1. Introductie Bedrijf en medewerkers

Dit is een introductie om kennis te maken met Nmbrs®. Dit artikel helpt je in 20 minuten je eigen bedrijf in Nmbrs® in te richten en de eerste loonstrook te berekenen. Per categorie zorgen we er voor dat een standaard regeling snel ingericht is. Verdere verfijning van arbeidsvoorwaarden worden in het implementatie programma behandeld en kunnen achteraf zonder extra inspanningen worden toegevoegd.

Weet je al zeker dat je Nmbrs wilt gebruiken dan kun je het programma op http://nmbrs.com/nl/business-startup volgen.

Bij elke categorie staan we stil bij eventueel verschillende manieren van toepassen en krijg je tip en trucs om te bepalen wat op dit moment de meest efficiënte methode is. 

1.0 Registreer een nieuw bedrijf

(1 min)

Open je Free Trial, log in en ga naar "Explorer" (1). Klik op "+" rechts naast bedrijf (2). Kies bij type periode of er per maand, 4 weken, of per week een salaris betaling plaatsvindt en klik op opslaan (3).

 

 

 

 

2.0 Bedrijfsinstellingen

(3 min)

Klik op "Explorer"(1) , selecteer het nieuwe bedrijf (2) en klik op "meer" (3) zoals hieronder aangegeven.

Vanuit dit scherm is het gemakkelijk door de instellingen van het bedrijf te gaan, alle categorieën staan daarna onder elkaar.

 

Vul de bedrijfsgegevens zo volledig mogelijk in bij de categorieën "Informatie bedrijf" (1) "Contactpersoon" en "Loonheffing". Klik op "bewerken" in het betreffende dashlet (2) en vul de gegevens in, in de pop up en klik op opslaan (3).

Opmerking bij "Contactpersoon" 
Dit is de persoon die per email op de hoogte wordt gesteld van de verrichte taken tijdens de salarisverwerking en HR-signalen. Bij de uiteindelijke implementatie zullen we hier op terug komen.

Opmerking bij "Loonheffing"
- Verwijder de demo loonheffingsnummers met het kruisje rechts
- Vul bij het nieuw ingevoerde loonheffingsnummer als "Tijdvak" in of u per maand of 4 weken de loonaangifte indient.
- De checkbox "Aanmaken EDM" gebruik je uitsluitend wanneer deze verplichting is opgelegd door de fiscus. Bij uitzondering wordt gevraagd voor elke medewerker eerstedagsmelding te doen, veelal na een vergrijp.
- "Laatste Volgnummer", vul hier het laatste volgnummer van de laatst ingediende loonaangifte in. Meer informatie over laatste aangifte en gerelateerde aandachtspunten worden hierna besproken. 

 

2.1 "Bedrijf instellingen" (Salaris Instellingen)
(3 min)

 

Naast de hierna genoemde instellingen bevat deze pop-up geavanceerde instellingen, die hoeven nu niet veranderd te worden.

Opmerking bij "Huidige periode" en "Startperiode"
De start van een bedrijf kan bij Nmbrs in 3 categorieën vallen;

1. Er is gedurende het jaar een nieuw loonheffingsnummer afgegeven door de fiscus. Kies dan bij "Huidige periode" en "Startperiode" de eerst periode waarover aangifte gedaan dient te worden. Ook als de eerste periode(n) geen waarden bevatten om aangifte over te doen, start u vanaf deze periode. Voor deze "lege" periode(n) ga je later een nul-aangifte versturen vanuit Nmbrs®.

2. De administratie van het huidige jaar wordt "omgezet" naar Nmbrs®. In dit geval moet de eerder verwerkte administratie voor het huidige jaar worden "nagebouwd" in Nmbrs®. De administratie in Nmbrs® dient te beschikken over exact dezelfde waarden die eerder vanuit een andere applicatie naar de fiscus zijn verstuurd. Dit is nodig om later nog correcties in te kunnen dienen en juiste totaalwaarden aan het eind van het jaar te kunnen realiseren. Kies in dit geval bij "Huidige periode" en "Startperiode" de eerst periode waarover aangifte gedaan is gedaan voor het huidige jaar. Dit is vrijwel altijd 1-20XX.

Later zullen we nog terugkomen op de details van het "nabouwen".

3. Er wordt vanaf het volgende aangiftejaar pas daadwerkelijk vanuit Nmbrs® loonaangifte ingediend. In deze situatie maakt het niet uit welke "Huidige periode" en "Startperiode" worden gekozen, neem wel dezelfde periode. Vanaf de gekozen periode kunnen proefverwerkingen worden gedaan om te zien of Nmbrs® overeenstemt met de huidige administratie/applicatie. Houdt er rekening mee dat de ingevoerde data later niet meer voor komt in de historische data van de administratie. Wanneer wordt gestart met de werkelijke administratie wordt de startperiode op 1-20XX gezet en is de historie niet meer beschikbaar in bijvoorbeeld overzichten.

Opmerking bij "Startperiode facturering" en de checkbox "Testbedrijf"
- Bij "Startperiode facturering" kies je de eerste periode waarvoor daadwerkelijk loonaangifte wordt gedaan. Vanaf die periode worden de medewerkers geteld voor de facturering en is er de mogelijkheid de loonaangifte werkelijk te versturen.
- De checkbox "Testbedrijf" zorgt ervoor dat er nog geen email signalen worden uitgestuurd en geautomatiseerde taken worden nog niet uitgevoerd. Selecteer deze optie voor de "Hands-on" tutorials niet.

 

2.2 "Fulltime Rooster" (Salaris Instellingen)
(1 min)

Bij het registreren van een bedrijf wordt automatisch een fulltime rooster van 40 uur ingevuld. Mocht er een ander fulltime-rooster van toepassing zijn dan kan dat hier aangepast worden.

Het rooster in Nmbrs® is "slechts" een arbeidspatroon gebruik dit niet om de werkelijke realisatie van uren te registreren. Bij in- en uitdiensttredingen wordt op basis van dit rooster de parttime-factor naar rato berekend.

Worden er voor verschillende medewerkers verschillende arbeidsvoorwaarden gevoerd, waarbij het fulltime aantal uren anders is, dan komen we hier bij de implementatie op terug.

 

2.3 "SVW Tabel" (Salaris Instellingen)
(3 min)

Jaarlijks, of bij aanvang, verstrekt de fiscus een beschikking met daarin de gedifferentieerde premiepercentages werkhervattingskas. Deze brief bevat ook het sectornummer. Dit zijn de enige loonheffingsinstellingen die je als gebruiker zelf beheert/controleert. Zie hieronder voor de 3 manieren waarop je met deze percentages om kunt gaan.

1. Geen eigen risicodrager en geen inhouding bij de medewerker. Klik op bewerken en vul alleen de sector, risicogroep en CAO in en klik op opslaan. Na het opslaan zijn de standaard premies zichtbaar bij de instelling.

Wanneer deze premies overeenkomen met de beschikking is verdere aanpassing niet nodig. Wanneer de percentages niet overeenkomen pas deze dan alsnog aan door opnieuw op bewerken te klikken. Vul alleen de velden "gediff. WGA wg", "gediff. WGA flex wg" en "Zw wg" met de juist percentages.

2. Geen eigen risicodrager maar wel inhouding bij medewerker. Klik op bewerken en vul sector, risicogroep en CAO in. Vul de velden "gediff. WGA wg/wn", "gediff. WGA flex wg/wn" en "Zw wg" met percentages. Maximaal mag 50% van de premie WGA worden ingehouden bij de medewerker. Wanneer de premie uit afbeelding van 0,37% 50/50 wordt verdeeld, dan is de premie voor wg en wn 0,185%. 

3. Eigenrisicodrager voor één of beide (gediff. WGA/ZW). 

Het is goed mogelijk dat het op het moment van starten de SVW informatie niet direct voor handen is. Volg dan optie 1 en kies "sector, risicogroep en CAO" voor zover bekend. De SVW tabel instellingen later alsnog aangepast worden.

 

2.4 "Reserveringen" (Salaris Instellingen)
(4 min)

Klik op "+ Nieuwe reserveringen toevoegen" om een reservering aan te maken.

Een voorbeeld van een reservering is vakantiegeld. 

Opmerking bij "Nummer"
- Reservering nummer 1 zal worden meegenomen onder de noemer vakantiegeld in de loonaangifte naar de fiscus. Wanneer ook een 13de maand of andere extra uitkering van toepassing zijn, registreer deze dan onder de nummer 2.

Opmerking bij "Start Periode" en "Eind Periode"
- Zorg dat de totale periode vanaf "start periode" tot "eind periode" precies één jaar omvat bij jaarlijkse uitbetaling. Wanneer deze periode afloopt maakt Nmbrs® een nieuwe instelling aan voor de volgende periode van een jaar. Als de "start periode" van deze reservering vóór de "start periode" van het bedrijf ligt wordt over die perioden niet gereserveerd. Eventueel opgebouwde vakantiegeld-saldi voor deze perioden zullen we later eenmalig toevoegen. 

Opmerking bij "Betaalwijze"
- De meest gebruikelijke betaalwijze is "Einde periode". Op medewerker niveau kan per medewerker van deze betaalwijze worden afgeweken. Kies nu voor "Einde periode". Bij de werkelijk implementatie kunnen we dit aanpassen naar andere betaalwijzen.

Opmerking bij "Uitbetaling elke periode belast tegen tabel"
- Aangeraden wordt deze instelling geselecteerd te laten. Deze instelling zorgt ervoor dat wanneer de betaalwijze "elke periode" (bij het bedrijf of medewerker) is geselecteerd het "tabel tarief" wordt toegepast voor de loonheffingen. Dit is het meest "voordelige" voor de medewerker en verminderd verschillen bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting.

 

3.0 Maak een medewerker aan
(4 min)

Selecteer het bedrijf en klik daarna op het "+" icoontje om de wizard "nieuwe medewerker" te openen.

Sla "Default medewerker" over en vul alle velden zo volledig mogelijk in. Klik eventueel onderaan op "Meer contactgegevens" om verder aan te kunnen vullen. Klik op "Next".

Vul ook de dienstverband gegevens zo volledig mogelijk in. In geval van een overstap naar Nmbrs® is de medewerker al eerder in dienst getreden. Vul voor nú echter de eerste dag van de eerste periode in zoals in het voorbeeld. Op later moment kan bij de medewerker deze datum van indiensttreding aangepast worden naar de werkelijke datum. Functie/Manager/Afdeling/Kostenplaats kunnen mogelijk op basis van demo gegevens al worden ingevuld, ook hier komen we later op terug. Klik op "Next".

Vul ook stap 3 "Salaris en rooster" zo volledig mogelijk in. Zorg ervoor dat voor deze introductie in ieder geval een medewerker mét rooster is ingevoerd. Sla "Vaste looncomponenten" over en klik op "Next".

Opmerking bij "Rooster", Fulltime/Parttime medewerker of Per uur betaald
- Fulltime/Parttime medewerker. Vul het rooster in voor de medewerker. Het totaal aantal uren van dit rooster per 2 weken wordt gedeeld door het fulltime rooster van het bedrijf voor de deeltijdfactor. In dit voorbeeld; 80/80=1.

- Medewerker wordt per uur betaald
Vul in dit geval voor elke dag 0 uur in. 

Opmerking bij "Salaris" en "Salaristabel"
-
Vul één van de velden onder salaris of de salaristabel in.
- Alle combinaties van het rooster en salaris zijn mogelijk.

De meest praktische combinaties zijn als volgt: 

- Fulltime/Parttime medewerker, kies dan "Bruto Salaris Fulltime" en vul een volledig brutosalaris van 1 periode in.

- Medewerker wordt per uur betaald, kies dan "Bruto Uurloon" en vul het bruto uurloon in.

Opmerking bij "Jaarloon BT"
Vul hier het fiscaal jaarloon van het voorgaande jaar in voor het bepalen van het percentage bijzonder tarief. (Het percentage bijzonder tarief is het percentage loonheffingen dat wordt toegepast op eenmalige betalingen, overwerk/vakantiegeld/bonus. Dit bedrag is terug te vinden op de laatste loonstrook van het jaar of de jaaropgave. Via Google is veel te vinden over relevante inschatting van het jaarloon BT wanneer de waarde niet voor handen is.)

De laatste stap van de wizard "Nieuwe medewerker" is gericht op HR gerelateerde actiepunten. Deze kunnen worden overgeslagen omdat deze niet relevant zijn voor de introductie.

Klik op "Finish". Klik op de knop "Naar medewerker".

 

4.0 De eerste loonstrook
(1 min)

De medewerker is bij deze aangemaakt, de administratie is nu gereed om een salarisverwerking te doen.

In Nmbrs® is voor het draaien van een run al een interactieve loonstrook te zien bij de medewerker, onder het kopje loonstroken.

Op de zogenoemde "Interactieve loonstrook" is het resultaat te zien voor de eerst komende betaling. (Mits er geen wijzigingen in het verleden zijn gedaan voor deze medewerker)

Deze functionaliteit heet "Interactieve loonstrook" omdat veel van de velden op de loonstrook kunnen worden aangepast door er op te klikken. Wijzigingen worden dan op dezelfde wijze opgeslagen als wanneer de gebruiker naar de "Instellingen" tab zou gaan. Op de instellingen tab kunnen op de "detailpagina's" gegevens worden gewijzigd die alleen betrekking hebben op deze medewerker.

Je kunt nu verder gaan met stap "2. Introductie Salarisverwerking" om een volledige salarisverwerking voor deze medewerker te doen.

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk