Stap 4 - Conversie

In dit artikel wordt ingegaan op Stap 4 - Conversie. De geprepareerde importsheets worden geïmporteerd en daarna controleer je de data in het systeem. 

 

Voorbereiding Data-conversie

Voorbereidingen voor de data-conversie
De voorbereiding voor een conversie van de resterende bedrijven is essentieel voor een ontspannen migratie. Leg in deze fase sterk de nadruk op de (on)mogelijkheden van de importfunctionaliteit van Nmbrs®. Stel de volgende vragen: wat kan worden geïmporteerd? Wat kan worden bereikt met de default bedrijven? Wat kan achteraf worden geüpdatet en wat dient direct goed te worden geïmporteerd? Hoeveel bedrijven wil je importeren per Excelbestand / batch? Hoe verdeel je de bedrijven in de verschillende Excelbestanden / batches? Wie is verantwoordelijk voor het aanpassen en definitief maken van het Excelbestand en wie importeert dit?

Proefconversie
Voer tenminste 1 proefconversie uit, waarbij de data wordt geïmplementeerd en verwerkt. Documenteer deze proefconversie uitvoerig. 

Focus op (verbeteren van) het Excelbestand
Tijdens de conversie is het van belang om je te concentreren op het verbeteren van het Excelbestand. Per vooraf bepaalde batch: exporteer (indien mogelijk) de bedrijven, controleer het Excelbestand en vul het eventueel aan, controleer het Excelbestand opnieuw en importeer het vervolgens in Nmbrs®. 

Importeren

Kies een importtool 
Kies een importtool op basis van de huidige locatie van de te importeren data. Met behulp van de gekozen tool exporteer je alle te converteren bedrijven naar het Nmbrs® importsheet. Vanuit het importsheet wordt de data in Nmbrs geïmporteerd. 

Locatie importdata                                                Tool                   
Excelbestand Import/Export tool 
Easyloon, Microloon, RoosRoos, Unit4, Winsalar, Cobra Nmbrs® Converter
Overige salarispakketten (ADP, AFAS, Exact, Logisal, Loket, Raet ) Loonaangifte XML Converter

Importsheets inrichten
De bedrijven die je naar het Nmbrs importsheet exporteert kun je verdelen naar branche of naar aantal.
Het maximum aantal bedrijven en/of medewerkers per importsheet is afhankelijk van het computergeheugen en het lokale netwerk. Tijdens de import wordt data opgeslagen in het lokale geheugen. Voor het beste overzicht en een relatief korte wachttijd kun je maximaal 50 bedrijven en/of 500 medewerkers per importsheet aanhouden.  

Tags 
De gekozen verdeling kun je aanhouden bij het aanmaken van tags. Het is zeer belangrijk om een conversietag te gebruiken: deze is handig bij gebruik van de meeste conversietools en toont duidelijk welke bedrijven in de conversie zitten.

Default bedrijven
Het gebruiken van default bedrijven is zeer aan te raden. Hiermee wordt een groot aantal instellingen gekopieerd en aangezet bij het aanmaken van een bedrijf via de importsheet. 

Gebruik import plan
Het doel van het importplan is om een standaardset van acties te hebben die uitgevoerd moeten worden voor ieder te importeren bedrijf. Met deze standaardset van acties kan iedereen een conversie uitvoeren. Het importplan kun je als volgt maken:
  • Gebruik de Nmbrs Converter voor één bedrijf met 1-5 werknemers.
  • Controleer het Excelbestand dat de Converter produceert. Alle aanvullingen die je handmatig in dit Excelbestand doet houd je bij in een document. Voorbeelden van handmatige aanvullingen zijn het loonaangiftetijdvak of de burgerlijke staat.
  • Vul op het tabblad Debiteuren de tags in, waaronder de conversietag.
  • Vul op het tabblad Bedrijven het default bedrijfsnummer in waar nodig.
  • Controleer op tabblad Medewerkers en tabblad Bedrijven de namen en e-mailadressen. Deze worden later gebruikt bij het aanmaken van medewerker(s)- en bedrijfslogins.
  • Controleer de instellingen in Nmbrs®. De eerste paar keer is het handig om de runcontrole te gebruiken: start hiervoor een run op maar draai deze niet. Pas hierna de ontbrekende of foutieve instellingen aan.

Uitvoeren van Start-up wizard en Jaarwissel 

Start-up wizard 
Om nieuw geïmporteerde bedrijven (nieuwe klanten of alle bedrijven tijdens een conversie) uiteindelijk klaar te kunnen zetten voor de Go-Live stap is de Start-up wizard toegevoegd. Via de Start-up wizard kun je per tag de bedrijven die hiertoe behoren omzetten naar "Testbedrijf", daarna klaarzetten voor de jaarwissel (runs verwijderen, startperiode bedrijf en startjaar omzetten naar het nieuwe jaar), om als laatste het vinkje "Testbedrijf" weer bij alle bedrijven uit te zetten. 

Jaarwissel
Na het uitvoeren van de Start-up wizard kun je de jaarwissel uitvoeren, zodat het actieve jaar van het bedrijf het nieuwe (komende) jaar wordt. De Jaarwissel wizard voert zes acties uit. Drie van deze zes acties zijn optioneel en in de jaarwissel wizard te (de-)selecteren.

Reserveringssaldi, verlofsaldi en jaarlonen bijzonder tarief importeren
De bovenstaande saldi dien je (meestal) voorafgaand aan de run van januari te importeren, via een apart importbestand. Dit soort gegevens is vaak pas bekend na de jaarwissel.

In de importsheet kun je deze velden vinden, het saldo reservering vakantiegeld importeer je op veld "SaldoVakantiegeld", het jaarloon op veld "JaarLoonBT" en het verlofsaldo op veld per groep op " VerlofSaldoVorige1" of 2, 3 en 4.

Werkkostenregeling

De cumulatieve waardes van de WKR (fiscaal loon, vrije ruimte) kunnen niet geboekt worden in het nieuwe jaar, wel kan het bedrag aan te betalen eindheffing handmatig opgeboekt worden. 

Schaduw draaien en data aanvullen

Schaduw draaien
Het uitgangspunt bij het schaduw draaien in het huidige jaar is dat je voor een aantal periodes de salarisverwerking in zowel het vorige salarispakket als Nmbrs® doet. Op deze manier raak je vertrouwd met Nmbrs® en komen eventuele verschillen snel naar voren. De volgende stappen kun je doorlopen:

  • Importeer de betreffende bedrijven per de gewenste startperiode van het huidige jaar.
  • Verwerk de laatste periodes van het jaar en draai deze schaduw naast het vorige salarispakket. Vermijd dubbele mutaties. Verwerk de medewerkers die zijn geïmporteerd om te controleren of het bedrijf goed is ingericht.
  • Nadat het jaar compleet en gecontroleerd is kun je alle gedane runs en geplande workflowacties verwijderen via de Start-up wizard. Het bedrijf staat hierna klaar voor de jaarwissel.
  • Eventuele ontbrekende zaken, zoals reserveringssaldi, jaarlonen BT en verlofsaldi, kun je in januari van het nieuwe jaar in Nmbrs® aanvullen.

Nabouwen (optioneel)
Wanneer je bedrijven wilt nabouwen in het huidige jaar, omdat deze in het huidige jaar live verloond moet worden in Nmbrs en de cumulatieven vanuit een ander salarispakket nagebouwd worden, kun je de volgende stappen doorlopen:

  • Importeer de betreffende bedrijven inclusief medewerkers, met als startdatum de eerste periode van het huidige jaar.
  • Richt alle bedrijfsinstellingen in en bouw de werknemers na vanaf de eerste periode van het huidige jaar.
  • Run de eerste periode en controleer de salarisoutput.
  • Pas foutieve gegevens aan, voeg ontbrekende gegevens toe en draai de eerste periode opnieuw.
  • Herhaal deze stappen voor de overige periodes, net zolang totdat de salarisoutput van Nmbrs® zo goed mogelijk overeen komt met de output van het andere salarispakket.
  • Vanaf nu kun je het bedrijf in de normale flow verwerken, de mutaties invoeren, controleren, verwerken en de loonaangifte aanmaken en versturen vanuit Nmbrs®.

 

Voortgangsrapportage

Tijdens de conversie houden wij contact over de voortgang, op basis van de wekelijkse voortgangsrapportage van Nmbrs® die we gezamenlijk bespreken.

De wekelijkse voortgangsrapportage houdt o.a. het volgende in:

  • Data-export vanuit het systeem om de actuele inrichting te controleren.
  • Inzicht in het aantal bedrijven/medewerkers dat is geconverteerd.
  • Tips en trucs om de voortgang op snelheid te houden.

Tips

Think BIG start small
De migratie van klanten lijkt op het bakken van pannenkoeken ... de eerste mislukt altijd. Achteraf is het altijd eenvoudig om te analyseren wat er beter had gekund en gemoeten. Klanten die starten met de conversie van een aantal “pilot”-klanten in Nmbrs® hebben bij de daadwerkelijke conversie 90% meer kans op succes. Hierbij heeft het natuurlijk de voorkeur om het gehele proces een keer te doorlopen, inclusief live-gang met bijbehorende communicatie en toegangsverstrekking.

Pilotbedrijven exporteren en importeren
Op basis van onze ervaring bevelen we aan te starten met het converteren van de volgende type “pilot”-bedrijven: DGA's en holdings, reguliere bedrijven behorend tot een aantal verschillende branches en reguliere bedrijven niet behorend tot een branche. Deze bedrijven dienen te worden geëxporteerd, geïmporteerd, gecontroleerd en nagebouwd in Nmbrs® vanaf het begin van het huidige jaar: exporteer (indien mogelijk) deze bedrijven, controleer het Excelbestand en vul het zo nodig aan, controleer het Excelbestand opnieuw en importeer het vervolgens in Nmbrs®.

Pilot bedrijven controleren + nabouwen/schaduw draaien in lopende jaar
Start nu één voor één met controleren en live zetten in Nmbrs®. Verdeel deze “pilot”-bedrijven over het implementatieteam. Controleer de geïmporteerde bedrijfs- en personeelsgegevens. Verwerk de salarisrun, controleer de betaallijst en loonaangifte, en controleer de salarisberekeningen op juistheid en volledigheid. Nadat het desbetreffende bedrijf voor de eerste periode is geaccordeerd ga je verder met de volgende maand. Dit proces voer je uit tot en met de lopende salarisverwerkingsperiode. Overweeg of je deze bedrijven kunt gebruiken als “default bedrijven”.

Pilotbedrijven in productie nemen (Go-Live testen)
Wij adviseren je om met deze bedrijven daadwerkelijk live te gaan voordat je verder gaat met het volgende bedrijf. Een belangrijke stap in het proces is de communicatie met klanten. Zij krijgen nieuwe loonstroken, journaalposten, inloggegevens, et cetera.

De Specials
Het is belangrijk om een implementatieplan te ontwikkelen voor de zogenaamde “specials”. Hiervoor kun je de volgende afwijkende procedure overwegen: exporteren in oktober / november met de meest actuele data, daarna controle en verbetering van het Excelbestand, en importeren in Nmbrs® met startperiode januari van het huidige jaar. Schaduw draaien januari van het huidige jaar met alle, of een selectie van de werknemers. Vervolgens in januari van het nieuwe jaar een jaarwissel doen, mogelijk de resterende werknemers importeren om daarna te controleren en te verwerken. Het voordeel van deze procedure is dat een groot aantal van de controles reeds in oktober / november kan plaatsvinden, zodat in de drukke maand januari de specials minder tijd vergen van het implementatieteam. Het type special bepaalt uiteraard wat de beste procedure is, waarbij het belangrijkste is dat ze geen vertraging opleveren voor de "non-specials".

Importeren en controleren van bedrijven uit Excelbestand
Richt je op het import-Excelbestand. Veel klanten beginnen pas echt serieus de bedrijfs- en medewerkersgegevens te controleren nadat ze het Excelbestand hebben geïmporteerd. Maar de controles kunnen juist beginnen in Excel. Importeer eerst 1 bedrijf – controleer, importeer dan 4 bedrijven – controleer, importeer dan 10 bedrijven - controleer, importeer dan 20 bedrijven – controleer. Importeer nooit meer dan +/- 50 bedrijven in 1 keer (overzichtelijk) om een minimale foutenlast te verkrijgen.

 

Meer tips

  • Ga het geconverteerde bedrijf testen en nabouwen / schaduw draaien vanaf de eerst benodigde periode van het huidige jaar.
  • Laat het converteren uitvoeren door een junior salarisadministrateur.
  • Gebruik een junior salarisadministrateur voor de imports en het verwerken t/m de huidige periode.
  • Gebruik de salarisexperts om de verschillen tussen de huidige en nieuwe situatie uit te zoeken en te verklaren.
  • STOP NOOIT (ga door met de volgende branche of selectie van bedrijven).
  • Neem het bedrijf in Nmbrs® daadwerkelijk in productie zodra men één op één loopt in de lopende salarisverwerkingsperiode. (als januari aansluit is de rest relatief eenvoudig).
  • Selecteer de speciale bedrijven die aanvullende aandacht verdienen tijdens de conversie.
  • Geef ze dan ook extra aandacht en haal ze uit het normale conversieproject.
  • Zet deze bedrijven al in oktober / november klaar, en test alvast de belangrijkste bedrijfsinstellingen in de maand januari van het nieuwe jaar.
  • Selecteer voor deze test de verschillende soorten medewerkers (fulltimer / uurloner / parttimer).
  • Importeer in december van het huidige jaar de rest van de medewerkers.
  • Maak indien noodzakelijk extra capaciteit vrij of huur speciaal voor deze specials extra capaciteit in.

Implementatie tools

Met de import/export tool, die standaard in Nmbrs® beschikbaar is, kun je via een Excelbestand volledige imports doen, of eenmalige updates van bestaande gegevens.

Met de Loonaangifte XML Converter kun je gegevens uit een loonaangifte XML-bestand converteren naar het Nmbrs® importsheet en vervolgens importeren.

Met de Nmbrs® Converter kun je de salarisgegevens van andere salarissoftware, zoals Unit4, Lopac, Winsalar, Cobra, RoosRoos, Easylon en Microloon, converteren naar het Nmbrs®-importformaat. In het geval van Unit4 kun je deze bestanden direct vanuit de database converteren.

Met de Nmbrs® Vergelijkingstool kun je snel verschillen zien tussen de eerst gedane import (bijvoorbeeld in oktober) en de huidige stand van zaken (bijvoorbeeld december). 

Met de Nmbrs® Global export is het mogelijk een complete data dump in Excel te maken van alle data in de huidige omgeving. Deze tool is beschikbaar voor de omgevingseigenaar en administrators. Bij die laatste groep dient het dashlet eenmalig aangezet te worden in het template.

Met de Start-up wizard kun je eenvoudig de geconverteerde klanten omzetten naar een testbedrijf, opschonen en omzetten naar het nieuwe jaar, om deze daarna Live te zetten. De te selecteren bedrijven kun je filteren op basis van tags.

De Jaarwissel wizard gebruik je zodat het actieve jaar van het bedrijf het nieuwe (komende) jaar wordt. 

 

 

Overige stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk