Inplannen loonaangifte & pensioenaangifte in de payroll workflow

Bij het plannen van acties in de payroll workflow, zoals het aanmaken van de loonaangifte of pensioenaangifte, is het cruciaal om te zorgen dat deze tijdig wordt uitgevoerd. De loonaangifte moet altijd aangemaakt en verzonden zijn vóór de start van een nieuwe periode om te voorkomen dat de payroll workflow vastloopt en automatische acties die nog gepland staan niet meer worden uitgevoerd. 

 Belangrijke Overwegingen

  1. Planningsafhankelijkheid

    • Kies een planning die niet “uit de maand valt”. Een instelling van 30 dagen na run-lock werkt in februari niet, omdat er dan minder dan 30 dagen in de periode zitten. 

  2. Automatisch versus Handmatig

    • Je kan per actie in de payroll workflow kiezen of die automatisch wordt uitgevoerd. Het plannen van de payroll workflow in 1 maand is dus vooral cruciaal als er nog veel automatische acties volgen.
  3. Na vorige actie versus na begin periodeJe kan kiezen om de automatische actie uit te voeren een x aantal dagen na het begin periode of een x aantal dagen na een vorige actie. Kies je voor voor de optie 'na vorige actie' dan kunnen de automatische payroll workflow acties onderbroken worden als iemand een handmatige actie uitvoert. Als voorbeeld: De run wordt automatisch gedraaid, maar er is een TWK nodig, dan zorgt het draaien van die TWK er voor dat de volgende automatische actie in de payroll workflow niet wordt uigevoerd. 
  •  

Instelling voor de Payroll workflow om de Loonaangifte in de Volgende Periode te versturen.

Als je wilt dat een loonaangifte wordt aangemaakt en verzonden in de periode na de run, kunt u de payroll workflow als volgt configureren:

  1. Tijdelijke Uitschakeling Automatische payroll workflow

    • Zet de automatische instelling voor de loonaangifte tijdelijk uit.

  2. Volgende Periode Voorbereiden

    • Draai de run voor de volgende periode (of wacht tot de automatische workflow dit heeft gedaan).
    • Hiermee zorg je dat de periode van de loonaangifte achterloopt op de salarisrun (bijvoorbeeld: run periode 11 op 20 november, loonaangifte periode 10 op dezelfde dag).

  3. Automatische Payroll Workflow Hervatten

    • Zet de automatische instelling voor de loonaangifte weer aan, bijvoorbeeld 1 dag na run.

  4. Resultaat

    • De loonaangifte voor de huidige periode wordt correct aangemaakt in de eerstvolgende periode en verzonden, en de payroll workflow loopt soepel door. Hiermee zorg je ervoor dat de loonaangifte en eventueel de pensioenaangifte altijd automatisch de eerstvolgende periode wordt aangemaakt en verzonden.

Aanvullende Tips

  • Signalen: Stel signalen in zodat iedereen op de hoogte is van de voortgang. Dit zijn signalen die je kan instellen op bedrijfsniveau bij de payroll workflow instellingen. Dit is dus geen onderdeel van de HR-signalen.  
  • Maandlengte: Houd rekening met kortere maanden bij het plannen van dagen (bijvoorbeeld februari).

 

last update:

Opmerkingen