(Accountant) Start up wizard

LET OP: om deze functionaliteit te gebruiken, dien je eerst het dashlet 'aan' te zetten in de template user!

Om nieuw geïmporteerde bedrijven (nieuwe klanten of alle bedrijven tijdens een conversie) uiteindelijk klaar te zetten voor de Live-gang, is de Start up wizard toegevoegd. Deze wizard is toegankelijk vanuit het Startscherm in het menu Acties.

Let op: de wizard past instellingen toe per Tag, het is daarom efficiënt om voor nieuwe klanten één tag te gebruiken (bijvoorbeeld "Conversie").-

screenshot_startup_wizard_1.png

Deze wizard bestaat uit drie verschillende acties, hieronder worden deze stap voor stap beschreven:  

Actie 1: Activeer testbedrijf

Tijdens de implementatie worden bij alle (nieuwe) bedrijven de workflow-instellingen en signaalinstellingen aangezet, ook bijvoorbeeld workflow-instellingen om automatisch runs te draaien en email-signalen te sturen. Voor bedrijven die nog niet Live zijn is het wenselijk deze acties niet uit te voeren. Via de actie "Activeer testbedrijf" kan bij een selectie van bedrijven (per één of meerdere tags) het vinkje "Testbedrijf" aangezet worden. Hieronder wordt uitgelegd wat de instelling "Testbedrijf" inhoudt. Voor wat betreft de tag kan hier bijvoorbeeld gekozen worden voor de tag "Conversie", deze zal bij alle debiteuren die nieuw zijn aangezet moeten zijn.

Wanneer het vinkje "Testbedrijf" op bedrijfsniveau aangezet is:

  • worden er geen automatische HR signalen verzonden
  • worden er geen automatische workflow acties gedaan
  • worden er geen workflow signalen verzonden
  • kan er geen handmatige loonaangifte ingestuurd worden
  • kan er geen handmatige pensioenexport ingestuurd worden
  • worden er geen XML Verzuimberichten verstuurd
  • worden er geen journaalposten naar geïntegreerde boekhoudapplicaties verstuurd

Wanneer het vinkje "Testbedrijf" op bedrijfsniveau aangezet is:

  • worden er WEL signalen verstuurd voor gebruikersaccounts (activatie et cetera)
  • worden er WEL signalen verstuurd voor verlof (aanvragen, acceptaties et cetera)
  • kunnen er WEL handmatig workflowtaken uitgevoerd worden, behalve de uitzonderingen zoals hierboven vermeld

screenshot_startup_wizard_2.png 

Na het selecteren van een tag, ziet u na het klikken op "Volgende" een overzicht van de bedrijven die het betreft. Vervolgens na weer op "Volgende" te klikken voert u de actie uit en ziet u het overzicht van bedrijven waarbij het vinkje "Testbedrijf" is aangezet.

Actie 2: Klaarzetten om te starten

Via deze actie kunnen bedrijfsinstellingen (per tag) aangepast worden omtrent de Live-gang, die handmatig veel tijd kosten en foutgevoelig zijn:

Let op: de wizard past de instellingen alleen toe bij bedrijven waarbij de setting "testbedrijf" (zie Actie 1) aan staat.

  • alle gedane runs voor de geselecteerde bedrijven worden verwijderd! (let op, dit kan niet ongedaan gemaakt worden!)
  • bedrijfsinstellingen worden aangepast zodat de jaarwissel naar het komende jaar gedraaid kan worden (let op, de wizard "Bedrijven jaarwissel" dient hierna nog gedaan te worden om daadwerkelijk van jaar te wisselen)
  • bedrijfsinstellingen worden aangepast naar startperiode 1 van het komende jaar
  • alle geplande workflow taken in het huidige (oude) jaar worden verwijderd
  • reserveringsinstellingen op bedrijfsniveau worden gekopieerd naar het nieuwe jaar

Let op: 

Loonaangiftes worden niet verwijderd met de Start up wizard, vanwege het feit dat (ten onrechte) verwijderde verzonden loonaangiftes veel leed veroorzaken. Loonaangiftes kunnen handmatig verwijderd worden per bedrijf.

screenshot_startup_wizard_3.png

Actie 3: Deactiveren testbedrijf

Via deze actie kan na de Live-gang bij de geconverteerde bedrijven het vinkje "Testbedrijf" uitgezet worden. Vanaf dan worden er voor deze bedrijven de workflow- en HR-signalen verstuurd, en kunnen loonaangiftes, pensioen exports, XML verzuimberichten en journaalposten verstuurd worden.

screenshot_startup_wizard_4.png

Mogelijk(e) scenario(s)

Deze wizard kan meerdere keren naast elkaar gebruikt worden, voor verschillende tags of voor verschillende imports (batches).

Actie 1 kan worden gebruikt tijdens de implementatie en kan voor één of meerdere (conversie)tag(s) meerdere keren uitgevoerd worden. Of een bedrijf de instelling "Testbedrijf" al aan heeft staan maakt niet uit.

Actie 2 kan worden gebruikt als alle te converteren bedrijven zijn geïmporteerd, en kan voor één of meerdere (conversie)tag(s) meerdere keren uitgevoerd worden. Het is wel aan te bevelen om met de jaarwissel te wachten totdat alle bedrijven van één (conversie)tag klaar staan (wanneer Actie 2 is uitgevoerd). Anders doet u de jaarwissel voor sommige bedrijven meerdere keren, dit kan geen kwaad maar is inefficiënt.

Actie 3 kan worden gebruikt na het draaien van de jaarwissel, wanneer de bedrijven daadwerkelijk Live gaan. en kan voor één of meerdere (conversie)tag(s) meerdere keren uitgevoerd worden.

Wanneer Actie 3 later wordt uitgevoerd dan dat de automatische workflows starten in het nieuwe jaar, dan kunnen de eventueel gemiste workflowacties via de workflow wizards alsnog uitgevoerd worden.

 

Voorbeeldscenario:

Conversie nieuwe klanten in oktober t/m december van het huidige jaar:

Na de import:

  • u importeert een x-aantal bedrijven met de tag "Conversie"
  • u voert actie 1 van de Start up wizard uit voor de tag "Conversie"
  • u implementeert dit x-aantal bedrijven
  • u importeert opnieuw een x-aantal bedrijven met de tag "Conversie"
  • u voert actie 1 van de Start up wizard uit voor de tag "Conversie"
  • u implementeert dit x-aantal bedrijven
  • de bovenstaande  stappen kunt u herhalen totdat voor alle geïmporteerde bedrijven actie 1 is uitgevoerd

Voor de Live-gang:

  • u voert actie 2 van de Start up wizard uit voor de tag "Conversie"
  • u draait de jaarwissel voor de tag "Conversie"
  • u importeert de missende reservering- en verlofsaldo's van de medewerkers
  • u voert actie 3 van de Start up wizard uit voor de tag "Conversie"
  • u draait via de workflow wizard eventuele acties voor de tag "Conversie", die niet aangezet zijn omdat de periode al gestart is
  • u verwijdert de tag "Conversie" van Accountantsniveau. 

Er kunnen dus meerdere onafhankelijke conversie tracks naast elkaar lopen, dit om het conversietraject flexibel te houden.

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk