Stap 1 - Doelstelling en planning

Dit artikel bevat meer informatie over de inhoud van Stap 1 - Doelstelling en planning uit het implementatieproces.

Na de introductie van Nmbrs® is het belangrijk om de doelstelling en planning van de conversie te formuleren in een Roll out plan. Ook moet een implementatieteam worden samengesteld en zullen er verschillende gegevens moeten worden verzameld. Onderaan vind je een selectie van verschillende implementatietools die gebruikt kunnen worden voor deze eerste stap in de implementatie van Nmbrs®.

 

Maak een Roll out plan

Op basis van een analyse van de database van het huidige salarispakket wordt met behulp van Nmbrs® een Roll out plan opgesteld.
In het Roll out plan worden de scope (aantal bedrijven / medewerkers), de activiteiten, de kosten, de randvoorwaarden en de verschillende fasen die nodig zijn voor een succesvolle implementatie van Nmbrs® beschreven.
Het doel van het Roll out plan is om per een bepaalde datum de in de scope genoemde bedrijven te kunnen verlonen in Nmbrs®. Hiertoe dient een definitieve conversie te hebben plaatsgevonden van de (salaris-) stamgegevens van de bedrijven en medewerkers vanuit het vorige salarispakket naar Nmbrs®. Dit dient op een zodanige wijze te gebeuren dat de salarisadministrateurs de geselecteerde bedrijven/medewerkers per een bepaalde maand van het jaar kunnen verwerken zonder (veel) aanvullende controles en/of aanpassingen.

Word-bestand met een projectmatig overzicht van de doelstelling en alle activiteiten:

Stel een interdisciplinair team samen

Een implementatie is zeker niet iets wat je er even ‘bij doet’; maak hier capaciteit voor vrij. Een goed implementatieteam bestaat uit verschillende disciplines: bijvoorbeeld niet alleen maar salarisspecialisten of junioren maar een combinatie van beide. De junioren kunnen doorpakken en de salarisspecialisten kunnen de problemen oplossen. Verdeel de rollen duidelijk. Laat iemand die niet betrokken is bij het uitvoeren van de conversie de voortgang van het project bewaken en daarover rapporteren aan de directie.

De rollen die onderdeel uitmaken van het team en benodigd zijn voor een goede implementatie:

  • Opdrachtgever. Neemt de beslissing om naar Nmbrs® over te stappen. Bewaakt de algehele voortgang en dient als escalatiepersoon.
  • Projectleider. Bewaakt de voortgang van het project, stuurt de mensen aan en communiceert naar de opdrachtgever.
  • Salarisspecialist(en). Kennen het systeem en de klanten en controleren of deze correct kunnen worden verloond in Nmbrs®. Communiceren met klanten.
  • Converteerder(s). Geen salarisspecialisten maar personen met (junior) Excelkennis. Draagt/dragen zorg voor export en import van de gegevens.
  • IT-ondersteuner. Verantwoordelijk voor toegang voor iedereen en voor een correcte werking van de Converter. Houdt de performance in de gaten.
  • Marketing. Communiceert de overstap zowel intern als extern. Klantencommunicatie is heel belangrijk, maar intern draagvlak eveneens.

Maak een inventarisatie van klanten en "specials"

Begin met het inventariseren van het aantal bedrijven en medewerkers per branche / per sector / per cao. Breng een splitsing aan tussen normale en speciale bedrijven (of zoals wij het noemen de “specials”).

  • Totaal aantal klanten (per branche / per sector / per cao code).
  • Totaal aantal medewerkers (per branche / per cao).
  • Splits bij een grote hoeveelheid bedrijven deze op naar omvang; bedrijven met 3 of minder werknemers, 4 t/m 10 werknemers, 11 t/m 50 werknemers en meer dan 50 werknemers.
  • Begin met het implementeren van de DGA's; deze zijn relatief snel en eenvoudig te doen.
  • Maak een volgorde van de te converteren branches: begin met een relatief eenvoudige branche en eindig met de moeilijkste.
  • Maak een lijst met specials: bedrijven die niet mee kunnen in het standaard implementatieplan en een eigen conversieplan verdienen. Bespreek deze lijst met specials met de directie.

Maak een inventarisatie van het huidige verdienmodel

Klanten betalen je voor HR- en salarisdienstverlening. Er zijn verschillende manieren waarop je deze diensten in rekening kunt brengen. Het is wellicht nodig of wenselijk om het verdienmodel aan te passen. Begin tijdig met een inventarisatie van het huidige verdienmodel, bijvoorbeeld:

  • Betaalt de klant per loonstrook? (Nmbrs telt geen loonstroken maar gebruikers.)
  • Betaalt de klant apart voor de jaaropgave of het jaarwerk?
  • Betaalt de klant voor de controle van salarisstroken?
  • Wat betaalt de klant voor het gebruik van HR- of Verzuimsoftware?
  • Kunnen wij onze dienstverlening aanpassen voor klanten die meer zelf (willen) doen?
  • Gaan we klanten waarvoor wij de salarisdocumenten moeten afdrukken / opsturen extra factureren?

Maak een inventarisatie van de integraties die klanten gebruiken

Huidige klanten gebruiken wellicht applicaties waarmee je huidige HR- en salarissysteem is gekoppeld. Je zult je klanten hierover moeten informeren en waar nodig moeten voorbereiden op een verandering. Begin tijdig met een inventarisatie van deze integraties, bijvoorbeeld:

  • Boekhoudsoftware (krijgt de klant journaalposten in een specifiek format?).
  • Planning- en/of urenregistratiesoftware.
  • Performance management software.
  • Verzuimsoftware.
  • Andere business tools, zoals Excel of andere rapportagetools.
  • Bepaal de stakeholders.

De keuze voor een nieuw HR – en salarissysteem raakt verschillende stakeholders: uiteraard de HR- en salarisexperts, maar ook de klanten, de managers en de medewerkers, de accountants verantwoordelijk voor de maandelijkse boekhouding en/of het opstellen van het jaarwerk, de directie, en de marketing- en IT-afdeling. Gedurende het conversieproject moeten deze stakeholders goed geïnformeerd worden over: de keuze (waarom), de wijze waarop je het project vormgeeft en de voortgang van het project.

Mismatches bij implementatie

Nadat je zorgvuldig een keuze hebt gemaakt voor nieuwe salarissoftware ga je het implementeren. Hieronder staan een aantal redenen beschreven waarom implementaties niet altijd de gewenste uitkomst opleveren:

  1. Je probeert het systeem aan te passen aan de huidige manier van werken: Laat niet de oude inefficiënte manier werken leidend zijn bij de implementatie.
  2. Onrealistische/onjuiste verwachtingen: probeer realistisch te benaderen hoeveel tijd de implementatie kost, of hoeveel training de medewerkers nodig hebben om het systeem goed te leren kennen.
  3. Niet helder voor ogen hebben welke organisatorische veranderingen noodzakelijk zijn: creëer voldoende draagvlak binnen de organisatie voor de implementatie.
  4. Niet betrokken genoeg zijn: naast de dagelijkse gang van zaken voldoende tijd nemen om tijdens de implementatie de beste beslissingen te maken.
  5. Te betrokken zijn: stel daarom een overzichtelijk en representatief team samen voor de juiste input, en hou het einddoel in het achterhoofd (meer efficientie). Teveel inspraak van teveel mensen leidt tot onoverzichtelijkheid en te langzame beslissingen.

Tips

  • Gebruik het Nmbrs® Roll out plan.
  • Sta open voor Nmbrs®; wees bekend met de filosofie en werkwijze van Nmbrs®.
  • Stel jezelf de waarom-vraag.
  • Creëer draagvlak binnen je organisatie.

Implementatietools

Met de Nmbrs® Analysetool is direct zichtbaar wat de te importeren data betekent voor je payroll. Deze tool gebruik je om een export uit onze converter (in de Nmbrs®-indeling) te analyseren.

Met de Nmbrs® Implementatiekostencalculator kun je een schatting maken van de kosten die je moet maken om een bepaald aantal bedrijven/medewerkers te converteren naar Nmbrs®.

In de Inventarisatiechecklist kun je alle inrichtingsvragen rondom de payroll- en HR-administratie kwijt, zodat je een beeld krijgt van alle voor de conversie benodigde gegevens.   

 

Overige stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk