Wanneer een medewerker onbedoeld in een loonaangifte is meegenomen, terwijl dit niet de bedoeling was, kunnen er twee situaties ontstaan. Hieronder vind je de oorzaken, oplossingen en stappen om deze fouten te corrigeren.
1. De medewerker komt uiteindelijk niet in dienst
Oorzaak
De medewerker is al meegenomen in de loonaangifte, maar blijkt uiteindelijk niet in dienst te treden. Hierdoor zijn onjuiste gegevens naar de Belastingdienst gestuurd.
Stappen om op te lossen
- Bevestig de situatie: Controleer of de medewerker definitief niet in dienst komt, maar al wel in de loonaangifte is opgenomen.
-
Pas de administratie aan:
- Meld de medewerker uit dienst op dezelfde datum als de indiensttreding.
- Laat het contract staan zoals oorspronkelijk ingevoerd; verwijder de medewerker niet.
- Houd alle dashlets gevuld zoals ingevoerd, behalve:
- Zet het rooster volledig op nul.
- Verwijder eventuele eenmalige looncomponenten.
-
Corrigeer de loonaangifte:
- Draai een TWK-run (Terugwerkende Kracht) om de wijzigingen door te voeren en een correctie naar de Belastingdienst te sturen.
2. De medewerker komt later in dienst
Oorzaak
De medewerker is al opgenomen in de loonaangifte, maar treedt pas later officieel in dienst. Hierdoor zijn verkeerde gegevens verzonden.
Stappen om op te lossen
- Bevestig de situatie: Controleer de juiste indiensttredingsdatum van de medewerker.
-
Corrigeer de foutieve gegevens:
- Meld de medewerker uit dienst op dezelfde datum als de oorspronkelijke (foutieve) indiensttreding.
-
Laat het contract staan, maar:
- Zet het rooster volledig op nul.
- Verwijder eventuele eenmalige looncomponenten.
-
Voer de medewerker opnieuw in:
- Maak een nieuw personeelsnummer aan voor de medewerker met de juiste indiensttredingsdatum.
- Gebruik een ander IKV-nummer in het contract dan bij het foutieve personeelsnummer.
-
Repareer de loonadministratie:
- Bouw de loonstroken opnieuw op vanaf de juiste indiensttredingsperiode.
- Draai een TWK-run om de correcties door te voeren.
-
Intrekken van foutieve aangifte:
- Trek het foutieve personeelsnummer in via de loonaangifte. Raadpleeg hiervoor dit specifiek artikel over het intrekken van foutieve aangiftes.
Let op bij beide situaties
- Verwijder de medewerker niet uit het systeem; dit kan leiden tot verdere inconsistenties.
- Controleer altijd of de correcties volledig zijn doorgevoerd in zowel de loonadministratie als de loonaangifte.
- Raadpleeg support of aanvullende artikelen indien je vragen hebt over specifieke stappen, zoals het intrekken van een aangifte.
Opmerkingen