkje uit te zetten. Natuurlijk moet er altijd een gebruiker (manager, klant of accountant) actief zijn om het mutatieformulier van de medewerker te kunnen goedkeuren. Vervolgens zal deze stap in de beoordelingsketen worden overgeslagen. Onderstaande afbeelding laat zien welk vinkje moet worden uitgezet:

Ook is het mogelijk om de gebruikers in de keten om te wisselen. Wanneer je - zoals in onderstaande afbeelding te zien - de medewerker manager boven wilt hebben staan en daarna pas de afdelingsmanager. Je kan dit doen door te klikken op de gebruiker en naar boven of naar beneden te slepen:

Medewerker mutatieformulieren (formulieren)
Naast de beoordelingsketen kunnen hier ook de formulieren geselecteerd worden. Dit doe je door te kiezen voor 'Selecteer nieuw medewerkerformulier':



Vervolgens  kan je formulieren aan het model toevoegen of verwijderen door het vinkje aan- of uit te zetten:

Beschikbare medewerker mutatieformulieren zijn (let op: verlof is geen mutatieformulier en heeft andere goedkeuringsmechanismes.)

• Wijzig Bankrekening

• Wijzig Afdeling

• Wijzig Adres

• Wijzig Functie

• Wijzig Manager

• Wijzig Persoonlijke gegevens

• Wijzig Salaris

• Wijzig Rooster

• Wijzig Loonheffingskorting

• Sollicitatieformulier

• Declaratieformulier

• Eerste werkdag formulier

Voeg beoordelingsketen toe aan medewerker mutatieformulieren:
In de modellen voor de medewerkersformulieren, bieden wij de optie om meerdere beoordelingsketens aan te maken. Hiermee is het mogelijk om bepaalde medewerkersformulieren via een specifieke beoordelingsketen te laten verlopen.

1. Selecteer het gewenste mutatieformulier model.

2. Voeg een nieuwe beoordelingsketen toe.

3. Pas de keten naar wens aan door op het blok te klikken.

4. Selecteer de gewenste medewerkersformulieren voor deze beoordelingsketen.

Let op!
Het is niet mogelijk om dezelfde medewerkersformulieren bij meerdere beoordelingsketens te kiezen. Wanneer een bepaald formulier aan een keten is toegewezen en vervolgens bij een andere keten wordt geselecteerd, zal het formulier verplaatst worden van de keten waar het eerst in was opgenomen naar de keten waar het formulier als laatst is geselecteerd.

Let op!(2)
Voor de mutatieformulieren 'Contact' & 'Contract' kan de manager als laatste goedkeuring ingesteld worden. Kortom, indien de beoordelingsketen goed ingesteld is (goedkeuring bedrijf en accountant deactiveren), kan de manager deze formulieren goedkeuren en toepassen.

Bedrijfsmutatieformulieren (beoordelingsketen)
In het tweede gedeelte van het model zijn de bedrijfsmutatieformulieren in te richten. Hier kan de beoordelingsketen voor de bedrijfsformulieren worden gecontroleerd; in deze keten kan niks worden aangepast. Onderstaande afbeelding laat de beoordelingsketen zien:



Een formulier kan worden ingediend (wijziging aanvragen) door een bedrijfslogin die de rechten heeft om mutatieformulieren in te dienen. Vervolgens wordt het formulier naar de accountant gestuurd die deze kan goedkeuren; er is geen keuze te maken voor een specifieke gebruiker. In onderstaand artikel staat uitgelegd hoe je een bedrijfslogin kan aanmaken:

• Klanten toegang geven

Bedrijfsmutatieformulieren (formulieren)
Naast de beoordelingsketen kunnen bij het inrichten van het model ook de formulieren geselecteerd worden. Dit doe je door te kiezen voor 'Selecteer nieuw medewerkerformulier'. Vervolgens kan je formulieren aan het model toevoegen of verwijderen door het vinkje aan- of uit te zetten:



Beschikbare bedrijfsmutatieformulieren

• Snelinvoer

• Wijzig Rooster

• Personalia

• Wijzig Functie

• Wijzig Loonheffing

• Nieuwe medewerker

• Wijzig Salaris

• Wijzig Adres en Contact

• Medewerker uitdienst

Mutatieformuliermodel instellen op bedrijfsniveau

Op bedrijfsniveau kan een mutatieformuliermodel worden geselecteerd; hiermee geef je aan dat de instellingen in dit model van toepassing zijn voor dit bedrijf. Je doet dit op bedrijfsniveau onder HR Instellingen -> Mutatieformulieren instellingen. Vervolgens kies je voor 'Bewerken' en hier kan je het gewenste model kiezen. Onderstaande afbeelding laat dit zien:




Ook kan je op bedrijfsniveau de specifieke gebruikers instellen, dit doe je door op het betreffende blok te klikken, en de gebruiker te selecteren in het drop down menu:

Loonmodel en urenmodel instellen voor het declaratieformulier

Wanneer je bij de medewerker- of bedrijfsmutatieformulieren hebt aangegeven dat het 'Declaratieformulier' beschikbaar is, dan kan je op bedrijfsniveau een loonmodel selecteren waarin de looncodes zitten die door de medewerkers of werkgever in het declaratieformulier kunnen worden gekozen. Dit is dus een ander loonmodel dan wat actief is bij salarisinstellingen op bedrijfsniveau. Het is een loonmodel wat specifiek specificieert op wel looncodes/urencodes declaraties kunnen worden ingediend. Onderstaande afbeelding laat zien dat het standaard declaratie model wordt gebruikt: 

Het is mogelijk om urencodes te gebruiken voor de mutatieformulieren door een urenmodel te koppelen. Het declaratie loonmodel verschilt van het reguliere bedrijfsloonmodel dat wordt ingesteld bij de salarisinstellingen.

Dit loonmodel bepaalt specifiek op welke looncodes een medewerker een declaratie kan indienen. Wil je uren of looncodes toevoegen aan de opties bij het indienen van declaraties voor de medewerkers? Dan dien je die toe te voegen aan het loonmodel of het urenmodel wat actief is in de instellingen op bedrijfsniveau bij mutatieformulieren instellingen. De loonmodellen of urenmodellen die je daar ziet staan zijn vaak te vinden op masterniveau of op debiteurniveau, waar je ze kunt aanpassen.

Wanneer je een eigen loonmodel of urenmodel wilt aanmaken voor de mutatieformulieren/declaraties, raadpleeg dan de onderstaande artikelen.

• Loonmodel aanmaken 
• Urenmodel aanmaken