Snelinvoer

Via het dashlet Snelinvoer kun je variabele looncomponenten en uren muteren. Deze optie is te vergelijken met het importeren van variabele looncomponenten via onze importsheet. Het verschil is dat de snelinvoer tijd kan besparen; bovendien heb je de mogelijkheid om meerdere types snelinvoer (templates) te creëren. Dit komt bijvoorbeeld van pas wanneer je de invoer van je mutaties van oproepkrachten en vaste medewerkers wilt splitsen. Het aanmaken van snelinvoer templates is alleen mogelijk op bedrijfsniveau. 

Dashlet Snelinvoer

Snelinvoer_screenshot_1.png
  1. Ga, op bedrijfsniveau, naar Start => Loonopdracht => Snelinvoer.
  2. Klik voor het invullen van een reeds aangemaakte snelinvoer op de naam.
  3. Klik op meer... voor meer opties en het aanmaken van een nieuwe snelinvoer.

De verschillende opties in het dashlet Snelinvoer

Snelinvoer_screenshot_2.png
  1. Klik op de naam van een bestaande snelinvoer om componenten in te voeren.
  2. Via "Instellingen" kun je de snelinvoer wijzigen.
  3. Klik op het kruisje om de snelinvoer te verwijderen.
  4. Via "Nieuwe snelinvoer" kun je een nieuwe snelinvoer aanmaken.

Deze opties worden hieronder toegelicht.

Snelinvoer invullen

Dit scherm toont de verschillende medewerkers in het bedrijf. Je kunt extra uren en dagen toevoegen door te klikken en het aantal in te voeren.

Als je nog niet op opslaan hebt geklikt kun je met één druk op de knop alle ingevoerde mutaties in de snelinvoer wissen. Hiervoor gebruik je de knop "Wijzigingen ongedaan maken". Nu zijn alle ingevoerde mutaties verwijderd (mits je dus niet op opslaan hebt gedrukt).

Indien je wel op opslaan hebt gedrukt en alsnog een mutatie wilt verwijderen dan dient dit handmatig op medewerkersniveau te gebeuren. De snelinvoer is alleen bestemd voor de invoer van variabele looncomponenten. Als de loonrun gedraaid is zal de template niet meer gevuld zijn met mutaties maar leeg zijn.

Let op! Wanneer een komma als teken wordt ingegeven, zal deze niet worden getoond. Enkel punten worden ondersteund als teken.

Filter in snelinvoer

Wanneer je met de muis over de kolom "Nr" of "Naam" gaat verschijnt er een pijltje waarmee de kolom kan worden gesorteerd. Zo kan er alfabetisch of op nummer worden gesorteerd:

 

Bij de overige kolommen kan de filteroptie worden gebruikt om kolommen te verwijderen of terug te plaatsen door ze aan of uit te vinken:

 

Tevens kunnen de kolommen worden versleept, zodat er een eigen volgorde gekozen kan worden.

 

Snelinvoer aanpassen

Snelinvoer_screenshot_4.png


Indien je een bestaande snelinvoer wilt wijzigen kun je hier aanvinken welke componenten je wilt zien en invullen bij de bestaande snelinvoer. Dit kunnen zowel uur- als looncomponenten zijn.

Dit overzicht kun je vinden via loonopdracht -> Snelinvoer. Als je op de tandwieltjes klikt, krijg je deze pop up.

Nieuwe snelinvoer: loon- en urencomponenten

  1. Vul een naam in voor de snelinvoer.
  2. Vink "Dagen invoeren" aan indien je de dagen in de snelinvoer wilt meenemen.
  3. Selecteer de uren- en looncomponenten die je in de snelinvoer wilt gebruiken.
  4. Klik op "Medewerker Filter" indien je een medewerkersfilter wilt toevoegen.

LET OP!
Bij het gebruik van looncodes 9970 t/m 9983 en urencodes 9300 t/m 9950 gaat de berekening en uitbetaling van de resterende verlofuren verkeerd bij het uit dienst melden van de medewerker.
Indien één van de bovengenoemde codes gebruikt wordt in de periode dat een medewerker uit dienst gaat dan wordt eerst het openstaande saldo in het verlofdashlet verrekend en vervolgens pas de code verwerkt in het dashlet.

Voorbeeld:
Een medewerker gaat op 30 november uit dienst. Hij heeft nog 20 openstaande verlofuren in zijn verlofdashlet, maar er wordt in deze periode ook nog 15 uur op urencode 9399 (Opname Verlof Uren Groep 1) ingegeven.

Wat je wilt zien:
5 uur uitbetaald (20 - 15 uur opname) op de laatste loonstrook en verlofsaldo op strook en in verlofdashlet op 0,00.

Wat er gebeurt:
20 uur uitbetaald op de laatste loonstrook en verlofsaldo op strook en in dashlet op -15,00 (0 - 15 uur)

Dit kan je voorkomen door:
1. Handmatig een verlofopname in het verlofdashlet van de medewerker te doen en de loon- of urencode niet te gebruiken. Verlof aanvragen, goedkeuren en signalen
2. De loon- of urencode toevoegen in de periode vóór dat de medewerker uit dienst gaat. Mogelijk forceert dit wel een TWK (afhankelijk van in welke periode je zit).

 

Nieuwe snelinvoer: Medewerker Filter

Snelinvoer_screenshot_5.png
  1. Hier kun je een filter toevoegen voor de medewerkers waarvoor deze snelinvoer geldig is. Je kunt filteren op afdeling, kostenplaats, manager, contract type, functie, in- of uitdienst status en wel/geen rooster van de medewerker.
  2. Wanner alles goed staat klik je op Opslaan.

 

Snelinvoer: mutaties terugzien

Om de snelinvoer-mutaties van eerdere periodes terug te kunnen zien dien je eerst de periode terug te zetten (1) en vervolgens op de Snelinvoer te klikken. Daar kun je een filter (2) instellen om tevens de medewerkers die in die periodes uitdienst (3) zijn gegaan terug te kunnen zien.

 

Snelinvoer_uitdienst.jpg

 

Foutmelding: Een mutatieformulier met dezelfde kolom(men) is open

 

Per periode kan er van elk snelinvoer formulier maar één verstuurd worden. Het kan voorkomen dat de klant het snelinvoer formulier heeft ingevuld en op 'Opslaan' heeft geklikt, vervolgens wordt eenzelfde formulier gestart en dan komt de volgende melding in beeld:

''Een mutatieformulier met dezelfde kolom(men) is open. Deze moet gesloten worden voordat u een nieuw formulier met deze kolommen instuurt. ''

Om deze foutmelding op te lossen moeten de opgeslagen formulieren worden verwijderd, of alsnog worden verzonden. Zowel de klant login als de accountant kunnen deze formulieren verwijderen onder het tabje 'Opgeslagen'.

 

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk