Stap 4 Import bij implementatie Business

In dit artikel wordt ingegaan op Stap 4 - Import bij implementatie. De geprepareerde importsheets worden geïmporteerd en daarna controleer je de data in het systeem. 


Voorbereiding importeren

De voorbereiding voor een import van de resterende bedrijven is essentieel voor een gecontroleerde import. Leg in deze fase sterk de nadruk op de (on)mogelijkheden van de importfunctionaliteit van Nmbrs®. Stel de volgende vragen: Wat kan worden geïmporteerd? Wat kan achteraf worden aangepast en wat dient direct goed te worden geïmporteerd? Hoeveel bedrijven wil je importeren per Excelbestand / batch? Hoe verdeel je de bedrijven in de verschillende Excelbestanden / batches? Wie is verantwoordelijk voor het aanpassen en definitief maken van het Excel bestand en wie importeert dit?

De Specials
Het is belangrijk om een implementatieplan te ontwikkelen voor de zogenaamde “specials”. Hiervoor kun je de volgende afwijkende procedure overwegen: exporteren in oktober / november met de meest actuele data, daarna controle en verbetering van het Excelbestand, en importeren in Nmbrs® met startperiode januari van het huidige jaar. Schaduw draaien januari van het huidige jaar met alle, of een selectie van de werknemers. Vervolgens in januari van het nieuwe jaar een jaarwissel doen, mogelijk de resterende werknemers importeren om daarna te controleren en te verwerken. Het voordeel van deze procedure is dat een groot aantal van de controles reeds in oktober / november kan plaatsvinden, zodat in de drukke maand januari de specials minder tijd vergen van het implementatieteam. Het type special bepaalt uiteraard wat de beste procedure is, waarbij het belangrijkste is dat ze geen vertraging opleveren voor de "non-specials".

Importeren en controleren van bedrijven uit Excelbestand
Richt je op het import-Excelbestand. Veel gebruikers beginnen pas echt serieus de bedrijfs- en medewerkersgegevens te controleren nadat ze het Excelbestand hebben geïmporteerd. Maar de controles kunnen juist beginnen in Excel. Importeer eerst 1 bedrijf – controleer, importeer dan 4 bedrijven – controleer, importeer dan 10 bedrijven - controleer.

Test import
Voer tenminste 1 test import uit, waarbij de data wordt geïmplementeerd en verwerkt. Naast de test import is het ook mogelijk een import te doen in de Sandbox omgeving die voor iedere klant beschikbaar is.

Focus op (verbeteren van) het Excelbestand
Tijdens de import is het van belang om je te concentreren op het verbeteren van het Excelbestand. Per vooraf bepaalde batch: exporteer (indien mogelijk) het voorbeeld bedrijf en medewerkers, controleer het Excelbestand en vul het eventueel aan, controleer het Excelbestand opnieuw en importeer het vervolgens in Nmbrs®. Wanneer het resultaat niet naar wens is, is het verstandig de gehele import te verwijderen uit het systeem. Daarna wordt het importsheet verbeterd en opnieuw geïmporteerd. Wanneer ná de import gegevens worden aangepast in Nmbrs® gaan deze verloren wanneer alsnog een nieuwe import nodig is.

Kies een importtool (optineel)
Kies een importtool op basis van de huidige locatie van de te importeren data. Met behulp van de gekozen tool exporteer je alle te converteren bedrijven en medewerkers naar het Nmbrs® importsheet. Vanuit het importsheet wordt de data in Nmbrs® geïmporteerd. 

Locatie importdata                                                Tool                   
Excelbestand Import/Export tool 
Easyloon, Microloon, RoosRoos, Unit4, Winsalar, Cobra Nmbrs® Converter
Overige salarispakketten (ADP, AFAS, Exact, Loket, Raet ) Loonaangifte XML Converter

Importsheets indelen
De medewerkers die je naar het Nmbrs® importsheet exporteert kun je verdelen naar branche of bedrijf. Het maximum aantal bedrijven en/of medewerkers per importsheet is afhankelijk van het computergeheugen en het lokale netwerk. Tijdens de import wordt data opgeslagen in het lokale geheugen. Voor het beste overzicht en een relatief korte wachttijd kun je maximaal 50 bedrijven en/of 500 medewerkers per importsheet aanhouden.  

Voorbeeld bedrijven/medewerkers
In de voorgaande stap, "Inrichten van de organisatie", is aangegeven dat het handig kan zijn alvast een bedrijf, medewerker etc. te registreren. Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van de converters geeft dit een goed voorbeeld van "hoe de velden in te vullen". Let op, de geëxporteerde gegevens dienen wel uit het sheet verwijderd te worden om te voorkomen dat bij het importeren dubbele bedrijven of medewerkers worden aangemaakt. Wanneer je gebruik wilt maken van deze voorbeelden klik je op "Export" in plaats van "Template" bij het downloaden van het template.


Importeren

Nu komt het aan op het daadwerkelijk invullen van de import sheet. Bij het importeren van de bedrijfs- en medewerker gegevens gaan we weer uit van de in Stap 3 gekozen werkwijze.

- Ga op in de zwarte balk naar Instellingen/Salaris instellingen/"Import/Export geavanceerd"
- Klik op Download template (of Export)

Bedrijven
Wanneer er niet voor is gekozen om ook de bedrijven te importeren kan deze stap worden overgeslagen. Zorg ervoor dat deze tab leeg is. Wanneer een export is gedaan zijn hier de nummers van debiteur en bedrijven zichtbaar benodigd voor het invoeren van medewerkers en bedrijven. Wanneer geëxporteerd is om een voorbeeld van de invoer te zien dienen de geëxporteerde medewerkers verwijderd te worden van de Excel sheet om te voorkomen dat er dubbele invoer plaatsvindt. 

- Tab bedrijven, voor beschikbare opties in de velden zie alle opties voor de velden bij het bedrijf
- A. Te vinden op tab bedrijven of door in  Nmbrs® rechts boven het emailadres aan te klikken/Mijn account(account eigenaar)/Informatie
- B. Neem bij voorkeur het bedrijfsnummer uit de voorgaande applicatie over.
- C t/m G. Deze velden zo volledig mogelijk invullen
- H,I,J. Wanneer er modellen zijn voorgedefinieerd kunnen deze worden gekozen, laat H, I en J leeg wanneer er geen modellen zijn voorgedefinieerd.
- K overslaan, leeg laten.
- L t/m W zo volledig mogelijk invullen. Adres is verplicht om aangifte te doen.
- X t/m AB Vul een contactpersoon in. De contactpersoon wordt met name gebruikt voor de email signalen die worden verstuurd. Op bedrijfsniveau is het mogelijk later nog extra contacten toe te voegen.
- AC t/m AL Een bankrekening nummer is verplicht voor het aanmaken van het SEPA bestand voor betalingen. IBAN is verplicht, voor sommige bank is ook BIC nog verplicht.
- AM t/m AS Alle velden zijn verplicht. 
- AQ en AR vul hier de eerst periode in waarvoor een (test) berekening en/of loonaangifte moet worden aangemaakt.
- AT Periode type is het tijdvak waarover een betaling wordt gedaan. Deze kan afwijken van AN loonaangifte tijdvak. Dit wordt sterk afgeraden omdat perioden van berekening en aangifte uit elkaar zullen lopen.
- AU t/m BH het 2 wekelijks rooster van het bedrijf. Bij 1 wekelijksrooster, 2 maal hetzelfde patroon invullen.
- BI Meestal 1, uren per week maal 52 gedeeld door aantal perioden per jaar. Wanneer een CAO een vast aantal uren voorschrijft kan methode 2 of 3 worden geselecteerd. Bij twijfel 1 invullen, dit is later gemakkelijk aan te passen. Meer uitleg hierover in dit artikel.
- BJ t/m BX Alleen invullen wanneer 2 verschillende fulltime rooster worden toegepast binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld bij het voeren van 2 CAO in 1 bedrijf.
- BY t/m CI zie cellen in rij 2 of bovenstaand artikel voor details.
- CJ t/m CR Vul voor een standaard vakantiegeld reservering CJ "8" en CK "5" in. Reserveringen hebben veel meer opties dan beschikbaar in de import van Nmbrs®. Reservering kan leeg gelaten worden en later gemakkelijk worden toegevoegd. Lees dit artikel voor meer informatie over reserveringen.
- CS Kies boekhoudsoftware voor export in het juiste formaat. Integraties voor het verzenden van journaalposten zijn niet via de import in te stellen. 
- CT overslaan
- CU t/m CX Vul hier de instellingen voor het verlof. Meer instellingen zijn beschikbaar in Nmbrs®. Het is tevens mogelijk nog 2 verlof groepen aan te maken. Verlof kan leeg gelaten worden en later gemakkelijk worden toegevoegd. Lees hier alles over verlof.
- DC overslaan
- DD t/m DF Vrije opmerkingen velden zichtbaar bij het bedrijf.

Tips:

Afdelingen

Zie alle opties voor de velden bij tabblad afdelingen. Vul alle afdelingen in wanneer is gekozen deze te importen. In geval van een eerdere export van gegevens kunnen de codes gemakkelijker overgenomen worden bij de medewerker. Om dubbele invoer te voorkomen ook deze tab leegmaken voordat er wordt geïmporteerd.

Functies
Zie alle opties voor de velden bij tabblad functies. Vul alle functies in wanneer is gekozen te importen. In geval van een eerdere export van gegevens kunnen de codes gemakkelijker overgenomen worden bij de medewerker. Om dubbele invoer te voorkomen ook deze tab leegmaken voordat er wordt geïmporteerd.

Managers
Zie alle opties voor de velden bij tabblad managers. Op het tab "personeel" worden de managers ingevuld! Vul alle managers in wanneer is gekozen te importen. In geval van een eerder export van gegevens kunnen de codes gemakkelijker overgenomen worden bij de medewerker. Om dubbele invoer te voorkomen ook deze tab leegmaken voordat er wordt geïmporteerd.

Kostenplaatsen
Zie alle opties voor de velden bij tabblad kostenplaatsen. Vul alle kostenplaatsen in wanneer is gekozen te importen. In geval van een eerder export van gegevens kunnen de codes gemakkelijker overgenomen worden bij de medewerker. Om dubbele invoer te voorkomen ook deze tab leegmaken voordat er wordt geïmporteerd.

Componenten (LooncomponentenVar/LooncomponentenVast)
Zie alle opties voor de velden bij tabblad LooncomponentenVar/LooncomponentenVastDeze tab wordt meestal niet direct bij de eerst import gebruikt. Deze losse tab is gemakkelijk achteraf te gebruiken om alleen uur- of looncomponenten toe te voegen bij medewerkers. Wanneer na testen bekend is welke uur- of looncomponenten de juist werking hebben kunnen aantallen en bedragen worden geïmporteerd. Bij een import kan ook gekozen worden slechts 1 of enkele tabs te importeren.

Verlof
Zie alle opties voor de velden bij tabblad Verlof. Deze tab wordt meestal niet direct bij de eerst import gebruikt. Deze losse tab is gemakkelijk achteraf te gebruiken om alleen uur- of looncomponenten toe te voegen bij medewerkers. Wanneer na testen bekend is welke uur- of looncomponenten de juist werking hebben kunnen aantallen en bedragen worden geïmporteerd. Bij een import kan ook gekozen worden slechts 1 of enkele tabs te importeren.

Branches
Zie alle opties voor de velden bij tabblad Branches. Deze tab wordt alleen gebruikt wanneer de pensioen en fondsberekeningen, welke gelden voor het gehele bedrijf, afwijken op medewerker niveau. Wanneer dit van toepassing is neem dat contact op met het start-up team voor aanvullende uitleg.

Kostenverdeling (KostenverdelingVast)
Op deze tab wordt de standaard kostenplaatsverdeling ingevuld per medewerker. Bij invoer van uren of bedragen wordt automatisch van deze verdeling afgeweken. Uitgebreide uitleg over toepassing van kostenverdeling en de journaalpost.

Kostenverdeling componenten (KostenverdelingLooncomponenten)
Wanneer uren of bedragen op specifieke kostenplaatsen en dragers geboekt dienen te worden kan deze tab worden gebruikt. Ook deze tab wordt meestal niet direct bij de eerst import gebruikt. Deze losse tab is gemakkelijk achteraf te gebruiken om alleen uur- of looncomponenten toe te voegen bij medewerkers. Wanneer na testen bekend is welke uur- of looncomponenten de juist werking hebben kunnen aantallen en bedragen worden geïmporteerd. Bij een import kan ook gekozen worden slechts 1 of enkele tabs te importeren.

Medewerkers
Met de volgende stappen importeren we de medewerkers en bijbehorende details voor de salarisverwerking zoals looncomponenten, kostenverdelingen. Hieronder volgt een instructie voor het in één keer importeren. Bij de tips in de "Voortgangsrapportage" staan ook een aantal artikelen over het gedeeltelijk importeren van bijvoorbeeld de kostenplaatsen, verlof of medewerkers. Wanneer geëxporteerd is om een voorbeeld van de invoer te zien dienen de geëxporteerde medewerkers verwijderd te worden van de Excel sheet om te voorkomen dat er dubbele invoer plaatsvindt. 

- Tab medewerkers, voor beschikbare opties in de velden zie alle opties voor de velden bij de medewerker
- A, te vinden op tab bedrijven of door in  Nmbrs® rechts boven het emailadres aan te klikken/Mijn account(account eigenaar)/Informatie
- B, eerder gekozen bedrijfsnummer
- t/m AS deze velden zo goed mogelijk en volledige mogelijk invullen
- AT "1" invullen mits bij de inrichting expliciet is gekozen voor 2 bedrijfsroosters in verband met toepassen 2 CAO's.
- AU t/m BH het 2 wekelijks rooster van de medewerker. Bij 1 wekelijksrooster, 2 maal hetzelfde patroon invullen.
- BI t/m BP 1 bedrag invullen bij één van deze velden. Sterke voorkeur gaat uit naar BI voor medewerkers met een rooster en BK voor oproepmedewerker.
- BQ t/m BU gebruiken in geval van een salaristabel. Zie systeem salaristabellen. Bij gebruik salaristabellen, geen invoer voor BI t/m BP!
- BV t/m BY alleen op aanwijzing van Nmbrs® gebruiken
- BZ t/m CT zie cellen in rij 2 of bovenstaand artikel voor details
- CG alleen gebruiken wanneer %BT afwijkend is bij het jaarloon BT
- CP Het volgnummer inkomstenverhouding is bijzonder belangrijk voor een juiste opvolging van het inzenden van loonaangiften. Het volgnummer inkomstenverhouding dient hetzelfde te zijn als is toegepast in voorgaande salarisapplicatie. Klik hier voor meer uitleg over het volgnummer ikv.
- CU t/m CZ minimaal CV invullen BIC kan bij sommige banken nog verplicht zijn
- DA t/m DC overslaan
- DD saldo vakantiegeld niet invullen wanneer saldo bij starten van de salarisverwerking nog niet bekend is. (vaak pas per 1 januari) Kan later ook worden geimporteerd.
- DE alleen ingeval van afwijking bijvoorbeeld bij oproep medewerkers
- DF t/m DI hiervoor geldt hetzelfde als voor DD. Kan later ook worden geimporteerd.
- DJ t/m DQ alleen bij aanwijzing van Nmbrs® auto's toevoegen in de applicatie werkt praktischer dan importeren.
- DR t/m DT Opmerkingen niet te zien door de medewerker

Tips:

  • Wij raden met klem aan BZ t/m CT door een salarisspecialist te laten controleren. Wanneer in een opvolgend jaar wordt gestart zal de Jaarwissel wizard van Nmbrs® fiscale instelling waar mogelijk aanpassen naar die instellingen die gelden in het opvolgend jaar. Laat ook na een jaarwissel een salarisspecialist deze instellingen weer controleren.

Uploaden van het Excel bestand
Wanneer het volledige excel bestand is ingevuld kan deze worden geüpload om de data te importeren. Let op, doe eerst een test op de Sandbox omgeving!

- Ga op bedrijfsniveau naar Instellingen/Tools/"Import/Export geavanceerd"
- Klik op import
- Selecteer de tabbladen die geïmporteerd dienen te worden.
- Vink "Show import tree" aan
- Klik op upload
- Je ziet nu alle data in een boomstructuur gepresenteerd. Controleer in ieder geval of er geen dubbele bedrijven of medewerkers tussen staan. 
- Klik op import
- Je ziet nu info, waarschuwingen en errors. Info = Dit laat zien welke informatie er correct geïmporteerd is. Warnings = De ongeldige gegevens zijn niet correct en niet geïmporteerd, de rest van de gegevens van de medewerker zijn wel geïmporteerd. Errors = De gegevens zijn fout en niet geïmporteerd. Maak waar nodig even een printscreen van de meldingen.
- Klik op Sluiten.
- Na de import zijn de import momenten en bestanden vastgelegd en te zien bij Import/Export Geavanceerd.


Voortgangsrapportage

Tijdens het implementeren houden wij contact over de voortgang, op basis van de wekelijkse voortgangsrapportage van Nmbrs® die we gezamenlijk bespreken.

De wekelijkse voortgangsrapportage houdt o.a. het volgende in:

  • Data-export vanuit het systeem om de actuele inrichting te controleren.
  • Inzicht in het aantal bedrijven/medewerkers dat is geïmporteerd.
  • Tips en trucs om de voortgang op snelheid te houden.

Tips:

 

Getting ready 

Nu de inrichting en alle data in Nmbrs® is vastgelegd kunnen we verder met testen van de arbeidsvoorwaarden en regelingen. Daarnaast kan het zijn dat er moet worden "nagebouwd". Klik hier om naar "Stap 5 Getting Ready" te gaan.

 

Alle stappen implementatie proces

Volgen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk