Stap 6 Go Live Business

Om je Nmbrs omgeving gebruiksklaar te maken voor het volgende jaar, dienen alle bedrijven overgezet te worden met onze jaarwissel wizard. Ook richten we de workflow in en maken we een begin met het aanmaken van gebruikersaccounts.


Runs verwijderen, Jaarwissel & toevoegen jaarloon BT, saldi reserveringen en verlof

Indien je liever gebruik maakt van onze interactieve e-learning, raadpleeg dan de volgende module: Jaarwissel voor nieuwe gebruikers

Runs verwijderen - voer deze stap niet uit wanneer er is nagebouwd!
Om ervoor te zorgen dat de test runs geen invloed hebben op latere salarisverwerking in het nieuwe jaar verwijderen we de runs. Denk hierbij aan reserveringssaldi of jaarloon BT dat verkeerd kan zijn.

Om runs te verwijderen ga je naar de detailpagina Loonopdracht op bedrijfsniveau. Verwijder runs door op het kruisje achter de laatste run te klikken. Klik op het slotje om de run-lock te verwijderen wanneer het kruisje niet zichtbaar is.

Jaarwissel
Om een jaarwissel te doen moet het bedrijf zich in de juiste status begeven. We passen hiervoor de Begin periode aan.

Ga naar het bedrijfsniveau en klik op instellingen. Open de Bedrijf Instellingen onder de categorie Salaris Instellingen. Zorg ervoor dat het Actief jaar "het oude jaar/huidige jaar" is. Kies als Begin periode en Begin periode facturering de eerste periode van het nieuwe jaar. Klik op opslaan.

Doe nu een jaarwissel. Lees hier wat een jaarwissel precies is en hoe een jaarwissel wordt uitgevoerd. Kies je ervoor om de verlofsaldi van voorgaand jaar te importen neem dat het verlofsaldo vorig jaar niet mee, neem de verlofinstellingen wel mee naar het volgend jaar. 

Jaarloon BT, reserveringen & verlof

Indien de administratie voor het gehele jaar in Nmbrs is gedraaid, heb je het jaarloon BT, de saldi voor de reserveringen en het verlof door middel van de jaarwissel kunnen overzetten naar het volgende kalenderjaar. Indien dit niet het geval is, dan zullen deze gegevens nog moeten worden toegevoegd. Gelukkig kan dit in één keer voor alle medewerkers met behulp van een update. 

Indien je het verlof nog niet hebt ingericht, dient dit eerst te gebeuren:

Maak vervolgens een export, zodat je alle medewerkers onder elkaar hebt staan en vul de kolommen voor het jaarloon BT, saldo vakantiegeld en saldo verlof. Voor verlof kies je de kolom afhankelijk van de aangemaakte verlofgroep(en). Zorg ervoor dat alle overige kolommen leeg zijn, met uitzondering van de eerste 3 'bestemmings' kolommen: debiteurnr, bedrijfnr, persnr.

Let op: Test de update eerst in de Sandbox! Als je een update uitvoert, dan worden alle gegevens die in het Excel staan geupdate, dit houdt in dat we ook de reeds bestaande (goede) gegevens overschrijven. Het verbergen van velden in het excel bestand heeft daar geen invloed op. Als je wilt updaten zul je alleen de gegevens in excel moeten zetten (overhouden) die je daadwerkelijk wil aanpassen. Tot slot: een update kan niet ongedaan gemaakt worden. Eventuele correcties zullen handmatig moeten worden doorgevoerd.

Klik hier voor meer informatie over import en export. 

Workflowinstellingen

Wanneer de salarisverwerking naar wens en verwachting kan worden gedaan is de laatste stap het automatiseren en inrichten van het proces. Hiervoor kent Nmbrs® de workflow. In dit artikel vindt je meer informatie over de workflow en hoe deze in te richten. Dit is niet essentieel voor het live gaan van Nmbrs® maar wel erg handig bij de toekomstige verwerking van runs.

Artikel over de Nmbrs® Workflow.

 

Gebruikers 

Zorg ervoor dat alle gebruikers toegang hebben op het moment dat de applicatie in gebruik wordt genomen. Dit kan de financiële afdeling zijn maar ook de afdelingsmanager. Lees in het onderstaande artikel alles over het toegang geven aan gebruikers. Heb je vragen over het afstemmen van Nmbrs® op de interne processen, neem dan ook gerust contact op met Nmbrs® om toch de meest praktische toepassing te komen.

Alles over gebruikers.

 

Communiceer

Zorg voor duidelijke en tijdige communicatie binnen en buiten de organisatie. Bereid waar nodig werk-instructies voor welke door de implementatie van Nmbrs® zijn gewijzigd. Hieronder een lijst van punten om rekening mee te houden.

- Eerste keer inloggen van medewerkers
- Eerste keer inloggen manager
- Aanlevering naar financiële administratie dan wel toegang tot Nmbrs®
- Toegang voor het management
- (Proces) Integraties van en naar Nmbrs®
- Aanlevering van mutaties en periodieke registraties

informeer bestaande en nieuwe gebruikers over het nieuwe systeem via een demo of per e-mail. 

We hebben standaard e-mails klaarstaan voor medewerkers die voor de eerste keer inloggen in Nmbrs®. De tekst van deze signalen kun je personaliseren zoals je wilt:

Hierbij kan ook gebruik gemaakt worden van korte video's die gebruikers informeren over de mogelijkheden van hun omgeving. 

Alle stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk