De payroll workflow in Nmbrs bepaalt welke stappen automatisch of handmatig worden uitgevoerd tijdens het salarisverwerkingsproces. Met de Payroll Workflow instellingen op het tabblad Instellingen kunt u workflows maken en beheren voor al uw klanten (debiteuren). Deze instellingen bieden flexibiliteit en efficiëntie door standaardprocessen te automatiseren of te plannen.

Nieuwe Payroll Workflow Instellingen Aanmaken

1. Klik op 'workflow instellingen’
2. Klik op ‘Nieuwe workflow instellingen toevoegen’
3. Naamgeving en Error-Email
   • Geef de workflow een unieke naam die u later kunt selecteren op bedrijfsniveau.
   • Voer een e-mailadres in voor foutmeldingen; bij een error ontvangt deze persoon een signaal. Dit adres kunt u later aanpassen.
4. Opslaan
   Klik op Opslaan om de basisworkflow op te slaan.

Tracks Bewerken en Acties Configureren

Klik op Tracks bewerken om acties toe te voegen en in te stellen binnen de workflow.

Acties Instellen

1. Activeren van Acties
   • Klik op een actie om deze te activeren.
   • Geactiveerde acties worden lichtgekleurde, aangevinkte elementen in de workflow.
2. Automatisch of Handmatig Uitvoeren
   • Automatisch: Vink de optie aan om de actie automatisch te laten uitvoeren.
   • Handmatig: Laat de optie uitgevinkt. De actie verschijnt in de workflow takenlijst en moet handmatig worden uitgevoerd.
3. Actievolgorde Instellen
   • Kies na welke actie de huidige actie moet plaatsvinden (bijvoorbeeld na de Run aanvraag of Run lock).
   • U kunt ook starten bij het begin van de periode.
4. Uitvoeringstiming

   • Geef aan na hoeveel dagen de actie moet plaatsvinden of kies Direct om de actie direct na de vorige stap uit te voeren.
     Let op: Hoewel het technisch mogelijk is om een automatische taak van meer dan 30 dagen in te stellen, adviseren wij om hier terughoudend mee om te gaan bij maandelijkse workflows.

     Wanneer een actie (zoals het zichtbaar maken van de loonstroken) meer dan 30 dagen na de start van de workflow wordt gepland, kan deze datum overlappen met de workflow van de volgende periode. Dit kan leiden tot situaties waarin acties van de oude maand nog uitgevoerd moeten worden terwijl de nieuwe maand al is gestart. Om een zuivere scheiding tussen de periodes te behouden en onverwachte automatiseringen te voorkomen, is het raadzaam de timing binnen de 30 dagen te houden.

5. Signaal Verzenden
   • Selecteer of er een notificatie moet worden verzonden na het voltooien van de actie.
   • Wijs contactpersonen toe die het signaal moeten ontvangen. Zie onze handleiding "Contactpersonen aanmaken" voor meer informatie.
6. Opslaan
   Klik op Opslaan om de instellingen te bevestigen.

Workflow Aanpassen op Bedrijfsniveau

De actieve acties worden standaard opgenomen in de workflow. Op bedrijfsniveau kunt u deze aanpassen:

• Verwijder acties die niet van toepassing zijn op een specifiek bedrijf, zoals medewerkerslogin of integratie-instellingen, indien deze niet nodig zijn.