Implementatie Kickstart | Business

Het starten met Nmbrs klinkt als een groot project, maar met onderstaand stappenplan en hulp van ons Startup team gaat dit eenvoudig én snel.

Laat je de inrichting toch liever over aan een expert? Daarvoor hebben wij het 'Up&Go'-traject.

Stap 1 Training

Voordat je gaat beginnen met Nmbrs adviseren wij om gebruik te maken van onze trainingsmogelijkheden. Daarom zit er bij de aanschaf van de Kickstart deze 2 trainingen inbegrepen:

Ben jij verantwoordelijk voor de salarisadministratie van jouw bedrijf? Dan is deze training voor jou. Na deze training kun je een complete loonrun draaien en maandelijkse mutaties doorvoeren in Nmbrs.

Ben jij werkzaam in personeelszaken en wil je graag ontdekken hoe je je vak efficiënt, met hart voor de medewerker en zonder een velletje papier kunt uitoefenen? Na deze training weet jij hoe je werkt met de HR functionaliteiten van Nmbrs.

Het Startup team neemt contact met je op voor het inplannen van deze 2 trainingen.

Stap 2 Data verzamelen & gegevens importeren

Het Startup team neemt contact met je op voor de inventarisatie van de gegevens. Hiervoor vragen wij een XML bestand van de loonaangifte. Met dit bestand kunnen we de Loonaangifte XML Converter gebruiken. De converter gaat de loonaangifte inlezen, waarna die vervolgens wordt omgezet naar een Nmbrs-importbestand. Nadat we het bestand hebt geconverteerd heb je nog de mogelijkheid om handmatig meer gegevens toe te voegen. Daarna importeren we het bestand in Nmbrs.

Een andere mogelijkheid is om handmatig een bestand te vullen voor de import. Download hiertoe eerst het template vanaf tabblad Algemeen => Import / Export geavanceerd:

mceclip5.png

Vul zoveel mogelijk gegevens in het gedownloade Excelbestand in en importeer het bestand vervolgens (dit kennisbankartikel legt uit hoe dat werkt).

Tot slot hebben we ook de Nmbrs converter. Via de Nmbrs converter is het mogelijk om bestanden uit andere pakketten om te zetten naar een Nmbrs importbestand. Via de converter heb je de mogelijkheid om de volgende databestanden om te zetten:

Stap 3 Vul de gegevens aan

Nadat we de gegevens in Stap 2 voor je hebben uitgevoerd moet je de nog ontbrekende gegevens aanvullen op tabbladen Algemeen, Salaris Instellingen en HR Instellingen. Zodra je alles ingevuld hebt schiet het al aardig op!

mceclip0.png

Tabblad Algemeen

Op tabblad Algemeen zijn vooral de eerste drie secties (in Nmbrs noemen we die 'dashlets') van belang: Informatie bedrijf, Contactpersoon bedrijf en Bedrijf Instellingen. Hier controleer je of alle bedrijfsgegevens juist zijn ingevoerd.

In dashlet Bedrijf Instellingen selecteer je de beginperiode van je bedrijf. Indien je bijvoorbeeld vanaf een specifieke periode wilt nabouwen dan stel je dit hier in. Na het opslaan wordt automatisch de 'huidige periode' aangepast, het is niet mogelijk om deze zelf aan te passen. Als je al een run hebt gedraaid dan dien je die eerst te verwijderen voordat je de beginperiode kunt aanpassen. De beginperiode is de periode waarin de eerste loonaangifte naar de belastingdienst verstuurd dient te worden.

Tabblad Salaris Instellingen

Dashlet SVW Tabel
Op tabblad Salaris Instellingen beginnen we met het invullen van dashlet SVW Tabel. Dit artikel beschrijft hoe je dat kunt doen.

Dashlet Loonheffingnummer
Klik op een willekeurige plek in dashlet Loonheffingnummer (of op meer... helemaal rechtsonder en dan op Bewerken) om onderstaande pop-up te krijgen en vul de verplichte velden in (Loonheffingsnummer, Bedrijfsnaam, Contactpersoon en Telefoonnummer):

mceclip3.png

Dashlet Salaris Instellingen
Klik in dashlet Salaris Instellingen op meer... helemaal rechtsonder; het volgende scherm verschijnt:

mceclip0.png

Je kunt (via de bovenste knop Bewerken) kiezen voor gebruik van een (systeem) CAO-model met voorgedefinieerde instellingen (bovenstaand is als voorbeeld systeem CAO-model 725 geselecteerd), of je kunt de verschillende onderdelen afzonderlijk bewerken. Zie dit kennisbankartikel voor meer informatie over systeem en eigen CAO-modellen.

Dashlet Reserveringen
Klik in dashlet Reserveringen op een van de plusjes aan de rechterkant (of op meer... helemaal rechtsonder en in het volgende scherm op Nieuwe (uren)reservering toevoegen). In dit artikel staat beschreven hoe je een vakantiereservering kunt aanmaken.

Dashlet Fulltime rooster
Tijdens het handmatig aanmaken van een nieuw bedrijf dien je een bedrijfsrooster in te voeren, ook indien de medewerkers in het bedrijf niet volgens rooster werken. Dit is noodzakelijk om een goede loonstrook uit te kunnen draaien. Kies de juiste calculatiemethode en voer de uren in. Je dient de uren voor Week 1 en voor Week 2 in te voeren. Dit artikel geeft meer informatie over het fulltime rooster.

Dashlet Brancheregelingen
Het resultaat van sector- en pensioenafspraken in de verschillende CAO's wordt door Nmbrs vertaald in berekeningen die wij Brancheregelingen noemen:

mceclip1.png

Op deze manier ondersteunen wij een groot aantal (maar niet alle) branches, zie dit artikel voor een overzicht van onze systeembranches. Het is ook mogelijk om zelf brancheregelingen aan te maken, dit artikel beschrijft hoe je dat doet.

Wanneer op bedrijfsniveau een branche wordt geselecteerd, dan zijn deze instellingen ook meteen bij de medewerkers actief. Je kunt op zowel bedrijfs- als medewerkersniveau regelingen (de-)activeren en percentages aanpassen.

Dashlet Pensioen exportinstellingen
In dashlet Pensioen exportinstellingen is het mogelijk om een koppeling te maken, zodat de pensioenaangifte direct vanuit Nmbrs naar het pensioenfonds gestuurd kan worden:

mceclip2.png

Als bekend is via welk exportformaat er aangeleverd dient te worden, vul je de overige gegevens in en is de koppeling gemaakt. In dit artikel staat beschreven hoe je erachter komt welk pensioenexport je dient te selecteren.

Dashlet Default medewerker
Dit is een dashlet dat je niet meteen tijdens de inrichting van je bedrijf al hoeft te gebruiken. Dit artikel beschrijft wat je met een default medewerker kunt doen en hoe je die aanmaakt.

Dashlet Grootboekrekeningschema
Dit artikel laat zien hoe je een grootboekrekeningschema kunt aanmaken.

Dashlet Salarisdocumenten instellingen
In dit dashlet is het mogelijk om te specificeren wat er op de loonstrook moet komen te staan. Ook geef je hier aan welke documenten er zichtbaar moeten zijn en of een Sepa-bestand gesplitst dient te worden. 

Dashlet Werkkostenregeling
Als je de werkkostenregeling wilt instellen dan legt dit artikel uit hoe je dat kunt doen.

Dashlet Reiskostenregeling
In het laatste dashlet kun je de reiskosteninstellingen configureren, er kan o.a. uit verschillende berekeningsmethodes worden gekozen. In dit artikel lees je er alles over.

Op medewerkersniveau kun je de reisafstand in kilometers automatisch laten berekenen of handmatig ingeven. Desgewenst kun je op medewerkersniveau afwijken van de bedrijfsinstellingen.

Tabblad HR Instellingen

Na alle gegevens te hebben gecontroleerd en aangevuld komen we bij het tabblad HR Instellingen. Hier zijn twee dashlets van belang: Mutatieformulieren Instellingen en Verlofinstellingen.

Dashlet Mutatieformulieren Instellingen
In dit dashlet stel je het formulierenmodel in dat je eventueel op masterniveau kan aanmaken. Dit artikel legt uit hoe je de mutatieformulieren kunt inrichten.

Dashlet Verlofinstellingen
Verlof kan op twee manieren worden ingericht: via dit dashlet (Verlofinstellingen) of als een urenreservering. In dit artikel wordt beschreven hoe je beide verlofmethodes kunt inrichten.

Stap 4 Test de verwerkte gegevens

Controleren
Kloppen de gegevens die zijn geïmporteerd? Dit kun je nagaan door gebruik te maken van de Runcontrole in Nmbrs. Deze bevat veel controles op de input van de salarisverwerking. Lees er meer over in dit artikel (t/m kopje 'Meldingen'). Voer geen run uit indien er waarschuwingen of fouten zijn! 

Corrigeren
Het is uiteraard mogelijk dat er fouten zijn ontstaan bij het overzetten van gegevens. Afhankelijk van omvang en bewerkelijkheid kun je deze op de volgende manieren corrigeren:

    • handmatig aanpassen => pas de gegevens direct in de applicatie aan;
    • updaten => het is mogelijk om bestaande velden via een import bij te werken (zie dit artikel);
    • opnieuw importeren => bij veel fouten of ontbrekende gegevens verdient het aanbeveling om de gehele import opnieuw te doen. Verwijder wel eerst alle bedrijven via dashlet 'Bedrijvenbeheer', te vinden onder 'Instellingen' (het tandwieltje) op het hoogste niveau.

Schaduwverwerking (optioneel)

Het uitgangspunt bij het schaduwdraaien van het huidige jaar is dat je voor een aantal periodes de salarisverwerking zowel in het oude systeem als in Nmbrs doet. Op deze manier kun je vertrouwd raken met Nmbrs.

  • Importeer de betreffende bedrijven per de gewenste startperiode van het huidige jaar.
  • Verwerk de laatste periodes van het jaar om te testen. Verwerk de medewerkers die zijn geïmporteerd om te controleren of het bedrijf goed is ingericht.
  • Eventuele ontbrekende zaken, zoals reserveringssaldo, jaarlonen BT en verlofsaldo, kun je in januari van het nieuwe jaar in Nmbrs aanvullen.
  • Neem het bedrijf in Nmbrs daadwerkelijk in productie zodra het bedrijf één op één loopt in de lopende salarisverwerkingsperiode. Als januari al aansluit is de rest relatief eenvoudig.

Stap 5 Runnen maar!

Als de salarisstroken overeenkomen dan ben je klaar om te beginnen met Nmbrs!

last update:

Opmerkingen