2. Introductie Salarisverwerking

Dit is een introductie om kennis te maken met de salarisverwerking in Nmbrs®. Dit artikel helpt je binnen 15 minuten je eerste salarisrun te verwerken. Voor deze tutorial is minimaal één bedrijf en bijbehorende medewerker benodigd. Volg "1. Introductie Bedrijf en Medewerkers" voor het aanmaken van een bedrijf en een medewerker.

Weet je al zeker dat je Nmbrs wilt gebruiken dan kun je het programma op http://nmbrs.com/nl/business-startup volgen.

1.0 Workflow overzicht 
(2 min)

Ga naar "Explorer" kies het bedrijf. Klik op de tab "Loonopdracht" bij dit bedrijf.

Klik op het ">" icoontje zoals hieronder aangegeven. Door te klikken op het blokje van de periode wordt de eerst uit te voeren actie geopend. In dit geval de eerste actie "Loonopdracht".

De tab "Workflow" in de balk links is hetzelfde overzicht als "Loonopdracht" bij het bedrijf. De "Workflow" geeft je alleen het overzicht van alle beschikbare bedrijven in Nmbrs. Omdat er nu slechts één bedrijf beschikbaar is werken we op het bedrijfsniveau.

1.1 Loonopdracht
(1 min)

De "Loonopdracht" pop-up is nu geopend en geeft de mogelijkheid 1 periode te runnen, of meerdere. Ook is het hier mogelijk de run-controle uit te zetten.

Opmerking bij "Run t/m periode"
- Met de optie "Run t/m periode" kunnen meerdere periode in 1 keer berekend.

Opmerking over een correctie
- Correcties worden automatisch door Nmbrs® getraceerd. Wanneer er wijzigingen in het verleden zijn gedaan (correcties) geeft de pop-up je de optie alleen de correcties te berekenen of de correcties inclusief de actuele periode. De salarisdocumenten (Loonstroken etc.) zijn in beide gevallen duidelijk per periode gesplitst.

 

1.2 Medewerkers
(1 min)

Standaard worden alle medewerkers geselecteerd. Het is mogelijk slechts een selectie van de medewerkers mee te nemen in deze verwerking. (In dat geval zijn er voor één periode meerdere betaalbestanden, journaalposten etc.)

Selecteer alle medewerkers en klik op doorgaan.

 

1.3 Runcontrole
(1 min)

Nmbrs® probeert het doen van de salarisadministratie zo gemakkelijk mogelijk te maken. Daarom doet Nmbrs® bij elke run een zeer uitgebreid run-controle. Het resultaat van run-controle is te zien in de pop-up, maar wordt ook opgeslagen om ná de verwerking in te zien. Klik hier om te zien op welke punten Nmbrs® automatisch controleert.

Wanneer de eerdere instructies zijn gevolgd krijg je alleen groene en blauwe meldingen. Wanneer er gele of rode meldingen zijn is het tóch mogelijk een berekening te doen. Bij een "Fout" (rode) melding zal later in het verwerkingsproces een probleem optreden, een "Waarschuwing" (geel) kan leiden tot een probleem of onbedoelde situatie. 

Klik op "Run!".

Opmerking bij eventuele fout of waarschuwing
- Tijdens deze tutorial gaan we ongeacht de meldingen verder. Normaliter dienen fouten en waarschuwing opgelost te worden alvorens verder te gaan met de verwerking.

 

1.4 Op de achtergrond runnen
(1 min)

Direct nadat op "Run!" wordt geklikt sluit de pop-up en wordt de verwerking gestart. Een grote run kan wat langer duren en kan daarom op de achtergrond gerund worden. Zo is het mogelijk alvast door te werken met iets anders.

 

2.0 Resultaat Workflow en Run Info
(3 min)

Nadat de pop-up is gesloten kun je op het pijtje boven "Salarisrun" klikken. Dit geeft een meer gedetailleerd beeld van de voortgang.

Klik op "meer..." om naar de detailpagina van de loonopdracht te gaan. Op deze detailpagina is alle informatie te vinden met betrekking tot deze "run". Per run wordt een regel getoonddie meer informatie bevat.

Aan de rechterkant zijn icoontjes en checkboxen zichtbaar voor de beschikbare acties. Bijvoorbeeld "Medewerkerlogin" en het slotje om de run te vergrendelen. Deze acties komen overeen met het overzicht met de gekleurde blokjes die we zojuist hebben gezien.

 

Aan de linkerkant vind je informatie over status en periode, klik hierop om te zien wie deze run heeft uitgevoerd en hoelang dit heeft geduurd.

Één run kan:


- Een gedeelte van een periode bevatten, wanneer niet alle medewerkers zijn geselecteerd voor de verwerking.


- Één periode bevatten wanneer het een reguliere totale verwerking is. Ook een correctie over één voorgaande periode is mogelijk.


- Meerdere perioden bevatten wanneer is gekozen voor het berekenen van meerdere perioden in één verwerking. Ook een correctie over meerdere perioden kan in één run worden verwerkt. 

Nmbrs® heeft zelfs de unieke mogelijkheid om, in een aantal gevallen, verschillende runs samen te voegen. Zo kan een correctie later alsnog worden toegevoegd aan de totale verwerking van een eerder berekende periode.

 

2.1 Salarisdocumenten
(2 min)

Mocht de pop-up "Run Info" nog open staan sluit deze dan. Klik daarna op "Salaris documenten"

Klik op het mapje "Run 1" om de zichtbare documenten te tonen. Deze lijst is uit te breiden door op "Zichtbare documenten wijzigen" te klikken. Kijk gerust even rond in deze documenten. Tijdens deze hands-on zullen we niet inhoudelijk ingaan op de documenten. Volgens de gebruikelijke standaarden zijn dit alle benodigde  soorten documenten

 

3 Loonaangifte
(2 min)

 Klik op "Loonaangifte". Er zijn nog geen loonaangiften beschikbaar. De loonaangifte zullen we vanaf de detailpagina aanmaken. Het is ook mogelijk de loonaangifte aan te maken zoals we dat eerder voor de run hebben gedaan. Klik op "+ Loonaangifte".

Nmbrs® houdt zelf  bij welke data er al naar de fiscus is verstuurd en wat nadien de wijzigingen daarop zijn geweest. In het geval van een correctie wordt automatisch de opnieuw aan te leveren periode getoond en opgenomen in de nieuwe loonaangifte. Klik op "Creëer loonaangifte". 

Net als bij de run is nu voor de loonaangifte-periode een regel aangemaakt met details. Ook hier kan op worden geklikt voor meer informatie. Aan de rechterkant kun je op het vergrootglas icoontje klikken om de aangifte te bekijken. Met het envelop-icoontje kan de loonaangifte verstuurd worden.

 

4 Verwijderen
(1 min)

In Nmbrs® is het heel gemakkelijk om opnieuw een verwerking te doen. Alle invoer en mutaties blijven gewoon bestaan bij het verwijderen van run's en aangiften. Na het verwijderen van de run wijzigt de actuele periode automatisch terug naar de vorige periode.

Verwijder de aangifte door op het kruisje te klikken.

Verwijder de run door op het kruisje te klikken aan het eind van de regel.

De actuele periode van het bedrijf is nu weer terug naar de periode waarin het bedrijf is begonnen. In dit geval 2015-1. (Klik eventueel op F5 om het scherm te verversen.)

Je kunt nu verder gaan met de "3. Introductie HR functionaliteiten" om de HR functionaliteiten uit te proberen.

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk