Stap 3 Inrichting van de organisatie Business

In dit artikel vind je meer informatie over de inhoud van Stap 3 - Inrichting van de applicatie.
In deze stap stel je de organisatie en arbeidsvoorwaarden samen om later toe te passen bij bedrijven en de medewerker.


Gebruikers

Zorg ervoor dat alle betrokkenen de juiste gebruiker-logins hebben om bij te dragen aan de implementatie van Nmbrs®. Nmbrs® wordt standaard geleverd met een aantal standaard login-templates die geschikt zijn voor gebruik bij de implementatie. Bij stap 5 Go live wordt nader in gegaan op het uitbreiden van de rollen.

Nieuwe gebruikers aanmaken 


Voorbereiding organisatie

Bij het voorbereiden van de organisatie is de omvang van het aantal bedrijven en medewerkers een goede indicator voor de werkwijze. Hieronder een indeling van omvang en werkwijze.

1. Tot 5 bedrijven totaal minder dan 10 medewerkers
Kies er in dit geval voor om alle invoer met met de hand te doen. Ga direct verder naar "Vervolg inrichting".

2. Tot 5 bedrijven meer dan 10 medewerkers
Kies er in dit geval voor om de bedrijven handmatig in te voeren, de medewerkers kunnen worden geïmporteerd. Ga verder bij "Afdelingen"

3. Meer dan 5 bedrijven en meer dan 10 medewerkers

Kies er in dit geval voor om alle invoer te doen via de import functionaliteit. Ga verder met dit artikel.

Hieronder worden de instellingen beschreven die voor meerdere bedrijven in 1 omgeving gebruikt kunnen worden. 

Branches
Branches worden alleen gebruikt wanneer niet CAO gerelateerde pensioen- of fondsberekeningen door Nmbrs uitgevoerd dienen te worden. Het is mogelijk dat een CAO of pensioenberekening niet beschikbaar is; neem in beide gevallen contact op met het start-up team. Stop niet met de implementatie wanneer jouw cao of eigenregeling (nog) niet beschikbaar is! Klik hier voor alle ondersteunde CAO's.

Grootboekrekeningschema
Het grootboekrekeningschema hoeft alleen te worden voorbereid wanneer er meer dan 10 bedrijven worden geïmplementeerd. Bij minder dan 10 bedrijven is het aanpassen van het grootboek later gemakkelijk toe te passen. Klik hier om een grootboekrekeningschema aan te maken.

Tips:

  • Bij het aanmaken van een grootboekrekeningschema kunt u ervoor kiezen om deze te koppelen aan het systeemgrootboekrekeningschema. ([Master] Standaard rekeningschema (compact)). U kunt er ook voor kiezen om een schema te maken dat geheel in eigen beheer is. Al dan niet gebaseerd op, of gekopieerd van een van het systeemgrootboekrekeningschema.
  • Gekoppeld schema. Het voordeel van een gekoppeld schema is dat indien (door wetswijzigingen) “nieuwe looncodes” in het leven worden geroepen, deze door Nmbrs® aan het systeem grootboekrekeningschema wordt toegevoegd en daarmee automatisch aan alle hieraan gekoppelde schema’s zijn toegevoegd. Het nadeel van een gekoppeld schema is dat alleen de grootboekrekeningnummers en omschrijvingen zelf aangepast kunnen worden. U kunt dus niet nieuwe regels aanmaken of bestaande regels verwijderen. Ook is het bij gekoppelde schema’s niet mogelijk om de boeking van een looncode aan te passen naar een ander rekeningnummer en of (debet/credit) zijde. Bij een grootboekrekeningschema in eigen beheer heeft u wel deze mogelijkheden.
  • De systeem grootboekrekeningschema's voor Twinfield en Reeleezee zullen niet meer worden onderhouden. Kies in dit geval dus ook voor het koppelen of kopiëren van [Master] Standaard rekeningschema (compact) en pas de details aan.
  • Nmbrs® adviseert u met klem om, indien u ervoor kiest om een eigen grootboekrekeningschema te gebruiken, dat het Nmbrs® systeemschema’s gekopieerd wordt en gebruikt als uitgangspunt voor het eigen grootboekrekeningschema. Op deze wijze is de kans op het “vergeet te koppelen aan een rekening” geminimaliseerd waardoor bedragen op de verschillenrekening terecht komen.

Loonmodel
Nmbrs® kent een bijzonder uitgebreid aanbod van "looncomponenten". Op een looncomponent vult men te betalen bedragen in (Naast het salaris dat op basis van het rooster wordt betaald). Wanneer er een specifieke groep componenten wordt toegepast voor meerdere bedrijven, meer dan 10, is het verstandig het loonmodel op voorhand al samen te stellen. Bij minder dan 10 bedrijven is het Loonmodel later gemakkelijk aan te passen. Klik hier om een Loonmodel aan te maken.

Tips:

  • Nmbrs® kent verschillende “type” looncodes. De reguliere (invoer) looncodes, dit zijn looncodes waarop u of directe financiële waardes ingeeft, of in specifiekere gevallen aantallen (zoals kilometers). Hiernaast kent Nmbrs® ook “outputcodes”. Dit zijn looncodes waarop de uitkomsten van berekende waardes weergegeven worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitkomst van een brancheregeling. In het loonmodel kan de omschrijving van een looncode zoals deze op de loonstrook te zien is, worden aangepast. Verder kan voor bepaalde looncodes in het loonmodel de (detail) werking van de looncode aangepast/gedefinieerd worden. “Outputcodes” hoeven niet in een loonmodel opgenomen te worden en komen vanzelf indien nodig op de loonstrook. De enige reden om een “outputcode” op te nemen in een loonmodel is om de omschrijving van de “output looncode”, die op de loonstrook te zien is, aan te passen.

Urenmodel
Naast het grote aanbod van looncomponenten bestaat dezelfde toepassing voor "urencomponenten". Op een urencomponent vult men een aantal uren in met een specifieke betekenis. Denk hierbij aan meerwerk, toeslagen, toeslagen incl. een gewerkt uur, overwerk of ziekte. Urencodes verzorgen de basis invoer voor (interne) berekeningen die vervolgens op de bijbehorende “outputlooncode” op de loonstrook te zien zijn. Wanneer er een specifieke groep componenten wordt toegepast voor meerdere bedrijven, meer dan 10, is het verstandig het loonmodel op voorhand al samen te stellen. Bij minder dan 10 bedrijven is  het Loonmodel later gemakkelijk aan te passen. Klik hier om een Urenmodel aan te maken.

Tips:

  • In het urenmodel selecteert men de urencodes, en kan men de omschrijving van de urencode (voor gebruik bij de invoer) aanpassen, alsmede de interne werking voor de berekening. Hiernaast ziet men in het urenmodel welke “outputlooncode” aan welke urencode gekoppeld is. Door aan de urenmodellen urencodes toe te voegen, zullen deze gelijk voor alle bedrijven waar het betreffende urenmodel aan gekoppeld is beschikbaar zijn voor de loonverwerking. Dit geldt tevens voor het loonmodel.

Salaristabel
Salaristabellen worden alleen gebruikt wanneer niet cao gerelateerde salaristabellen vastgelegd dienen te worden voor toepassing bij de medewerkers. Wanneer er gebruik wordt van een bij CAO vastgelegde salaristabel dan wordt deze door Nmbrs® onderhouden en deze zonder voorbereiding al toe te passen voor een bedrijf. Wanneer een CAO/salaristabel niet beschikbaar is neem dan contact op met het start-up team. Klik hier voor alle ondersteunde CAO's. Klik hier om een salaristabel aan te maken.

Afdelingen
Bepaal zelf of het aantal afdelingen groot genoeg is om te importeren. Invoeren van afdelingen is erg gemakkelijk handmatig te doen. Klik hier om afdelingen aan te maken.

Functies
Bepaal zelf of het aantal functies groot genoeg is om te importeren. Invoeren van functies is erg gemakkelijk handmatig te doen. Klik hier om een functies aan te maken.

Managers
Bepaal zelf of het aantal managers groot genoeg is om te importeren. Invoeren van managers is erg gemakkelijk handmatig te doen. Klik hier om een grootboekrekeningschema aan te maken. Klik hier om manager-logins aan te maken.

Tips:

  • Wanneer voor optie 2 en 3 gekozen is om gegevens te importeren, kan men er voor kiezen tóch minimaal 1 voorbeeldinstelling aan te maken voor afdelingen, functies, en managers. Bij het starten van het importeren kan er dan worden gekozen om eerst een export te maken van de bestaande instellingen. Op deze wijze is er een voorbeeld van hoe de velden in het import bestand ingevuld dienen te worden. Uiteraard is er duidelijke uitleg bij het importsheet beschikbaar!


Voorbereiding IT-afdeling

Wanneer met grote hoeveelheden data wordt gewerkt, zoals bij optie 2 en 3, is het mogelijk om de database met stamgegevens van het voorgaande systeem, of de gegevens uit het loonaangifte XML-bestand te gebruiken. De IT-afdeling werkt in deze stap met de Nmbrs Converter. Met behulp van deze Converter kunnen op een eenvoudige manier gegevens vanuit het oude salarispakket overgezet worden naar de nieuwe Nmbrs-omgeving.

Nmbrs® Converter
Let op: de Nmbrs Converter kan gebruikt worden in combinatie met RoosRoos, Lopak normaal, Lopak Windows, Cobra, Unit4 en Winsalar.

De volgende voorbereidingen dienen door de IT-afdeling getroffen te worden:

  • Downloaden van Nmbrs® Converter
  • Installeren van de Nmbrs® Converter
  • Eventueel opvragen / kopiëren van externe database van huidige systeem
  • Verbinding testen tussen de Nmbrs® Converter en de huidige database

Loonaangifte converter
Is de Nmbrs® converter niet beschikbaar voor het door jouw gebruikte systeem dan kan de Nmbrs® Loonaangifte XML Converter uitkomst bieden. De Nmbrs® Loonaangifte XML Converter vertaalt loonaangiftebestanden in XML-formaat naar een Nmbrs® importsheet, waarmee je direct de basisgegevens van bedrijven en of medewerkers kunt importeren.


Vervolg inrichting

Het vervolg van de inrichting wordt bepaald door de eerder gemaakte keuze. Per keuze wordt aangegeven hoe nu verder te gaan.

1. Tot 5 bedrijven totaal minder dan 10 medewerkers
Bij deze keuzen worden bedrijven en medewerkers handmatig ingevoerd. Begin met het aanmaken van alle bedrijven, maak daarna per bedrijf de medewerkers aan. Aanmaken bedrijf

2. Tot 5 bedrijven meer dan 10 medewerkers
In dit scenario worden de bedrijven handmatig aangemaakt, daarna kunnen de medewerkers worden geïmporteerd. Aanmaken bedrijf

3. Meer dan 5 bedrijven en meer dan 10 medewerkers
Kies er in dit geval voor om alle invoer te doen via de import functionaliteit. Vervolg dit artikel.

Tips:

  • Wanneer voor optie 2 gekozen is, om gegevens te importeren, kan men er voor kiezen tóch minimaal 1 medewerker aan te maken. Bij het starten van het importeren kan er dan worden gekozen om eerst een export te maken van de al bestaande instellingen. Op deze wijze is er een voorbeeld van hoe de velden in de importsheet ingevuld dienen te worden. Uiteraard is er duidelijke uitleg bij het importsheet beschikbaar!
  • Wanneer voor optie 3 gekozen is om gegevens te importeren, kan men er voor kiezen tóch minimaal 1 bedrijf aan te maken. Binnen dit bedrijf kan dan tevens een medewerker worden aangemaakt. Bij het starten van het importeren kan er dan worden gekozen om eerst een export te maken van de bestaande instellingen. Op deze wijze is er een voorbeeld van hoe de velden in het importbestand ingevuld dienen te worden. Uiteraard is er duidelijke uitleg bij het importsheet beschikbaar!

Aanmaken bedrijf

Na bovengenoemde voorbereiding kan de daadwerkelijke inrichting van de omgeving starten. Klik hier voor het aanmaken van een bedrijf. 

Tips:

  • Begin niet met het aanmaken van het meest ingewikkelde bedrijf maar start met een eenvoudig bedrijf. Stop niet wanneer voor een van de bedrijven vragen ontstaan, maar ga verder met het volgende bedrijf. Wanneer er in ieder geval 1 bedrijf bestaat kan er verder gegaan worden met het toevoegen van medewerkers.

Aanmaken medewerker

Klik hier voor het aanmaken van een medewerker. 

Tips:

  • In de instructie voor het aanmaken van nieuwe medewerkers is het alleen mogelijk medewerkers te laten starten per eerste van het jaar. De indienstdatum dient de daadwerkelijke indienstdatum te zijn. Verwijder hiervoor het dienstverband dat is aangemaakt met de wizard en voer een nieuw dienstverband in met de werkelijke indienstdatum.
  • Begin niet met het aanmaken van het meest ingewikkelde medewerkers maar start met een eenvoudige verloning. Stop niet wanneer voor een van de medewerkers vragen bestaan maar ga verder met de volgende medewerker. Wanneer er in ieder geval 1 medewerker bestaat kan er verder gegaan worden met het doen van berekeningen en de controle daarvan.


Communicatie

Het is verstandig de organisatie op de hoogte te houden van de voortgang. Vaak kunnen collega's of collega afdelingen helpen bij het verspreiden van informatie over het nieuw in gebruik genomen Nmbrs®. In het onderdeel "Doelstelling en planning" is al even kort stilgestaan bij de integratie van Nmbrs® in de interne processen. Bij de invoer van de bedrijfs- en medewerker gegevens is deze informatie nog niet nodig maar dit is wel een goed moment om betrokken partijen hier op te laten voorbereiden. 

Tips:

  • Vergeet niet om medewerkers te vertellen waarom je de overstap maakt.
  • Stop niet met communiceren omdat je te druk bent.
  • Informeer en betrek andere afdelingen bij de implementatie, zoals directie, Finance, HR en IT.


Vervolg Import/Getting ready

De applicatie is nu zo ingericht dat we naar de volgende stap kunnen gaan. Per scenario is aangegeven wat het vervolg is.

1. Tot 5 bedrijven totaal minder dan 10 medewerkers
Bij toepassen van dit scenario zijn alle regelingen en medewerkers beschikbaar voor de volgende stap, "5 Getting ready". Heb je nog vragen of missen er nog details? Neem gerust contact op met het start-up team. Laat je er echter niet van weerhouden niet verder te gaan, alle missende en verkeerde instellingen zijn nog gemakkelijk aan te passen.

2. Tot 5 bedrijven meer dan 10 medewerkers
Ga verder met het importeren van medewerkers (optioneel functies, afdelingen en managers) in stap "4 Import bij implementatie".

3. Meer dan 5 bedrijven en meer dan 10 medewerkers
Ga verder met het importeren "4 Import bij implementatie".

Alle stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk