Stap 5 - Go Live

Nmbrs® is nu volledig ingericht en alle klanten gaan het systeem live in gebruik nemen, zodat je via Nmbrs® alle verloningen kunt verwerken.
In deze stap kun je runs draaien, klanten en medewerkers toegang geven tot Nmbrs® en de workflow controleren en gebruiken. 

Definitieve controle en Go-Live Nmbrs®

De volgende stappen worden doorlopen:

  • Verdeel de bedrijven over het implementatieteam.
  • Controleer de geïmporteerde bedrijfs- en personeelsgegevens.
  • Verwerk de salarisrun van januari van het nieuwe jaar en controleer de betaallijst en de salarisberekeningen op juistheid en volledigheid.
  • Nadat het desbetreffende bedrijf voor de maand januari is geaccordeerd en de klant toegang heeft tot de salarisoutput ga je verder met het volgende bedrijf.

Dit proces voer je uit totdat het laatste bedrijf in januari is verwerkt, waarbij je gedurende de maand januari dit proces verder kunt optimaliseren. Wij adviseren je om bij de gecontroleerde bedrijven direct de salarisrun van januari te verwerken voordat je verdergaat met het volgende bedrijf. Dit betekent dat ook de junioren in staat moeten zijn om een bedrijf te controleren, aan te vullen en te verwerken (verdeel de batches dan ook op die wijze).

 

Communicatie naar klanten

Communicatie is zeer belangrijk! Breng klanten daarom op de hoogte van het nieuwe systeem via een demo, telefoontje of per e-mail. De ervaring leert dat een persoonlijke boodschap vaak beter wordt ontvangen.

We hebben standaard e-mails klaarstaan voor klanten en medewerkers die voor de eerste keer inloggen in Nmbrs®. De tekst van deze signalen (in HTML) is te downloaden via onderstaande bestanden:

Met deze teksten kun je de signalen personaliseren zoals je wilt.

Het informeren van bestaande en nieuwe gebruikers kan ook via op maat gemaakte animaties. Deze animaties vertellen gebruikers wat de mogelijkheden zijn van hun omgeving.

Neem hiervoor contact op met onze Sales-afdeling via sales@nmbrs.nl of +31 (0)20-58 49 601.

 

Klanten toegang geven tot het systeem

Wanneer de klanten op de hoogte zijn van het nieuwe systeem kan er toegang worden gegeven. Nmbrs® kent drie verschillende scenario’s die je als accountant aan je klant kunt bieden. Het scenario bepaalt welke activiteiten zelf of door de klant worden uitgevoerd. De keuze voor een scenario is niet bindend en kan worden aangepast. Ook kunnen de basisscenario’s, eventueel op klantniveau, worden aangepast voor de eigen situatie.


Tips

  • Na de import PER BEDRIJF controleren en daarna direct januari verwerken.
  • Ieder bedrijf slechts 1 keer inzien: controleren => direct januari verwerken.
  • Neem tijd om overzicht te houden: maak bijvoorbeeld lijsten met alle bedrijfsnamen om deze op de muur te plakken en af te strepen.
  • Rapporteer ten minste wekelijks het aantal bedrijven / medewerkers dat is geconverteerd.
  • Let op: specialisten nemen in de regel geen tijd om de status of wijzigingen in de planning bij te werken wanneer ze met een implementatie / conversie bezig zijn. Dit is echter noodzakelijk om tijdig in te kunnen grijpen indien er toch extra capaciteit bij moet of een ander aanvalsplan moet worden uitgewerkt.
 

Overige stappen implementatie proces

 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk