Verschil op de verschillenrekening

Als je een verschil op de verschillenrekening tegenkomt kan dit een aantal redenen hebben. In dit artikel stellen wij een stappenplan beschikbaar om een verschil op de verschillenrekening te achterhalen en tonen wij een overzicht van meest voorkomende oorzaken.

 

Stappenplan 

Waar komt het verschil vandaan?

  1. Begin met het splitsen van de journaalposten per periode en per looncomponent in de 'Salarisdocument instellingen' op bedrijfsniveau.
    Looncomponenten_splitsen.gif
  2. Controleer of de verschillenrekening ook al in eerdere runs aanwezig is.
  3. Begin bij de run waarbij de eerste verschillenrekening is ontstaan.
  4. Controleer in welke periode het verschil aanwezig is.
    periode.gif
  5. Open de journaalposten per medewerker en download deze naar PDF. Wanneer dit salarisdocument nog niet zichtbaar is, kun je deze journaalposten toevoegen bij 'Zichtbare documenten' in de salarisdocumenten.
    per_medewerker_toevoegen.gif
  6. Zoek in het PDF bestand op het woord 'Verschillenrekening'.
  7. Noteer de medewerker waarbij dit verschil voorkomt en noteer het verschil bij deze medewerker. Wanneer er meerdere werknemers met een verschil zijn, kan je er een paar noteren.
  8. Open de loonstroken werkgever en zoek de medewerker op.
  9. Zoek het genoteerde bedrag op de loonstrook van de medewerker. Het kan zijn dat het bedrag uit meerdere looncomponenten bestaat welke bij elkaar zijn opgeteld. Komt het bedrag met geen enkele looncode of enkele looncodes overeen? Controleer dan of er wellicht sprake is van de volgende oorzaak: Looncode welke het salaris verlaagd bij medewerkers zonder rooster
  10. Noteer de looncodes van de betreffende componenten.

Welke instellingen worden er bij het bedrijf gehanteerd?

    1. Ga naar de 'Grootboekrekening instellingen' op bedrijfsniveau. Controleer of het grootboekrekeningschema gekoppeld is in de juiste periode en noteer de naam van het grootboekrekeningschema.
      historie.gif
    2. Ga naar de 'Salarisinstellingen' op bedrijfsniveau. Noteer het geselecteerde loonmodel.
    3. Ga naar de 'Kostenplaatsen' op bedrijfsniveau. Controleer of er een afwijkend grootboekschema is ingesteld, dan het schema van de instellingen op bedrijfsniveau. Noteer eventueel afwijkende schema's. Wanneer er 'Bedrijf default schema' staat, wordt het schema welke op bedrijfsniveau is gekozen gehanteerd voor deze kostenplaats.
      kostenplaatsen1__1_.png

 

Komen de koppelingen overeen met het Standaard Rekeningschema van Nmbrs?

      1. Open het 'Standaard rekeningschema (compact)' bij de Systeem Grootboek Rekeningschema instellingen op het hoogste niveau (Masterniveau).systeem_schema.png
      2. Open de tab 'Looncodes' en selecteer het standaard schema en het master loonmodel in het filter.
        filter.png
      3. Zoek de looncode(s) op welke je eerder gehanteerd hebt in het standaard schema. Noteer aan welke zijdes deze looncode is gekoppeld (debet/credit).
      4. Open het grootboekrekeningschema welke gekozen is op bedrijfsniveau. Dit betreffende schema kan zijn aangemaakt op masterniveau of op debiteurniveau.
      5. Open de tab 'Looncodes'.
      6. Selecteer het juiste schema en het betreffende loonmodel. Komt de looncode niet naar voren? Selecteer dan het master loonmodel in het filter.
        filter2.png
      7. Zoek de looncode op en kijk of deze overeenkomt met ons standaard rekeningschema.
      8. Koppel de looncode zoals deze ook gekoppeld is in ons standaard rekeningschema.
      9. De journaalposten zullen opnieuw berekend worden wanneer je deze opent. Dit kun je herkennen door journaalposten welke rood gemarkeerd zijn. Wanneer je deze opent, zullen deze opnieuw worden berekend en worden zij hierna niet meer rood getoond.
      10. Wanneer een ander schema gehanteerd wordt bij de kostenplaatsen, dien je deze stappen ook voor dit schema uit te voeren, of het bedrijfdefault schema te kiezen voor deze kostenplaats.
      11. Wanneer je niet zeker bent of de journaalposten zijn herberekend, kun je dit alsnog doen via de 'bedrijfsinstellingen' op bedrijfsniveau. Hier kan je kiezen voor de button 'Verwijder inhoud journaalposten'. De journaalposten worden dan berekend.
        herberekenen.png

 

 

Meest voorkomende oorzaken 

Als je een verschil op de verschillenrekening tegenkomt kan dit een aantal redenen hebben, hieronder worden de meest voorkomende oorzaken besproken: 

        1. Looncode(s) behorend bij eigen brancheregeling niet (correct) gekoppeld
        2. Looncode(s) in eigen grootboekrekeningschema niet (correct) gekoppeld
        3. Nieuw grootboekrekeningschema toegepast in huidige periode
        4. Kostenplaatsen met ander grootboekschema
        5. Looncode welke het salaris verlaagd bij medewerkers zonder rooster
        6. Vaste looncomponenten met waarde '0' in combinatie met gelijke éénmalige looncomponenten

Let op! Het kan voorkomen dat de verschillenrekening zich al in een eerdere run bevindt. Wanneer er een correctie wordt gedaan over deze betreffende periode, zal de verschillenrekening nogmaals getoond worden. Controleer altijd de voorgaande runs of de verschillenrekening wellicht hier al was opgenomen. Het verschil zal dan in die betreffende run te verklaren zijn.

Onderstaande afbeelding laat een verschil op de verschillenrekening zien:

1. Looncode(s) behorend bij eigen brancheregeling niet (correct) gekoppeld

Oorzaak
Als looncodes die horen bij een eigen gemaakte branchregeling niet (correct) gekoppeld zijn zal er een verschil ontstaan op de verschillenrekening.

Achterhalen
Je kan dit achterhalen door op debiteur- en masterniveau te controleren of er een brancheregeling is aangemaakt. Ga hiervoor naar Masterniveau -> Instellingen -> Salaris instellingen -> Branches, of naar Debiteurniveau -> Salaris instellingen -> Branches. Onderstaande afbeelding laat een eigen gemaakte brancheregeling zien op masterniveau, genaamd '0001| Demo' .

 

Oplossing
Wanneer er een eigen branche is aangemaakt moeten de looncodes die horen bij deze branche worden gejournaliseerd, zo zal er geen verschil op de verschillenrekening ontstaan. In het onderstaande artikel staat hoe je dit kan koppelen in het grootboekrekeningschema, en hoe je de journaalposten kan actualiseren: 

 

2. Looncode(s) in eigen grootboekrekeningschema niet (correct) gekoppeld 

Oorzaak
Als looncodes in een eigen gemaakt grootboekrekenigschema niet (correct) gekoppeld zijn zal er een verschil op de verschillenrekening ontstaan.

Wanneer je niet zeker bent hoe je een looncode het beste kan koppelen in het schema, kan je altijd het Standaard Schema van Nmbrs als voorbeeld hanteren. Dit schema vindt je op het hoogste niveau onder Systeem Salarisinstellingen --> Grootboekrekeningschema --> Looncodes.

Capture.PNG


Achterhalen
Met onderstaande twee methoden kan je achterhalen welke looncode(s) het verschil op de verschillenrekening veroorzaakt en hoe dit op te lossen:

Let op! Het kan voorkomen dat de verschillenrekening zich al in een eerdere run bevindt. Wanneer er een correctie wordt gedaan over deze betreffende periode, zal de verschillenrekening nogmaals getoond worden. Controleer altijd de voorgaande runs of de verschillenrekening wellicht hier al was opgenomen. Het verschil zal dan in die betreffende run te verklaren zijn.

Oplossing
Wanneer het je met één van deze methoden gelukt is om de looncodes correct te koppelen kan je vervolgens deze wijziging ook in de journaalpost doorvoeren, door de journaalposten te actualiseren. Dit doe je op bedrijfsniveau bij de Bedrijf instellingen. Vervolgens kies je voor de knop 'Verwijder inhoud journaalposten' en kies je het betreffende jaar. De journaalposten van dat jaar zullen worden verwijderd, en automatisch opnieuw worden aangemaakt met de aanpassingen die je hebt gedaan. 


3. Nieuw schema toegepast in huidige periode

Oorzaak
Wanneer er een nieuw grootboekrekeningschema is aangemaakt omdat het oude schema foutief is of een waarde op de verschillenrekening bevat, en deze wordt toegevoegd in de huidige periode, dan zal na het herberekenen dit schema nog niet worden toegepast in de bestaande journaalposten. De foutieve journaalpost of het verschil op de verschillenrekening zal dan blijven bestaan. 


Achterhalen
Je kan dit achterhalen door op bedrijfsniveau naar Instellingen -> Grootboekrekeningschema te gaan, en vervolgens te klikken op de knop 'Historie'. Onderstaande afbeelding laat zien dat er een nieuw schema (Test) is gekoppeld per 9-2015, en dat de huidige periode van het bedrijf ook 9-2015 is. Wanneer er wordt herberekend zal er voor de bestaande journaalposten niks veranderen, aangezien die nog worden gegenereerd op basis van het schema 'Standaard rekeningschema compact':

gbsfut.png

 

 

Oplossing
Verwijder het schema dat per de huidige periode is gekoppeld uit de historie door middel van het kruisje. Vervolgens kan je de periode terugzetten naar de periode waarin het grootboekrekeningschema toegepast moet worden, dit doe je in de onbeveiligde modus (met het slotje open). Klik op 'bewerken' en voeg het correcte schema toe:

gbschemafout.png

 

Wanneer het schema in de correcte periode is toegevoegd dan kan je de journaalposten te actualiseren. Dit doe je op bedrijfsniveau bij de Bedrijf instellingen. Vervolgens kies je voor de knop 'Verwijder inhoud journaalposten' en kies je het betreffende jaar. De journaalposten van dat jaar zullen worden verwijderd, en automatisch opnieuw worden aangemaakt met de aanpassingen die je hebt gedaan. 


4. Kostenplaatsen met ander grootboekschema

Oorzaak
Wanneer er kostenplaatsen worden gehanteerd kan hier een afwijkend grootboekrekeningschema aan worden gekoppeld. Indien er aanpassingen gedaan zijn in het schema welke op bedrijfsniveau is gekoppeld, heeft dit geen effect wanneer er een ander GBschema is geselecteerd bij een kostenplaats. De wijziging worden dan niet doorgevoerd bij medewerkers welke aan een kostenplaats zijn gekoppeld waarbij een ander schema wordt gehanteerd.

Achterhalen
Je kan dit achterhalen door op bedrijfsniveau naar Instellingen -> Kostenplaatsen te gaan. Hier is te zien welke GBschema's zijn gekoppeld aan de kostenplaatsen. Hierin zijn twee mogelijkheden.

1. Het Bedrijf Default Schema is gekozen. Dit houdt in, dat het schema wordt gebruikt welke op bedrijfsniveau ingesteld is.

2. Een afwijkend schema dan het schema op bedrijfsniveau is geselecteerd. Wanneer er aanpassingen zijn gedaan in het schema op bedrijfsniveau heeft dit geen effect bij medewerkers welke aan deze kostenplaats zijn gekoppeld, omdat hier een ander schema voor gehanteerd wordt.

 

Oplossing
Wanneer het zelfde schema gehanteerd dient te worden als op bedrijfsniveau, kan er voor Bedrijf Default Schema worden gekozen. Wanneer het afwijkende schema gewenst is, maar hier nog wijzigingen in moeten worden toegepast, kan dit worden gedaan onder de grootboekschema instellingen op het niveau waar het schema is aangemaakt.

In beide gevallen dienen de journaalposten verwijderd te worden zodat de nieuwe instellingen worden toegepast.

 

5. Looncode welke het salaris verlaagd bij medewerkers zonder rooster

Oorzaak
Het is voor medewerkers zonder rooster niet mogelijk om urencodes te gebruiken die het salaris verlagen. Wanneer dit wordt gedaan, kan dit tot verschillen leiden op de journaalposten. Het bijgevoegde artikel geeft hier meer uitleg over:

Achterhalen
Met onderstaande methode kan je achterhalen bij welke medewerker het verschil is opgenomen:


Oplossing
Om dit verschil op te lossen, zullen de ziekte uren anders verwerkt moeten worden. Dit kan gedaan worden door de run te verwijderen en de ziekte op de juiste manier te verwerken. In het onderstaande artikel leggen wij uit hoe dit gedaan kan worden:

6. Vaste Looncomponenten met waarde '0' in combinatie met gelijke éénmalige looncomponenten

Oorzaak
Dit betreft een verkeerde verwerking van de vaste looncomponenten in combinatie met de éénmalige looncomponenten. Het is niet mogelijk om éénmalige looncomponenten in te voeren op dezelfde looncode wanneer er ook een vast looncomponent met de waarde 0 aanwezig is in dezelfde periode.

Achterhalen
Met onderstaande methode kan je achterhalen bij welke medewerker het verschil is opgenomen:

 

Oplossing

Middels de volgende stappen kan de verschillenrekening worden verholpen:

  • Verwijder bij de betreffende medewerkers de vaste (lege) looncomponenten vanaf de periode waarin deze starten.
  • Verwijder ook de betreffende éénmalige looncomponenten en voeg deze opnieuw toe.
  • Koppel deze looncode aan een afwijkend grootboekschema indien gewenst.
  • Run een TWK-only voor deze medewerkers. Klik hier voor het artikel over een TWK run.
  • Herbereken de journaalposten voor het betreffende jaar via de bedrijfsintellingen --> verwijder inhoud journaalposten.
  • De correctie journaalpost zal nu 'geen transacties' tonen, waarbij de verschillenrekening in de betreffende run verholpen is.
Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk