Wanneer je voor een specifiek bedrijf andere workflowinstellingen dan de standaard wilt toepassen kun je dit bij het betreffende bedrijf op bedrijfsniveau instellen.
Let op: De workflowinstellingen moeten wel gevuld zijn met de gewenste acties, anders kunnen deze acties niet worden uitgevoerd.
Let op (2): Door de harde groei van het aantal bedrijven binnen Nmbrs®, kan het op een aantal dagen per maand langer duren voordat de automatisch workflow runs zijn voltooid. Dit gaat om de 1ste, 5de, 10de, 15de en 20ste van de maand.
Dashlet workflow instellingen
1. Ga naar het bedrijf.
2. Ga naar het tabblad Start.
3. Klik op meer... in het dashlet Workflow Instellingen.
Workflow instellingen bij het bedrijf
1. Je kunt op Bewerken klikken wanneer je een andere gedefinieerde workflow wilt selecteren. Je kunt ook gebruik maken van een van onze standaard workflows.
2. Selecteer een instelling die je wilt uitzetten of wijzigen. Het is niet mogelijk om hier acties toe te voegen die niet in de standaard workflowinstellingen staan. Wel is het mogelijk om de standaard instellingen, zoals het automatisch uitvoeren en het uitvoeren na een aantal dagen, aan te passen.
3. Bij Automatisch uitvoeren zie je vier verschillende opties staan: Na begin periode, Na run aanvraag, Na vorige actie en Na run lock. De eerste actie van een track (Run actie track, beginnend bij Salarisrun verwerken of Loonaangifte actie track, beginnend bij Loonaangifte aanmaken) wordt altijd uitgevoerd na een run aanvraag (bij Salarisrun) of na een run lock (bij Loon- en Pensioenaangifte). Als je kiest voor "Na begin periode" kun je ook kiezen voor een vaste datum. De daarop volgende acties in een track worden het opgegeven aantal dagen na de vorige actieve actie uitgevoerd.
Het is hier tevens mogelijk om aan te geven naar wie de signalen dienen te gaan die te maken hebben met de workflow acties.
In dit artikel kun je terugvinden wie die contactpersonen zijn en waar je deze kunt instellen: Contactpersonen voor signaleringen.
Reset en Genereer instellingen
Rechts van de Workflow instellingen op bedrijfsniveau staan twee knoppen.
1. Klik op Reset om de instellingen die je hebt gewijzigd weer terug te zetten naar de geselecteerde standaard of zelfgemaakte instellingen.
2. Klik op Genereer instellingen om Nmbrs® automatisch de instellingen te laten invullen. Het genereren van de workflow instellingen houdt in dat er opnieuw wordt gekeken welke acties er uitgevoerd zijn. Dit doet Nmbrs op basis van de eerdere instellingen. Wanneer je bijvoorbeeld voor het bedrijf geen pensioeninstellingen hebt ingevoerd haalt Nmbrs de workflow track Pensioenaangifte weg.
Na het genereren kan je indien nodig bepaalde tracks weer (in)actief maken.
Workflow bij de Loonopdracht
Ga naar Loonopdracht op bedrijfsniveau voor het bekijken, controleren en uitvoeren van de workflowacties.
Verschillende opties:
1. Klik op meer... om naar de detailpagina te gaan van respectievelijk de Loonopdracht en de Loonaangifte.
2. Wanneer een vakje groen gekleurd is betekent dit dat de actie is uitgevoerd. Klik op het groene vakje om de details te zien.
3. Wanneer een vakje geel gekleurd is betekent dit dat nog niet alle acties zijn uitgevoerd. Klik op het gele vakje om de ontbrekende actie uit te voeren. De kleur geel laat zien dat een workflow track zowel groene als witte vakjes bevat.
4. Wanneer een vakje wit gekleurd is betekent dit dat de actie nog niet is uitgevoerd. Klik op het witte vakje om deze actie uit te voeren.
5. Wanneer je dit icoontje ziet staan betekent dit dat deze actie automatisch wordt uitgevoerd.
Acties verbergen
1. Om de workflow eventueel overzichtelijker te maken kun je ervoor kiezen de acties in te klappen; je ziet dan alleen de kopjes van de tracks en niet alle acties. Klik hiervoor op het driehoekje. Op dezelfde manier kun je de individuele acties ook opnieuw weergeven.
2. Voor elke actie die je uitvoert wordt er een nieuwe actie gepland. Je hebt in de instellingen gekozen of deze actie automatisch of handmatig moet plaatsvinden. Bij een actie die nog uitgevoerd moet worden staat een klokje: dit is groen in geval van een automatische instelling en oranje in geval van een handmatige instelling.
Klik op het klokje om de actie direct uit te voeren.
Workflow takenlijst en Run aanvraag
In de dashlets Workflow takenlijst en Run aanvraag zie je een overzicht van de opkomende acties. Je kunt op de acties klikken om deze uit te voeren.
In deze lijsten worden zowel de automatische als handmatige acties weergegeven.
Workflow overview
1. Op de startpagina van het bedrijfsniveau vind je het dashlet Workflow overview. Dit is een overzicht van de workflow van de laatste drie periodes, met hierbij de bijbehorende status.
2. Je kunt eventueel in het dashlet Verzonden signalen controleren of alle signalen die bij de workflow horen op correcte wijze naar het juiste adres zijn verzonden.
Let op: wanneer de workflow instellingen gedurende de periode worden aangepast voor reeds geplande taken, zullen deze pas in de volgende periode ingaan wanneer acties al zijn ingepland. Dit komt omdat de betreffende ingeplande acties gebaseerd zijn op de 'oude instellingen'.
Opmerkingen