Inplannen loonaangifte in de workflow

Wanneer u de actie voor het aanmaken in de loonaangifte gaat inplannen, dient u er op te letten na hoeveel dagen u deze gaat inplannen. Een loonaangifte dient namelijk altijd aangemaakt te zijn, voordat een nieuwe periode begint.

Wanneer volgens de planning de loonaangifte voor periode 2 aangemaakt moet worden, maar de loonaangifte voor periode 1 is nog niet aangemaakt, dan loopt de workflow vast. Dit kan zijn wanneer u deze actie van een vorige actie laat afhangen, in dit geval dus de run lock. Op deze pagina staat een voorbeeld waarbij dit fouten kan opleveren en ziet u verschillende instellingen voor de workflow met voor- en nadelen.

Voorbeeld:

De loonaangifte wordt aangemaakt 30 dagen na de run lock. Door omstandigheden (bijvoorbeeld het verwerken van een TWK) wordt de loonrun pas gedraaid op de 6e van de maand. De loonaangifte zou dan volgens de planning 30 dagen na de 6e moeten worden aangemaakt. De volgende periode is dan echter al begonnen, waardoor de workflow wordt onderbroken.

Er volgen nu twee mogelijke instellingen voor deze situatie. De onderstaande instellingen zijn voorbeelden. In uw workflow dient u uiteraard rekening te houden met de aangiftedata van de loonaangiftes en het aantal dagen in de maand. In de maand februari kunt u daarom niet de loonaangifte aanmaken 30 dagen na begin periode, dit gaat dan mogelijk niet goed. Ook is er een verschil tussen een automatische en handmatige workflow. Handmatig kunt u namelijk niet een volgende loonaangifte aanmaken, wanneer de vorige nog niet is aangemaakt.

Instelling: 30 dagen na run lock

Actie Dag

Salarisrun verwerken 1

Zichtbaar maken ESS 1

Run lock 1

Loonaangifte aanmaken 31

Loonaangifte verzenden 31

Salarisrun verwerken 6

Zichtbaar maken ESS 6

Run lock 6

Loonaangifte aanmaken 36 (in volgende periode, workflow wordt onderbroken)

Loonaangifte verzenden 36 (in volgende periode, workflow wordt onderbroken)

Instelling: 30 dagen na begin periode

Actie Dag

Salarisrun verwerken 1

Zichtbaar maken ESS 1

Run lock 1

Loonaangifte aanmaken 30

Loonaangifte verzenden 30

Salarisrun verwerken 6

Zichtbaar maken ESS 6

Run lock 6

Loonaangifte aanmaken 30 (in huidige periode)

Loonaangifte verzenden 30 (in huidige periode)

 

Loonaangifte een periode later aanmaken en verzenden dan de periode van de run/loonopdracht.

Zoals hierboven uitgelegd zal de instelling zo ingesteld moeten worden dat het aanmaken van de loonaangifte binnen 30 dagen valt nadat de run is gedaan.

Indien je wilt dat de loonaangifte aangemaakt en verzonden wordt in de periode nádat de run is gedraaid dan kan je dit beter op de volgende manier instellen. Zie hieronder een voorbeeld situatie.
Stel je wilt dat de loonaangifte van oktober op 20 november verzonden wordt dan kan je beter instellen dat de loonaangifte bijvoorbeeld één dag (of direct) na run lock gedaan wordt, maar dan moet je er wel voor zorgen dat de periode van de run één periode voorloopt op de loonaangifte.

Wat je waarschijnlijk wil:
Run ------------periode 11: 20-11-2018
Loonaangifte periode 10: 20-11-2018
Loonaangifte periode 11: 20-12-2018

Te doen:

  1. Schakel de workflow instelling 'Automatisch' voor de loonaangifte tijdelijk uit.
  2. Je draait de run van de volgende periode (of je wacht tot de automatisch workflow dit heeft gedaan). In dit voorbeeld de run van periode 10.
  3. De periode van de loonaangifte bevindt zich nog in periode 9 op dat moment.
  4. Vervolgens zet je de automatisch instelling voor de loonaangifte weer aan met de correcte instelling (bijvoorbeeld 1 dag of direct na run vergrendeling)
  5. De periode daarop zal de run gedaan worden (automatisch of handmatig) van periode 11.
  6. Ook zal op dat moment de loonaangifte aangemaakt en verzonden van periode 10.

Let op! Het is natuurlijk ook mogelijk om de instelling van de loonaangifte op 20 dagen na begin van periode te zetten. Voor de rest gelden dezelfde stappen. 

Voorbeeld workflow instellingen:

Workflow_Steps.png

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk