Stap 6 Go Live Business

In deze stap gaan we er voor zorgen dat de applicatie in gebruik genomen kan worden. In de stap "Go live" worden alle salaris-functionaliteiten gereed gemaakt.


Runs verwijderen en Jaarwissel

Voer deze stappen niet uit wanneer er is nagebouwd! Ga verder bij Workflowinstellingen.

Runs verwijderen
Om ervoor te zorgen dat de test runs geen invloed hebben op latere salarisverwerking in het nieuwe jaar verwijderen we de runs. Denk hierbij aan reserveringssaldi of jaarloon BT dat verkeerd kan zijn.

Om runs te verwijderen ga je naar de detailpagina Loonopdracht op bedrijfsniveau. Verwijder runs door op het kruisje achter de laatste run te klikken. Klik op het slotje om de run-lock te verwijderen wanneer het kruisje niet zichtbaar is.

Jaarwissel
Om een jaarwissel te doen moet het bedrijf zich in de juiste status begeven. We passen hiervoor Begin periode en Begin periode facturering aan.

Ga naar het bedrijfsniveau en klik op instellingen. Open de Bedrijf Instellingen onder de categorie Salaris Instellingen. Zorg ervoor dat het Actief jaar "het oude jaar/huidige jaar" is. Kies als Begin periode en Begin periode facturering de eerste periode van het nieuwe jaar. Klik op opslaan.

Doe nu een jaarwissel. Zie hier een artikel met meer uitleg over de jaarwissel. Kies je ervoor om de verlofsaldi van voorgaand jaar te importen neem dat het verlofsaldo vorig jaar niet mee, neem de verlofinstellingen wel mee naar het volgend jaar. Er wordt later teruggekomen op verlof.

 

Reserveringen en Jaarloon BT

Reservering
Om ervoor te zorgen dat bij uitbetalen van reserveringen ook de eerder opgebouwde bedragen worden uitbetaald dienen deze nog te worden geïmporteerd. De import wordt gedaan in de eerste periode van het jaar.
- Zorg ervoor dat alle runs zijn verwijderd en dat de jaarwissel is gedaan zoals hiervoor beschreven.
- Volg dit artikel voor het importeren van bedragen.
- Gebruik L7710 voor reservering 1 (vakantiegeld), L7721 voor res. 2, L7730 voor 3 en L7740 voor 4.

Jaarloon BT
Nmbrs® baseert bij de jaarwissel Jaarloon BT op waarden uit voorgaand jaar. Omdat deze mogelijk niet juist zijn, aangezien het voorgaand jaar niet naar werkelijkheid is verwerkt is, raden wij aan deze waarden te controleren middels een export en waar nodig een update te doen. Let op, een update betekend dat alleen de waarden die aangepast worden in het importsheet gevuld mogen zijn. Doe eerst een test op Sandbox. 

Tips:

  • Artikel over Import en Export
  • Zorg dat de reserveringsinstellingen een geheel jaar bevatten, ook wanneer niet alle periodes worden berekend (voorgaand jaar). Bij het aanmaken van de opvolgende reservering (meestal moment van uitbetalen) wordt een nieuwe instelling met hetzelfde aantal perioden aangemaakt.

 

Workflowinstellingen

Wanneer de salarisverwerking naar wens en verwachting kan worden gedaan is de laatste stap het automatiseren en inrichten van het proces. Hiervoor kent Nmbrs® de workflow. In dit artikel vindt je meer informatie over de workflow en hoe deze in te richten. Dit is niet essentieel voor het live gaan van Nmbrs® maar wel erg handig bij de toekomstige verwerking van runs.

Artikel over de Nmbrs® Workflow.

 

Verlof

Verlof hoeft nog niet te worden ingericht in bij voorbereiding van Nmbrs®. Voor het starten met verlof zijn er 2 belangrijke onderdelen.

Stel het verlof in
- Importeer verlof saldi uit voorgaand jaar Gebruik component codes L9984 voor groep 1, L9985 voor 2, L9986 voor 3 en L9987 voor 4.

 

Gebruikers 

Zorg ervoor dat alle gebruikers toegang hebben op het moment dat de applicatie in gebruik wordt genomen. Dit kan de financiële afdeling zijn maar ook de afdelingsmanager. Lees in het onderstaande artikel alles over het toegang geven aan gebruikers. Heb je vragen over het afstemmen van Nmbrs® op de interne processen, neem dan ook gerust contact op met Nmbrs® om toch de meest praktische toepassing te komen.

Alles over gebruikers.

 

Communiceer

Zorg voor duidelijke en tijdige communicatie binnen en buiten de organisatie. Bereid waar nodig werk-instructies voor welke door de implementatie van Nmbrs® zijn gewijzigd. Hieronder een lijst van punten om rekening mee te houden.

- Eerste keer inloggen van medewerkers
- Eerste keer inloggen manager
- Aanlevering naar financiële administratie dan wel toegang tot Nmbrs®
- Toegang voor het management
- (Proces) Integraties van en naar Nmbrs®
- Aanlevering van mutaties en periodieke registraties

  

Alle stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk