Troubleshoot: HR workflows

In deze artikelen (Accountant & Business) wordt de inrichting van de de HR workflows uitgelegd. Toch kan het voorkomen dat je bij het inrichten of bij uitvoeren van een HR workflow tegen problemen aanloopt. In dit artikel omschrijven wij de meest voorkomende problemen bij de HR workflows en het ondertekenen van documenten, gevolgd door een passende oplossing zodat je snel weer verder kan. 

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld:

 

Handtekeningenveld kan niet worden aangemaakt voor de medewerker

Situatie:
Bij de actie 'verstuur het te ondertekenen document' kan er bij het handtekeningenveld niet voor de medewerker worden gekozen. Dit kan voorkomen wanneer de medewerker nog geen login heeft. 

Oplossing:
Maak een login aan voor de medewerker. Medewerker_login.png

 

Medewerker kan het ondertekende document niet inzien.

Situatie:
Bij het dashlet medewerker documenten kan de medewerker de ondertekende documenten niet inzien. 

Oplossing:
Indien hun user template het toe laat kunnen accountants, klanten en medewerkers de ondertekende documenten inzien bij het dashlet document ondertekenen. 

document.png

Bij de transitie kan niet voor loondienst worden gekozen

Situatie: 
Onderdeel van de HR workflow aannemen sollicitant is de actie 'Doe de transitie van sollicitant naar toekomstige medewerker'. Bij de HR workflow Onboarding nieuwe medewerker heb je de vergelijkbare actie 'Maak de transitie naar payroll medewerker'. De eerste actie (sollicitant naar toekomstige medewerker) kan alleen worden uitgevoerd bij medewerker met type sollicitant en niet bij andere types. De actie (transitie naar payroll medewerker) kan alleen worden uitgevoerd bij medewerkers met type 'nieuwe medewerker' en dus niet bij medewerkers met type sollicitant. Wanneer je de actie probeert uit te voeren bij een sollicitant loopt de HR workflow vast omdat je de taak niet kan uitvoeren. De actie ziet er in zo'n situatie als volgt uit:

transitie.png

Oplossing:
Controleer om welke actie het gaat; sollicitant naar nieuwe medewerker of nieuwe medewerker naar payroll medewerker. Kijk of de medewerker het bijbehorende type heeft. Indien dit niet zo is kan je het type handmatig aanpassen bij de medewerker instellingen en daarna de actie alsnog uitvoeren. Het is daarnaast handig om na te gaan of de HR workflow goed is ingericht.

Het document sjabloon neemt de oude contractgegevens over

Situatie:
Met de Nmbrs add-in in Word kan je variabelen toevoegen waarmee o.a. de contractgegevens in het document automatisch worden gevuld. Wanneer het oudere contract van de medewerker nog actief is maar hij/zij al wel een contract heeft, zal het document sjabloon de contractgegevens van het oudere contract overnemen. In de meeste gevallen zal je de gegevens van het nieuwe contract in het document willen hebben. 

Oplossing:
Verander rechtsboven de huidige periode naar de periode waarin het nieuwe contract actief wordt, dan worden de nieuwe contractgegevens overgenomen. 

Screenshot_1.png

De gegevens uit het mutatieformulier worden niet doorgevoerd

Situatie:
Het mutatieformulier is goedgekeurd maar toch worden de gegevens uit het formulier niet toegepast. 

Oplossing:
Controleer of de actie 'pas de gegevens uit het formulier toe ' onderdeel is van de HR workflow en is uitgevoerd. Alleen de actie 'keur het formulier goed' is niet voldoende.

Voorbeeld: De rood omlijnde taken zijn cruciaal, de tweede taak is optioneel. 

Screenshot_2.png

 

Overgeslagen taken

Situatie
De HR workflow loopt niet door en de status van de nog niet uitgevoerde HR workflow taken staat op 'overgeslagen'.

overgeslagen.png

In dit geval is er op de knop voltooi geklikt. Na het klikken op voltooi krijgen alle nog niet uitgevoerde taken de status overgeslagen, is de HR workflow afgerond en verdwijnt de voltooi knop. 

voltooi.png

Oplossing
De status van taken kan niet meer worden aangepast. Je kan er in dit geval voor kiezen de HR workflow opnieuw op te starten of de taken handmatig buiten de HR workflow om uit te voeren. 

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk