Payroll workflows

De payroll workflow in Nmbrs bepaalt welke stappen automatisch of handmatig worden uitgevoerd tijdens het salarisverwerkingsproces. Je kunt kiezen uit drie standaardworkflows of een eigen payroll workflow instellen via het tabblad Instellingen op bedrijfsniveau.. Met de payroll workflow kan je verschillende taken automatiseren, zoals de salarisrun, de loonaangifte, journalposten export en de pensioenexport. Hieronder worden de drie standaard workflows beschreven: Standaard, Standaard met run aanvraag en Standaard automatisch. Naast de payroll workflow zijn er ook de HR workflows waarmee je HR processen kan automatiseren.

De Payroll Workflow in Nmbrs biedt dus een efficiënte manier om salarisactiviteiten per periode te plannen, beheren en uitvoeren. Je kunt bepaalde taken automatiseren, signalen instellen en een overzicht bijhouden van de status van de salarisverwerking. Voor accountants is er een handig overzicht beschikbaar om de voortgang van klanten te monitoren.

Belangrijkste Functionaliteiten

  • Periodegebonden activiteiten plannen en uitvoeren
    Je bepaalt welke salarisactiviteiten moeten worden uitgevoerd en wie notificaties ontvangt wanneer een taak is voltooid.
  • Overzicht van salarisverwerking
    Beheer de status van salarisactiviteiten voor meerdere klanten via het Payroll Workflow-tabblad te vinden in de linkerbalk.

Workflow Instellen

  1. Ga naar het tabblad Instellingen op bedrijfsniveau.
  2. Kies een van de standaard workflows.
  3. Klik op Opslaan om de workflow te activeren.
  4. Wat als de vinkjes of het envelopje ontbreken.

 

1. Standaard Workflow

Geschikt voor bedrijven die acties willen plannen en handmatig uitvoeren.

  • Salarisrun: Handmatige verwerking, waarna opvolgende acties worden gepland.
  • Acties:
    1. Documentviewer en medewerkerslogin zichtbaar maken; signalen worden verzonden.
    2. Salarisrun vergrendelen (handmatig).
    3. Loonaangifte en pensioenaangifte aanmaken (gepland na run lock).
    4. Na het aanmaken van de aangifte: handmatig verzenden, gevolgd door een signaal naar het bedrijf.

2. Standaard met Run Aanvraag

Ideaal voor bedrijven die zelf runs aanvragen en verwerking overlaten aan de salarisverwerker/accountant.

  • Proces:
    1. Run aanvragen: De klant voert deze actie uit.
    2. Salarisrun verwerken en controleren: Handmatig uitvoeren.
    3. Output controleren: Hierna wordt een signaal verzonden en de documentviewer zichtbaar gemaakt.
    4. Medewerkerslogin zichtbaar maken en run vergrendelen (automatisch na eerdere stappen).
    5. Loonaangifte en pensioenaangifte aanmaken en handmatig verzenden.
    6. Na verzending van de aangifte: signaal naar het bedrijf.

3. Standaard Automatisch Workflow

Voor bedrijven die zoveel mogelijk automatiseren, met uitzondering van het verzenden van aangiftes.

  • Automatisch Verloop:
    1. Salarisrun: Automatisch verwerkt 10 dagen na periodeaanvang; signalen worden verzonden.
    2. Documentviewer en medewerkerslogin: Zichtbaar na verwerking; signalen worden verzonden.
    3. Salarisrun vergrendelen: Automatisch.
    4. Loonaangifte en pensioenaangifte aanmaken: Automatisch gepland.
    5. Verzenden van loonaangiftes en pensioenaangiftes: Handmatig uitvoeren; signaal wordt verzonden naar het bedrijf

4. Wat als de vinkjes of het envelopje ontbreekt

Indien het niet mogelijk is om na de run de optie "zichtbaar maken van de medewerkerlogin" aan te vinken dan zul je eerst bij de payroll workflow instellingen moet controleren of deze actie actief staat. Controleer hierin of het zichtbaar maken van de medewerkerlogin actief staat.

Hetzelfde geldt voor het versturen of aanmaken van de export (loonaangifte - pensioenaangifte). Als het envelopje of het plusje ontbreekt dan staan de acties voor het aanmaken en/of versturen uit in de payroll workflow instellingen. 

 

5. Overzicht van alle mogelijke acties in een payroll workflow

Deze acties worden meestal uitgevoerd door de klant of een iemand met toegang tot het invoeren van mutaties. Hier volgen alle acties die mogelijk zijn in een payroll workflow. Er kunnen door de gebruiker geen extra acties/taken worden toegevoegd aan de payroll workflow

  1. Salarismutaties ingevoerd:

    • Geeft een overzicht van alle ingevoerde salarismutaties door de klant of accountant.

  2. Salarismutaties controleren:

    • Controleer de ingevoerde mutaties voordat de salarisverwerking begint.

  3. Salarisrun aanvragen:

    • Na controle van de mutaties kan de klant de salarisrun aanvragen. Dit zet de salarisverwerking in gang.

Run-acties

Deze acties worden (automatisch) uitgevoerd tijdens de salarisverwerking.

  1. Salarisrun verwerken:

    • Voer de salarisrun uit voor de huidige periode.

  2. Salarisoutput controleren:

    • Controleer of de verwerkte gegevens juist zijn.

  3. Zichtbaar maken documentviewer:

    • Maak salarisdocumenten zichtbaar in de documentviewer.

  4. Zichtbaar maken medewerkerlogin:

    • Maak loonstroken zichtbaar voor medewerkers via hun medewerkerlogin.

  5. Journaalposten verzenden:

  6. Salarisrun vergrendelen:

    • Vergrendel de salarisrun (run lock) om verdere wijzigingen te voorkomen.

Loonaangifte-acties

Deze acties zorgen voor het aanmaken, controleren en verzenden van de loonaangifte.

  1. Loonaangifte aanmaken:

    • Genereer de loonaangifte voor het bedrijf.

  2. Loonaangifte controleren:

    • Controleer de aangemaakte loonaangifte. Deze actie kan ook door de klant worden uitgevoerd via de documentviewer.

  3. Loonaangifte verzenden:

    • Verstuur de loonaangifte naar de Belastingdienst.

Pensioen-export/ Pensioenaangifte-acties

Deze acties zorgen voor het aanmaken, controleren en verzenden van de pensioenaangifte.

  1. Pensioenaangifte aanmaken:

    • Genereer de pensioenaangifte voor het bedrijf.

  2. Pensioenaangifte controleren:

    • Controleer de aangemaakte pensioenaangifte.

  3. Pensioenaangifte verzenden:

    • Stuur de pensioenaangifte naar de pensioenuitvoerder (bijvoorbeeld SPAWW of UPA PMT).

 

Video's

last update:

Opmerkingen