Stap 1 Doelstelling en planning Business

Dit artikel bevat nadere informatie over de inhoud van Stap 1 - Doelstelling en planning uit het implementatieproces.

Na de introductie van Nmbrs® is het belangrijk om de doelstelling en planning van de implementatie vast te leggen. Ook moet een team worden samengesteld dat de implementatie zal uitvoeren, en zullen er verschillende gegevens moeten worden verzameld. Onderaan vind je een sectie met de verschillende implementatietools die gebruikt kunnen worden voor deze eerste stap in de implementatie van Nmbrs®.


Inventarisatie 

Nmbrs® maakt samen met de klant een inventarisatie van omvang, complexiteit en beschikbaarheid. Op basis van de inventarisatie en ervaring kan een inschatting worden gemaakt welk implementatie aanpak het beste resultaat zal opleveren.

Lees de Inventarisatie Implementatie door, en vul deze samen met het Start-up team in.

Inventarisatie van de omvang bedrijven en medewerkers 
Begin met het inventariseren van het aantal bedrijven en medewerkers per bedrijf / per cao. Breng een splitsing aan tussen normale en ''special''.

  • Totaal aantal bedrijven.
  • Totaal aantal medewerkers per bedrijf
  • Splits bij een grote hoeveelheid medewerkers deze op naar bedrijf; bedrijven met 3 of minder werknemers, 4 t/m 10 werknemers, 11 t/m 50 werknemers en meer dan 50 werknemers.
  • Begin met het implementeren van de DGA's; deze zijn relatief snel en eenvoudig te doen.
  • Maak een volgorde van de te converteren bedrijven: begin met een relatief eenvoudige bedrijf en eindig met de moeilijkste.
  • Maak een lijst met ''specials'': medewerkers die niet mee kunnen in het standaard implementatieplan en een eigen conversieplan verdienen. Denk hier bijvoorbeeld aan medewerkers met een 30% regeling of bijzondere toepassing loonheffingen en sociale verzekeringen. Bespreek deze met de salarisadministrateur.

Maak een inventarisatie van de integraties die worden gebruikt
Begin tijdig met een inventarisatie van alle gebruikte integraties, bijvoorbeeld:

  • Boekhoudsoftware (krijgt de klant journaalposten in een specifiek format?).
  • Planning- en/of urenregistratiesoftware.
  • Performance management software.
  • Verzuimsoftware.
  • Andere business tools, zoals Excel of andere rapportagetools.
  • Bepaal de stakeholders.

De keuze voor een nieuw HR – en salarissysteem raakt verschillende stakeholders: uiteraard de HR- en salarisexperts, maar ook de directie, managers en de medewerkers en de accountants verantwoordelijk voor de maandelijkse boekhouding. Gedurende het conversieproject moeten deze stakeholders goed geïnformeerd worden over: de keuze (waarom), de wijze waarop je het project vormgeeft en de voortgang van het project.

Stel een implementatie team samen
Een implementatie is zeker niet iets wat je er even ‘bij doet’; maak hier capaciteit voor vrij. Een goed implementatieteam bestaat uit verschillende disciplines. Laat iemand die niet betrokken is bij het uitvoeren van de implementatie de voortgang van het project bewaken. Het Nmbrs® start-up team zal tevens helpen de planning te bewaken. Mocht bepaalde (salaris)kennis niet beschikbaar zijn overweeg dan het Nmbrs® Up & Go programma en neem contact op met sales of het start-up team.

De rollen die onderdeel uitmaken van het team en benodigd zijn voor een goede implementatie:

  • Opdrachtgever. Neemt de beslissing om naar Nmbrs® over te stappen. Bewaakt de algehele voortgang en dient als aanspreekpunt als de implementatie vastloopt.
  • Projectleider (Optioneel) bewaakt de voortgang van het project, stuurt de mensen aan en communiceert naar de opdrachtgever.
  • Salarisspecialist(en). Kennen het systeem en arbeidsvoorwaarden en controleren of deze correct kunnen worden verloond in Nmbrs®. Wij raden aan dat salarisspecialist de training Salaris met Nmbrs® Business en Implementatie Nmbrs® Business heeft gevolgd.
  • HR-professional. Communiceert de overstap zowel intern als extern. Medewerkerscommunicatie is heel belangrijk, maar intern draagvlak eveneens. Wij raden aan dat HR-specialist de training HR met Nmbrs® Business heeft gevolgd. 

Planning

Op basis van de Inventarisatie en de te volgen trainingen adviseren wij een planning van implementatie vast te leggen. Het Nmbrs® start-up team gebruikt hiervoor een project management tool waarin de verschillende onderdelen aan bod komen. In de planning wordt rekening gehouden met de activiteiten, de randvoorwaarden en de verschillende fasen die nodig zijn voor een succesvolle implementatie van Nmbrs®. Het doel van de start-up planning is je bedrijf te kunnen verlonen in Nmbrs® volgens de gamaakte doelstelling en planning. Hiertoe dient een definitieve implementatie te hebben plaatsgevonden van de (salaris-) stamgegevens van de bedrijven en medewerkers vanuit het vorige salarispakket naar Nmbrs®. Dit dient op zo te gebeuren dat de salarisadministrateurs de geselecteerde bedrijven/medewerkers kunnen verwerken zonder (veel) aanvullende controles en/of aanpassingen.


Implementatietools

In de Inventarisatiechecklist kun je alle inrichtingsvragen rondom de payroll- en HR-administratie kwijt, zodat je een beeld krijgt van alle voor de implementatie benodigde gegevens.   

Met de Nmbrs® Implementatiekostencalculator kun je een schatting maken van de kosten die je moet maken om een bepaald aantal bedrijven/medewerkers te converteren naar Nmbrs®.

Alle stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk